Desenho Fluxograma do Processo.

Em relação ao funcionamento das quatro partes que compõe o PDCA chegamos à conclusão que:

Plan: A fase de planejamento encontra se um processo ou um problema que necessite de solução, podendo ser um método, uma atividade etc. Depois de encontrado é desenhado o processo em questão para ser estudado de maneira cautelosa utilizando técnicas administrativas de produção, é situada então medidas e metas qualitativas e quantitativas que empreguem melhoras a serem alcançadas, após é desenvolvido um plano ação (5W2H), que defina padrões de acompanhamento do problema identificado.

Desenho Fluxograma do Processo.

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Fluxograma do Processo1 (elaborado pelo autor)

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Plano de Ação

PLANO DE AÇÃO 5W2H
OBJETIVO?	Reduzir falhas ao classificar erros
O QUÊ?	Falha no controle de criação, edição e versão dos documentos.
ONDE?	Setor de criação, edição e desenvolvimento.
POR QUE?	Contenção        de        despesas,        evolução        no        quadro        de desenvolvimento do projeto.
COMO?	Implantar  novos  sistemas,  capacitar  funcionário  responsável pelo  setor  e  gerenciar  falhas  enquadrando  o  projeto  entro  das Normativas NBR ISO.
QUEM?	A consultoria contratada e a empresa contratante Crystal Tech e todos colaboradores envolvidos.
QUANDO?	1/1/2015
QUANTO?	N/A

Tabela 1 Plano de Ação 5W2H (Realizada pelo autor)

O Plano de Ação 5W2H é um checklist de atividades que precisam ser aplicadas de maneira clara pelos colaboradores da empresa, ele faz um mapeamento das atividades a serem desenvolvidas, estabelecendo o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos para que a atividade em questão seja executada e qual o custo da ação a ser tomada.

Sendo uma ferramenta de muito útil para as empresas, por eliminar dúvidas que possam surgir futuramente sobre um processo, ação ou atividade, em um cenário ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a presença de duvidas acarreta problemas e atrasos que podem ser muito prejudiciais em questões decisivas para a empresa, com a utilização do 5W2H podemos agilizar as atividades a serem desenvolvidas, sanando duvidas e facilitando a tomada de decisão, pois um erro na transmissão de informações pode trazer prejuízos à organização. O nome 5W2H foi formado após juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo, sendo elas:

1. What – O que será feito (etapas)

1. Why – Por que será feito (justificativa)

1. Where – Onde será feito (local)

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1. When – Quando será feito (tempo)

1. Who – Por quem será feito (responsabilidade)

1. How – Como será feito (método)

1. How much – Quanto custará fazer (custo)

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de Brainstorm para se chegar a um ponto comum.

Tempestade de Ideias

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Figura 3 Brainstorm (http://www.google.com.br)

É necessário ter em mente os seguintes pontos:

1. Tenha certeza de estar implantando as ações referentes às causas do problema levantado, e não sobre seus efeitos.
2. Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito contrario, caso isso ocorra, deverão ser tomadas outras ações para eliminá-los ou corrigi-los;
3. Propor  diferentes  soluções  para  os  problemas  analisados  certificar-se  dos custos aplicados e da real eficácia das ações aplicadas.

Do: Após definir o plano de ação se faz necessário documentar processos e mudanças do mesmo de maneira continuada e fazer com que tudo que foi planejado aconteça na pratica.

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Processo de Implantação

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Fluxograma do Processo1 (elaborado pelo autor)

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Check: Nesta etapa, deve-se averiguar os resultados práticos do processo de implementação do planejado, feita a verificação pode ser necessário o retorno à fase inicial de planejamento ou a fases anteriores do ciclo devido a resultados inesperados ou insatisfatórios, caso os resultados estiverem dentro da meta estabelecida podemos seguir a fase seguinte do ciclo, e como ferramenta de verificação podemos usar o Diagrama de Ishikawa.

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta gráfica utilizada para o gerenciamento e o Controle da Qualidade em inúmeros processos, esta ferramenta também é conhecida como: Diagrama de Causa e Efeito, Diagrama Espinha-de-peixe ou Diagrama 6M.

O Diagrama foi proposto pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa, no ano de 1943, e foi aperfeiçoado nos anos seguintes, os problemas abordados nesse diagrama são classificados em seis tipos diferentes sendo eles: método, matéria-prima, mão-de-obra, máquinas, medição e meio ambiente, permitindo ao usuário estruturar hierarquicamente as causas possíveis de um certo problema ou gerar também uma chance de melhoria.