Auditoria Departamento Pessoal

                                   

RELATÓRIO DE PROVIDÊNCIAS NECESSÁRIAS E SUGESTÕES PARA  REGULARIZAÇÃO E OTIMIZAÇÃO DAS ATIVIDADES  DO  SETOR  DE  ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL

1. JANEIRO/2008

 

ELABORAÇÃO: FRANCISCO DE ASSIS MENDONÇA

1. APRESENTAÇÃO

O escopo deste trabalho compreendeu  a avaliação e estudo das rotinas e procedimentos existentes,  para a indicação de providências quando necessárias, inclusive sugestões para otimização das atividades do Setor de Administração de Pessoal do GRUPO TAF, tornando-o moderno, eficiente e dinâmico,  requisito indispensável para as empresas que se encontram em  processo de crescimento e modernização.  

2. Preliminarmente cumpre registrar,  que o Setor de Pessoal  vinha até então  procedendo as rotinas básicas, tais como folha, benefícios, encargos sociais e rescisões, não se atentando para o universo das demais rotinas e obrigações da esfera trabalhista,  exigíveis pela atual legislação e respectivas convenções coletivas. Como veremos neste trabalho, algumas obrigações nunca foram cumpridas, sendo que outras são observadas parcialmente.
4. Nosso programa de controle da freqüência,   e principalmente o programa de administração de pessoal (RM Labore) encontram-se deficientes na parte de definições e parametrizações de uso dos sistemas,  e necessitam de grandes alterações e/ou aperfeiçoamentos para que venham atender de forma correta às necessidades da empresa e  às exigências legais, e principalmente para que não cause problemas legais e prejuízos.        

As sugestões apresentadas neste trabalho visam demonstrar que existindo as necessárias condições de trabalho,  é possível trabalhar com eficiência, desde que também exista organização, seriedade, dedicação e responsabilidade.

O Setor de Pessoal, por ser um setor vital numa empresa, administrando os direitos e deveres dos colaboradores, necessita além de profissionais qualificados, ferramentas e condições adequadas para o bom desempenho de suas atividades.

PARTE 1 - PROVIDÊNCIAS NECESSÁRIAS

1). PROCESSOS DE ADMISSÃO – Nos processos de admissão de colaboradores, atualmente não é utilizado/preenchido alguns documentos  legais, a saber:

        a). Declaração de dependentes para efeito de IRRF;

        b). Termo de Autorização para descontos de convênios.

        c). Termo de autorização para depósito em conta corrente.

• Na falta da declaração de dependentes para efeito de IRRF, para os colaboradores com salário que incidam IR, é certo que a empresa será autuada no caso  de uma fiscalização  por parte da Receita Federal. (já implantado para as admissões a partir de FEV-08. Falta para os funcionários com admissão anterior a FEV-08). 

• O  termo de autorização para desconto de convênios torna-se necessário para legalizar os descontos efetuados em folha de pagamento, bem como indispensável  caso haja questionamento na Justiça do trabalho. (não implantado)

• Por não se tratar de conta-salário, é imprescindível que o colaborador assine o termo de autorização para depósito do salário em conta corrente. (não implantado)

1. Com relação ao novo colaborador, entre o inicio das atividades e a assinatura do contrato e demais documentos legais, decorre um prazo muito além do permitido na legislação, que é de 48 horas.  Este procedimento coloca a empresa em posição de vulnerabilidade no caso de uma fiscalização trabalhista. Realmente é difícil cumprir com o prazo legal, mas existe a necessidade de diminuir este prazo. E isto somente se consegue com o devido planejamento das novas contratações, possibilitando ao setor responsável adotar com a antecedência necessária todos os procedimentos administrativos.

☞ SUGESTÕES:

a).  Adotar, se possível a partir das admissões de FEV/08, todos os procedimentos e documentos necessários à contratação de colaboradores, devendo o novo colaborador somente iniciar as atividades com a apresentação de toda a documentação legal, bem como o exame médico, para que o processo de admissão possa ser cadastrado no sistema o mais breve possível.

b). Divulgar a todos os setores da empresa os procedimentos administrativos para uma nova contratação, inclusive informando prazos a serem cumpridos. Data limite para contratações: Até o dia 18 de cada mês.   (não regulamentado)

2). FICHA CADASTRAL – Existe uma ficha cadastral para o pré-cadastro do candidato/novo colaborador, mas esta ficha não contém todos os dados necessários ao cadastro completo do funcionário e é preenchida por um funcionário do setor de Gestão de Pessoas.

☞ SUGESTÕES:

a).  Adotar um novo formulário para a ficha de pré-cadastro, devendo ser preenchida pelo próprio colaborador, que na oportunidade vai fornecer mais informações necessárias, inclusive dependentes econômicos para Imposto de Renda. (não implantado)

3). CONTRATO DE EXPERIÊNCIA – A legislação faculta às empresas, a utilização da modalidade contratual a título de experiência, pelo prazo máximo de 90 dias, sendo permitido uma única prorrogação dentro deste período. Em caso de rescisão contratual dentro do período experimental, não é devido o pagamento do aviso prévio ao empregado. Vem ocorrrendo que o colaborador não assina a prorrogação contratual quando do vencimento do primeiro período (30 dias), mas tão somente se o mesmo é desligado da empresa dentro do período de 31 a 90 dias. Isto pode acarretar prejuízos para a empresa,  em razão da indenização de 50% do prazo faltante do contrato, bem como se o empregado já desligado se recusar a assinar a prorrogação, deverá ser pago o aviso prévio integral.

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