Administração - Teoria e prática (Cap. 01)

A administração surge para que a organização possa, além de cumprir com o seu preceito básico de atender as necessidades humanas, saber utilizar corretamente os seus recursos. A organização é formada por um grupo estruturado de pessoas que buscam um objetivo em comum, em resposta a uma necessidade que não seria alcançada individualmente. A empresa diferencia-se das demais organizações, por não buscar apenas a satisfação de seus clientes, mas também de seus colaboradores, administradores, Estado e fornecedores, para tanto necessita gerar lucro para remunerar proprietários e investir na sua auto sustentação.

Sendo que a administração é caracterizada por quatro elementos, são eles: o processo, ou seja, o conjunto de atividades e tarefas com um objetivo comum; a coordenação, que sinaliza a coerência entre os processos e objetivos da organização para que funcionem como um todo; a eficiência, relacionada com a otimização na utilização dos recursos organizacionais; e a eficácia, que com a ênfase no resultado busca alcançar os objetivos estabelecidos.

Os administradores são fundamentais na articulação da administração e podemos classificá-los pelo nível que ocupam e pelo âmbito das suas atividades. Representado graficamente por uma pirâmide dividida em quatro níveis, o seu topo é ocupado pelo nível estratégico. Os administradores de topo atuam estrategicamente abrangendo toda a organização e são responsáveis pela sua interação com o ambiente externo. Roger Agnelli, diretor-presidente da Companhia Vale do Rio Doce, é um exemplo deste nível ao promover um planejamento estratégico que se focou nas áreas de mineração e logística, que resultaram em um crescimento de taxa de 15% ao ano, segundo a Revista Exame de 2005.

Ao centro da pirâmide, temos o nível tático. Sua posição indica a sua função, que demanda estar entre os níveis estratégico e operacional exercendo articulação. São responsáveis por traduzir o que é definido pelos administradores de topo em ações concretas para que o nível operacional as implemente. São focados em uma unidade ou área funcional. Mais próximo à base da pirâmide, temos o nível operacional. Os administradores de primeira linha atuam em curto prazo e especificamente em uma operação ou tarefa e lidam diretamente com a base da pirâmide, os trabalhadores.

A administração implica processo. Atualmente, o conceito de processo de administração, criado por Henri Taylor, por conta da crescente relevância do recurso humano na organização, adaptou-se, constituindo-se, portanto em: planejamento, organização, direção e controle. No planejamento, há o estabelecimento de objetivos e as estratégias para alcança-los, tendo ligação com a eficácia. Na organização, há a distribuição de tarefas e definição de autoridades formando assim, a estrutura organizacional. Na direção, há a ação de liderar, motivar e coordenar trabalhadores, em busca de um ambiente satisfatório. No controle, há o monitoramento e avaliação do cumprimento dos objetivos, assegurando o seu alcance através de correções ou planejamento de mudanças. O que se observa é que quanto mais alto o nível maior a exigência de planejamento, que envolve estratégia, e menor a direção, que envolve liderança.

Na busca pelo perfil do administrador, John Kotter, professor de liderança da Harvard Business School, desenvolveu uma pesquisa, em 1999, que traçou as características gerais dos administradores. Em linhas gerais, sua carga horária é alta e consequentemente acabam apenas tendo tempo de reagir aos acontecimentos e iniciativas dos outros. Ao encontro desta pesquisa, Henry Mintzberg estudou cinco administradores de topo e identificou que estes possuem pouco tempo para refletir sobre suas decisões, assumem atividades variadas, não rotineiras e de pequena duração, justamente pelo contato intensivo com muitas pessoas. Além do fato de serem autoridades formais. A partir disto surgem três papéis fundamentais: papéis interpessoais, papéis informacionais e papéis decisórios. Todos os administradores trabalham com estes papéis, em diferentes importâncias e intensidades.

Há influência da cultura nacional condicionando o modelo de gestão adotado. Em uma pesquisa desenvolvida por Betânia Barros e Marco Aurélio Prates com 2.500 administradores brasileiros,