A Execução de Projetos

Tema – Execução de Projetos

Introdução

Neste tema, vamos estudar sobre como gerenciar as comunicações, veremos quais são os processos de execução de Recursos Humanos, como realizar a garantia da qualidade, principalmente no momento da execução do projeto. Além disso, compreenderemos como gerenciar o engajamento das partes interessadas e, também, como orientar e gerenciar o trabalho do projeto.

Bons estudos!

Execução

Para a execução do projeto, é necessário que tenha sido montado um plano do projeto e esta é a fase que está mais relacionada ao produto do projeto. Se o produto do projeto é um prédio ou um software, as atividades de execução estarão gerando o produto do projeto. Outra questão importante dessa fase é que neste ponto é onde a maior quantidade de recursos e de dinheiro são gastos porque é onde se começa a gerar o produto do projeto, até este momento estava-se em fase de planejamento. A fase de planejamento é muito importante, como já vimos anteriormente, pois se não for bem feita podemos ter muito retrabalho.

Na operação também temos a execução, mas a diferença dessa execução é que este é um processo repetitivo e a execução de um projeto é algo que está sendo realizado pela primeira vez, por isso a importância do planejamento cuidadoso.

Conforme falamos, os processos referentes à geração do produto do projeto executado são relacionados à área de aplicação como o caso da engenharia da produção, da tecnologia da informação, da robótica, da engenharia civil, mecânica, elétrica e todas as áreas relacionadas ao produto do projeto. Além disso, temos os processos relacionados ao gerenciamento de projeto das seguintes áreas de conhecimento: qualidade, recursos humanos, comunicações, aquisições, partes interessadas e integração.

Vamos falar de cada um dos processos dessas áreas de conhecimento, mas vale a pena relembrar no vídeo dos Monstros S/A o ciclo de vida do projeto de uma forma divertida, que mais lembra a produção do que um projeto. Clique no link a seguir e veja.

https://www.youtube.com/watch?v=Uvunz4r4uoc

Realizar a Garantia da Qualidade

O processo de garantir a qualidade é um processo proativo que tem como objetivo buscar o aprimoramento da qualidade, evitando o problema que seria identificado somente no controle da qualidade. Por exemplo, é definido como meta de qualidade que os documentos do projeto sejam arquivados em um repositório para fins de auditoria. O processo de garantia da qualidade fará, através de auditorias, verificações para constar se os documentos intermediários estão sendo armazenados para garantir que no final do projeto todos os documentos estarão lá, garantindo que em futuras auditorias não serão encontrados problemas.

Portanto, as ferramentas de garantia da qualidade são auditorias dos requisitos de qualidade definidos no plano de qualidade e também medições do controle de qualidade. É necessário trabalhar também na melhoria contínua do processo através, por exemplo, de bechmarking porque é perigoso achar que pelo fato de o processo atual funcionar, continuará funcionando sempre. A máxima que temos na vida é que temos duas certezas, uma é que iremos morrer e outra é que tudo muda, portanto, ter sucesso hoje não é garantia de sucesso no futuro.

Processos de Execução de Recursos Humanos

Os processos de execução de recursos humanos no gerenciamento de projetos são mobilizar a equipe para o projeto, desenvolver e gerenciar esta equipe. Mobilizar a equipe envolve confirmar a disponibilidade dos recursos humanos e negociar sua alocação para concluir as atividades do projeto. Esse processo será mais complicado de acordo com a estrutura organizacional do projeto e o quanto ele é estratégico para a empresa para que os recursos sejam disponibilizados. Outra forma de mobilização é por pré-designação ou mesmo por envolver a contratação do recurso. Neste processo é importante também ter o cronograma dos recursos que foram designados para o projeto porque pode acontecer, por exemplo, de a pessoa estar de férias e não ser informado ao gerente de projetos e gerar impacto no cronograma do projeto e/ou custos, mas outros impactos podem ser também possíveis como riscos, qualidade entre outros. Esse é um dos processos mais críticos e com os maiores impactos dentro do projeto.

Outro processo é o de desenvolver a equipe do projeto, que também é um grande desafio, pois o projeto é temporário e, portanto, dentro do prazo do projeto talvez você não tenha um recurso com a capacitação necessária e precisará ser desenvolvida a motivação da equipe por meio do desenvolvimento e crescimento do projeto.

O gerenciamento da equipe do projeto também é complexo devido à recente formação da equipe que normalmente acontece para um projeto, diferentemente de uma equipe da produção que trabalha junto há muito tempo. Neste caso, o gerente de projetos precisa rapidamente conhecer a equipe e criar um ambiente de time, acompanhar o desempenho e fornecer feedback, resolver conflitos e questões. Para esse trabalho, são necessárias habilidades de comunicação, gerenciamento de conflitos, negociação, influência e, principalmente, liderança.

Gerenciar as Comunicações

Gerenciar as comunicações envolve distribuir os relatórios de progresso que foram gerados nos processos de monitoramento e controle. A distribuição deve seguir o plano de comunicação e os impactos e repercussões da comunicação deverão ser analisados e gerar uma avaliação imediata.

São comunicados nesse processo os relatórios de desempenho que precisam fornecer informações adequadas a cada público. O formato pode variar desde um simples relatório de andamento até relatórios mais elaborados. Um relatório simples inclui escopo, tempo, custo e qualidade, relatórios mais elaborados podem incluir: análise de desempenho anterior e previsões de desempenho futuro, tanto de tempo como de custo; situação atual de riscos e questões; trabalho concluído e a concluir; mudanças aprovadas e outras informações