ATPS ALGEBRA

Etapa 1

Matriz e Gerenciamento de custo

Nos processos tradicionais, quando um executivo prepara o orçamento do departamento sob sua responsabilidade, age como somente o seu centro de custos existisse.

Este comportamento faz com que este executivo freqüentemente sucumba à tentação de inflacionar os seus custos para se colocar em uma zona de conforto onde as metas propostas sejam fáceis de ser atingidas.

O processo tradicional, o controle dos gastos é centralizado, o que cria um acúmulo de trabalho no setor de orçamento e, ainda, faz com que a ineficiência seja apenas detectada e sua correção imposta ao chefe. Isto significa que o desvio é detectado depois do fato acontecido. Vemos, então, que, nos métodos tradicionais, nas duas situações, tanto na elaboração quanto no controle, o erro é corrigido em vez de ser evitado. O gerenciamento matricial de despesas, além de funcionar como um importantíssimo instrumento auxiliar no processo de alocação de recursos na fase de elaboração do orçamento procura se antecipar ao erro na fase do controle orçamentário.

Estruturação da Matriz Orçamentária

O Gerenciamento Matricial de Despesas – GMD – é um método de elaboração e, principalmente, de controle orçamentário baseado em três princípios. São eles:

O controle cruzado. Por este princípio as principais despesas são orçadas e controladas, por duas pessoas: o gerente do centro de custos da entidade e o gerente do pacote de gastos;

O desdobramento dos gastos. Por este princípio, para definição das metas, todos os gastos devem ser decompostos ao longo da hierarquia orçamentária até os centros de custos;

O acompanhamento sistemático. Por este princípio, os gastos são sistematicamente acompanhados e comparados com as metas, de forma que qualquer desvio observado seja objeto de uma ação corretiva.

São comuns em vários centros de custos, planilhas demonstrando os pacotes de gastos e faturamentos, em uma empresa essas planilhas mostram dados da empresa, gastos, como manutenção, gastos com energia elétrica, água, custo com telefones, computadores, gastos com admissão e demissão de funcionários. Esses pacotes são denominados serviço de apoio, despesas de funcionários, comerciais e serviços de terceiros.

O objetivo das entidades decompostas em seus diferentes níveis é estabelecer uma clara definição gerencial pelo controle dos gastos. Assim, a entidade Diretoria Financeira, por exemplo, pode ser dividida em dois centros de custos – tesouraria e controladoria – e cada um destes centros de custos, em outros três centros de custos, conforme o diagrama a seguir.

Conhecer a natureza de cada classe de gasto sob sua responsabilidade:

        -Definir os parâmetros e os índices de desempenho dos gastos sob sua responsabilidade na fase que antecede a elaboração orçamentária;

-Negociar estes índices com os gerentes dos centros de custos e preparar junto com eles planos de ação objetivando alcançar estes índices;

-Atuar como facilitador durante a elaboração dos orçamentos dos centros de custos;

-Fazer o benchmarking interno entre os diversos centros de custos e divulgar entre eles as melhores práticas observadas;

-Identificar eventuais desvios e preparar, juntamente com o gerente do centro de custos, um relatório de anomalia com propostas de ações corretivas.

Planejamento Orçamentário

No planejamento orçamentário, são definidas as metas com base nas analises feitas pelos gestores dos pacotes para cada item de despesa sob suas responsabilidades. Este processo pode ser decomposto em cinco partes:

Estrutura de matriz orçamentária: nesta fase, os pacotes e as entidades são decompostos em 3 níveis e seus gestores são definidos.

Coleta de dados: nesta fase, os diversos gastos são analisados pelos gestores dos pacotes, são definidos os parâmetros, é feita a coleta de dados necessários ás comparações e são definidos os índices de desempenho.

Definição preliminar de metas: nesta fase são identificados os principais fornecedores, são analisados os principais contratos de fornecimento e estabelecida às metas de preço.

Negociação: nesta fase, as metas preliminares são negociadas e validadas, com base nestas metas negociadas, são definidos os padrões de redução de gastos.

Consolidação: nesta fase, as metas negociadas são consolidadas e divulgadas, as pessoas envolvidas no acompanhamento são treinadas e os planos de ação são elaborados.

Tabelas

Gerenciamento de custo de uma Eletromecânica de pequeno porte:

Gerenciamento de custos
Funcionários
Descrição da Função	Horas Trabalhadas	Custo ( Salário + Impostos )	Número de Funcionários na Função
Auxiliar de Escritório	9	R$ 1.405,00	2
Mecânico de Manutenção	9	R$ 1.694,00	5
Rebobinador de Motores	9	R$ 1.589,00	3
Técnico Mecatrônica	9	R$ 1.694,00	1
Motorista	9	R$ 1.245,00	1
Ajudante Geral	9	R$ 1.245,00	1
Gerente Administrativo	9	R$ 4.256,00	1

Equipamentos ( Máquinas )
Descrição do Equipamento	Horas de Funcionamento	Produção Diária
Torno Mecanico	9	5
Estufa	12	x
Maquina de Solda	4	x