A Visão Organização sob a ótica de Processos

2. Fundamentação Teórica

2.1 A Visão Organização sob a ótica de Processos

Tudo o que fazemos e consumimos, em qualquer situação, passa por algum processo, e nas organizações não é diferente. Os processos são uma sequência de passos, ações e atividades ordenadas de maneira lógica, para que seja possível atingir determinados resultados ou objetivos. Sejam eles quais forem, “todas as organizações têm um propósito ou uma finalidade. Os objetivos são inúmeros, desde produzir um produto, prestar um serviço ou atender ás necessidades sociais ou espirituais da sociedade.” (Sobral, 2013, p.5).

Cada processo recebe um conjunto de entradas ou insumos, e passam por uma transformação que lhe agregam valor, gerando um conjunto de resultados ou de saídas. Seguindo assim, uma sequencia lógica com início, meio e fim, cujo objetivo final é atender as necessidades de seus clientes.

São diversos os tipos de processos e metodologias de gerenciamento, que cabem aos gerentes, gestores, ou pessoas de cargos mais elevados organizarem. A própria gestão de pessoas dentro da empresa, também se enquadra como um processo:

A gestão de pessoas é o conjunto integrado de atividades de especialistas e de gestores, de como irá agregar, aplicar, recompensar, desenvolver, manter e monitorar pessoas, no sentido de proporcionar competências e competividade à organização (CHIAVENATO, 2008, p. 9).

O número de processos e a prioridade que cada um receberá, varia dependendo do tipo de organização. Mesmo assim, todas as empresas possuem mais de um processo, formando um conjunto, cujo objetivo final é atingir as estratégias da empresa.

2.1.1 Organizações como conjunto de processos

Na organização, o conjunto de processos ordenados atinge uma remessa final para o cliente de forma eficaz, reduzindo a quantidade de recursos e entregando alto valor agregado. As entregas finais para os clientes são uma sequência de processos internos que precisam ser organizados.

Varia para cada empresa, a quantidade de processos e a forma como estes se dividem em ordem prioritária.        Podemos organizar essas ações da seguinte forma:

Macro-processo: conjunto de processos, cujas ações possuem impacto significativo na organização.

Processo: uma divisão do macro-processo que tem finalidades específicas, e seguem uma lógica de inicio, meio e fim, com entradas e saídas.

Sub-Processos: conjunto de atividades da organização, envolvendo um departamento ou mais.

Atividades e Tarefas: trabalho que é executado comumente por uma pessoa, ou departamento.

Uma das maneiras para se organizar esses processos é a metodologia do BPM (Business Process Management), essa ferramenta se baseia na cadeia de valor de cada negócio e os processos são representados visualmente por um diagrama de processos, onde são analisados e estudados oportunidades de melhoria e detectando possíveis falhas.

2.1.2 Identificação dos Processos Organizacionais

Como citado anteriormente, são várias as tipologias de processos, com atividade que se interligam para a colaboração do todo. Muitos ainda possuem dificuldade em fazer a identificação destes processos, um método de classificação dele, é lhes dividindo em: processos primários; de apoio. e gerenciais.

Processos primários: atuam diretamente ao cliente externo, e abrangem atividades essenciais para que a organização cumpra sua missão de negócio.

Processos de suporte ou apoio: ajudam a facilitar e executar os processos primários, e não atuam diretamente ao cliente final, mas aumentam a capacidade da empresa realizar as atividades.

Processos gerenciais: são aqueles que monitoram e ajudam a alocar, dirigir e coordenar recursos necessários para um bom desempenho organizacional.

A organização destes tipos de processos pode vir a depender da modelagem e a análise dos processos, feitas pelo gestor e que devem ser vistos com interesse pela empresa.

2.1.3 Modelagem e Análise de Processos

A modelagem é uma técnica que geralmente utiliza diagramas (fluxogramas) para documentar o entendimento dos processos atuais de uma área de negócio, serve para melhorar a eficiência dos processos, descrever propriedades e características, identificar atividades realizadas e informações que fluem entre as atividades.

Dentre as vantagens da modelagem de processos estão: a melhoria da comunicação, visualização do todo, melhor entendimento e identificação do que deve ser feito, e auxilio como base para a documentação do processo.

 Já à análise leva uma ação e revisão para obter uma conclusão sobre processos de negócios, onde há uma revisão incluindo entradas, saídas, procedimentos, controles, tecnologias e aplicações para produzir bons resultados, avaliando também tempo, custo, capacidade e qualidade de processos.

2.1.4 Gerenciamento e Padronização de Processos

O gerenciamento é um conjunto de práticas que têm por objetivo aumentar os resultados da organização gerando valor aos clientes. Também define as melhores formas de ferramentas e aplicação de metodologia na gestão de processos.

Na padronização de processos a documentação é importante para gestores e colaboradores, pois ao consulta-la evitam-se erros por falta de informação e comunicação, que já tenham sido cometidos ou, sejam prováveis de acontecer. Com o desenho dos processos preestabelecidos torna-se mais fácil tirar dúvidas, evadindo informações desconexas ou repetidas, facilitando o trabalho de todos.

É preciso que os processos sejam padronizados e sigam normatizados, em busca de melhores resultados e aumento da eficiência. Há diversas organizações cujo proposito é definir estas normas, dentre elas podem-se citar a ISO (International Organization for Standardization), e a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).

2.1.5 Normatização de Processos

No Brasil, a ABNT é quem se responsabiliza pela elaboração e aprovação das normas técnicas, fazendo usa como base outras organizações exteriores como a ISO e a IEC (International Electrotechnical Commission). De acordo com ela, normatizar é:

Atividade que estabelece, em relação a problemas existentes ou potenciais, prescrições destinadas à utilização comum e repetitiva com vistas à obtenção do grau ótimo de ordem em um dado contexto. Consiste, em particular, na elaboração, difusão e implementação das Normas (ABNT).

Segundo a ABNT, normas técnicas são documentos com conteúdo técnico, incluindo demonstrações de resultados, concedido por partes interessadas, e aprovados por algum órgão reconhecido, que fornecem diretrizes ou características para atividades, ou seus resultados. Tendo como objetivo, a obtenção de um grau ótimo de ordenação em determinado contexto.