INTEGRAÇÃO DOS SERVIÇOS BIBLIOTECÁRIOS AO SISTEMA ITIS

INTEGRAÇÃO DOS SERVIÇOS BIBLIOTECÁRIOS E DE BOLSA DE ESTUDO AO SISTEMAS ITIS, NO INSTITUTO SUPERIOR POLITECNICO DE TET.

Nilza dos Santos ᵃ, Genoveva Bene ᵃ ,

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ᵃDivisao de Engenharia                                                           

                                                           RESUMO

 Os sistemas de informação são hoje em dia um grande potencial para  as organizações na  partilha de informação, partilha de recursos,  bem como a comunicação entre departamentos, porém sua implementação tem sido subsidiada pelas tecnologias de informação e comunicação que provém mecanismos de automação de processo contribuído na eficiência, eficácia e integração de novos serviços.  . O ITIS é o sistema que está em uso na instituição supramencionada, operando no sector do registo académico para as matrículas, inscrições e para o lançamento de notas. Com tudo o sistema não possui a extensão para os módulos administrativos dos serviços bibliotecários e de bolsas de estudo , eis a necessidade do surgimento deste estudo, que visa incorporar ao sistema ITIS os serviços supramencionados ,  Esta integração consistirá em criar uma interface que possibilite visualizar o nome de todo estudante inscrito no sistema, e os seus respectivos requisitos para a atribuição de bolsa de estudos,  também para o acesso aos serviços bibliotecários. O estudo vai mostrar as  soluções encontradas para os departamentos no que diz respeito a perca de documentos dos estudantes, a morosidade no processo de atribuição e a transparências dos critérios usados para a atribuição   das bolsas de estudos aos estudantes, bem como o tratamento de dados bibliotecários possibilitando aos funcionários uma facilidade na identificação de estudantes internos e externos que visitam a biblioteca.

Palavras-chave : Sistema de Informação, Integração, Serviços bibliotecários ,bolsa de Estudo e Base de Dados.

Introdução

Este trabalho irá abordar aspectos quem tem haver com a integração de sub departamentos do registo acadêmico ao sistema ITIS(Integated taxonomic Information System ou Sistema Integrado de Informção Taxonómica) para optimização de informação no Instituto Superior Politécnico de Tete (ISPT), cujo o objectivo primordial é melhorar o control  de processos dos estudantes, visto que actualmente quanto ao processo de distribuição de bolsas de estudos e o processo de distribuição de livros por parte da biblioteca aos estudantes é feito de forma tradicional.

Um sistema de informação é um conjunto organizado de elementos, dados, actividades ou recursos materiais em geral. Estes elementos interagem entre si para processar informação e divulga-la de forma adequada em função dos objectivos de uma organização. O estudo dos sistemas de informação surgiu como uma subdisciplina das ciências da computação, com o objectivo de racionalizar a administração da tecnologia no seio das organizações. O campo de estudo foi-se desenvolvendo até vir mesmo a fazer parte dos estudos superiores dentro da administração.

Para Albertin (2001), as novas tecnologias na área de informação acarretaram novas oportunidades para a reestruturação das organizações, tornando a Tecnologia da Informação (TI) como um essencial factor para o sucesso e eficácia das empresas. O uso da Tecnologia nos processos organizacionais implica na melhoria e aumento da competividade na empresa.  

Objectivos

Objectivo geral

Integrar Serviços Bibliotecários e de bolsas de estudo a partir do sistema ITIS para facilitar a atribuição de bolsa  de estudo e o acesso aos serviços bibliotecários do ISPT.

Objectivos Específicos

• Incorporar os serviços bibliotecários e de bolsas de estudos ao sistema de gestão ITIS actualmente usado no ISPT;
• Melhorar, em termos de eficiência e eficácia a pesquisa da situação académica de cada estudante concorrente as bolsas de estudos;
• Facilitar aos usuários o acesso a informação.
• Ilustrar como os sistemas de informação estão incorporados dentro das tecnologias de informação para o da organização.

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Problemática

O Instituto Superior Politécnico de Tete (ISPT) é uma instituição pública que lecciona vários cursos (Divisão de Engenharia e de Economia e Gestão), localizada no bairro Matundo na Cidade de Tete, constituída por vários departamentos (financeiro, bolsas, etc).

Actualmente a instituição possui um sistema de gestão académica tido como (Dondza do ITIS), este sistema tem funcionalidades de gestão académica desde gestão de avaliações, suporte ao ensino, gestão de exames de admissão, além das funcionalidades do escopo académico, também possui funcionalidades que irão dar suporte a toda actividade financeira da instituição de ensino.

Mas ainda lhe faltam alguns módulos para suprir todas as necessidades da instituição no que diz respeito a gestão da biblioteca e gestão do sector de bolsa d estudo, com isso podem ser encontrados alguns constrangimentos como o controle precários dos utentes da biblioteca dificultando a Trabalhos dos funcionários daquele sector e a transparência no processo de atribuição de bolsa de Estudos, são exemplos como esses que dificultam levam tornam, eis o argumento que nos leva a fazer o seguinte questão:  

Mediante os problemas acima citados, viu-se que a necessidade de se inserir os departamentos já supracitados no ISPT é de suma imprtância. É necessário que se inclua os departamentos de bolsas e da biblioteca ao sistema de gestão ITIS da instituição. Com isso, coloca-se a seguinte questão:

Seraque  a integração de servicos de bolsa de estudo e bibliotecarios ao sistema ITIS no Instituto Superior Politécnico de Tete (ISPT) irá melhorar no processo de atribuição de bolsas de estudos e no control do acesso a biblioteca  ?

Metodologia

As metodologias visam em um conjunto de actividades exploratórias que consistem analisar, colectar, e ilustrar informação sobre uma determinada abordagem, a fim de-se obter mais conhecimentos relacionado ao estudo.

Para o desenvolvimento deste trabalho foram usadas as metodologias a seguir expostas:

• Entrevistas

Foram feitas entrevistas aos responsáveis do Registo Acadêmico de modo à auferir a situação actual, concernrnte ao control de processos no departamento de bolsas de estudos;

Igualmente foram feitas entrevistas aos Especialistas de Tecnologias de Informação (TICS) da Instituição de modo a entender a essência do sistema de gestão ITS.