Adm produção

Desenvolvendo  Apresentações  Efetivas

Dizem que as apresentações podem ser apreensivas, entretanto, se nós encaramos o desafio como se fosse apenas uma conversa entre pessoas trocando idéias, as apresentações podem ser experiências memoráveis.

Preparar uma apresentação é similar a planejar uma viagem.  O primeiro ponto é determinar o seu destino; só assim você pode decidir como chegar lá.

Analogamente, quando preparar uma apresentação, primeiro determine os objetivos e depois desenhe como você vai atingir o objetivo.

Uma vez identificado o propósito ou objetivo, é importante que você se assegure de todos os fatos relevantes à situação.

Quando preparar os dados, deve-se considerar a audiência e o “pano de fundo”.

Olhe os fatos do ponto de vista deles.  Entenda como a situação se relaciona ou afeta a eles.

Não confunda o tema dando muitos detalhes.  Seja conciso e preciso.  Entretanto, detalhes podem ser disponibilizados para responder perguntas, se necessário.

É melhor estar bem preparado do que mal preparado.

Tente antecipar questões e objeções e torne as objeções em vantagens, olhando-a de um ponto de vista positivo.

E se uma objeção aparecer e não puder ser superada?  Concorde com a audiência e aceite-a como um fato.  Não argumente!  A audiência irá apreciar sua honestidade.

Obtenha a atenção da audiência falando a sua linguagem, como por exemplo: - custos, dinheiro, rejeições, medos, segurança, tranqüilidade, eficiência, satisfação, etc.

Efeitos Visuais

Experts em comunicação estimam que absorvemos (compreendemos) apenas 25 % do que escutamos.  O maior aprendizado vem da visão.  Use tabelas e técnicas gráficas para ajudar a absorção das mensagens.  Tenha certeza de que elas estejam nítidas, legíveis e fáceis de entender.

 

Os efeitos visuais podem ser poderosas ferramentas, adicionando profissionalismo e clareza à sua apresentação se usadas corretamente: - a chave para manter a apresentação, não ser a apresentação.  Você precisa ser sempre o centro das atenções e precisa evitar a dispersão da atenção para os seus efeitos visuais além do que você deseja que aconteça.

A projeção é um importante efeito visual e freqüentemente usado.  Quando usar projeções, fale para e encare a sua audiência, não a tela.  Utilize um “pointer” sobre a transparência enquanto fala.  Mantenha a informação presente na tela concisa, bem delineada.  Não apresente o “slide” seguinte antes que você queira que ele seja lido.  É uma boa idéia encobrir os pontos até que você esteja especificamente es referindo a eles.  Desligue a máquina quando você estiver abordando um ponto que não tem referencia ao que está sendo projetado.

Lembre-se da metodologia “K.I.S.S.” e mantenha a simplicidade.  Pergunte a você mesmo o que a audiência quer saber sobre a situação para tomar uma decisão (se for o caso).

Esteja certo de que as palavras que você usar serão entendidas pela audiência do mesmo modo que você tenciona que sejam entendidas.  Não deixe que a sua audiência tenha uma oportunidade de interpretar suas intenções.  Conduza-a clara, com palavras precisas que sejam livres de vagas interpretações.

Quando usar um “Flip-Chart” ou um “quadro-negro”, esteja certo de escrever grande o suficiente para que seja legível por todos no ambiente.  Use-os espontaneamente para marcar ou reforçar pontos, escreva apenas frases-chave.  Use cores e diagramas para ajudar a prender o interesse.  Encare sua audiência e não fale olhando para o quadro ou para o gráfico.

Nunca use um “apoio visual” antes de ter ensaiado com a audiência.  Tenha certeza que este apoio está apropriadamente afinado com ela.  Arrume cada efeito na sua própria seqüência.  Pratique utilizar os “apoios” apenas quando você está fazendo referência direta a eles.

Esteja certo de que este “apoio” irá ajudar mais do eu atrapalhar a comunicação.  Você precisa ser simples e claro para demonstrar uma simples idéia.  Use contrastes, cores ou outros caminhos para enfatizar ou esclarecer os pontos principais.

Use estes “apoios” para embasar aquilo que você está falando.  Fale quando for apropriado, mas deixe o “apoio” enfatizar o(s) seu(s) ponto(s).  Lembre-se uma imagem vale mais do que mil palavras.

Quando usar um apoio visual, fale com um volume maior do que normalmente requerido.  Numa sala escura, maior volume é aconselhável para manter a audiência porque a sua atenção pode ser dividida com mais distrações.

Não fique entre os ouvintes e o seu apoio visual.  Fique de um lado e use um “pointer”.  Fale olhando para a sua audiência.

Não use seus apoios antes de estar preparado para usá-los.  Quando você tiver terminado com um “apoio visual”, remova-o da visão de sua audiência.

Um outro apoio visual efetivo é a amostra.  Esteja certo que as amostras farão uma contribuição significativa para a sua apresentação.  De outro modo não as use.  

Organização

Uma vez determinado o conteúdo necessário para uma apresentação, é tudo uma questão de organiza-lo de modo que as idéias fluam suavemente de um pensamento ao outro.

Uma forma objetiva de fazer isso é conhecida como SOPPADA (Subject, Objective, Present situation, Proposal, Advantages, Disvantages, Action).  

SOPPADA é apenas um “gancho para a memória” (acrônimo) para ajuda-lo a lembrar como organizar o seu material:

Subject  (assunto, tópico)

O título do problema ou projeto a ser coberto pela apresentação.

O assunto deve ser breve ( duas ou três frases).

Esteja atento para não indicar soluções nesta fase.

Objective  (Objetivo)

A meta ou objetivo da apresentação.

Obtenha a atenção da direção explicando o problema ou necessidade provendo recomendações que dêem à direção resultados desejáveis.

Present Situation  (Situação Presente)