ESTRUTURAS E PROCESSOS ORGANIZACIONAIS MÉTODOS

Unidade 2

ESTRUTURAS E PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

MÉTODOS

Aula 1 – Análise Administrativa

No decorrer do tempo diversos modelos de estruturas organizacionais foram adequados para a realidade de novas teorias e práticas administrativas. O ambiente organizacional é múltiplo e complexo e nele as mudanças são constantes e os gestores dessa diversidade de empresas enfrentam diariamente o desafio de acompanhar essa dinâmica de mercado. Entretanto, o maior desafio interno de uma organização está na maneira como ela desenvolve e executa as suas tarefas.

Para Cury (2000, p. 15) a administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos.

Desse modo, cabe ao administrador a tarefa de interpretar os objetivos propostos pela organização e através do planejamento, organização, direção e controle transformá-los em ação organizacional, através do esforço realizado em todos os níveis da organização.

Segundo Maximianno (2000, p.34) “administração significa em primeiro lugar ação. A administração é um processo dinâmico para tomar decisões e realizar ações que compreende cinco processos principais interligados”.

O quadro abaixo descreve os principais processos administrativos:

PROCESSOS/FUNÇÕES	SIGNIFICADO
PLANEJAMENTO	Processo de definir objetivos, atividades e recursos.
ORGANIZAÇÃO	Processo de definir e dividir o trabalho e os recursos necessários para realizar os objetivos. Implica a atribuição de autoridade e responsabilidade a pessoas e grupos.
LIDERANÇA	Processo de trabalhar com pessoas para assegurar a realização do objetivo.
EXECUÇÃO	Processo de realizar atividades e consumir recursos para atingir o objetivo.
CONTROLE	Processo de assegurar a realização dos objetivos e identificar a necessidade de modifica-los.

O quadro acima apresenta as definições de planejar, organizar, liderar, executar e controlar. Essas ações, inerentes ao papel do administrador dentro de uma organização, norteiam e apoiam os diversos processos que são necessários para o desenvolvimento da análise administrativa.

Para Cury (2000) a análise administrativa é um processo dinâmico e permanente, que tem como objetivo efetuar diagnósticos situacionais das causas e estudar soluções integradas para os problemas administrativos, envolvendo, portanto, a responsabilidade básica de planejar as mudanças, aperfeiçoando o clima e a estrutura organizacionais, assim como os processos e métodos de trabalho.

Ainda de acordo com Cury (2000) os pontos fundamentais da análise administrativa dentro de um enfoque comportamental, desdobram-se em dois momentos distintos:

[pic 1]

A figura abaixo apresenta em detalhes, os pontos fundamentais da análise administrativa.

[pic 2]

Você percebeu que a figura acima denota as condições ótimas e dificuldades básicas da análise administrativa, como o tempo de intervenção e o envolvimento do público interno. São também listados os inputs, entrada de dados necessários à análise, adquiridos a partir do diagnóstico da situação, planejamento e solução dos problemas. As metodologias utilizadas como o levantamento de dados, críticas e acompanhamento dos resultados orientam a análise administrativa e, por fim, têm-se os outputs ou resultados esperados.

A análise administrativa é uma função básica do analista de O&M ou analista organizacional. Ele analisa uma situação para fazer um diagnóstico e, a partir daí, apresentar soluções. De acordo com Cruz (1998), atualmente as atividades do analista de O&M foram divididas em três áreas distintas, porém interligadas, a saber:

[pic 3]

De acordo com Préve (2008) o analista de sistemas é que gerencia, operacionaliza, otimiza e sistematiza o banco de dados de uma organização, ou seja, automatiza os novos processos. Sua função é, utilizando-se da tecnologia informacional, possibilitar que os dados se transmudem em informação precisa, tempestiva e útil. Para Levy (2009) não mais se toleram informações assíncronas ou obsoletas. As organizações que não atentarem para essa realidade estão fadadas à extinção.

O analista de processos diz como fazer e tem como objetivo a implantação dos processos. O embrião da análise de processos foi plantado por Smith (1996) com o estudo da fábrica de alfinetes. Ao estabelecer a engenharia de produção, visava, acima de tudo, sistematizar e aperfeiçoar processos, tendo como foco central a eficiência. Hoje, porém, profissional de processos não se ocupa prioritariamente com a eficiência: seu foco é a efetividade, sendo norteado primeiramente pela eficácia.

Seu objetivo primeiro é minimizar custos, sem perder em qualidade. Trucker (1999 apud PRÉVE, 2008) considera que há, também, a proposição de valor (num foco voltado para o resultado do processo), consistente em considerar que um processo bem conduzido resulta em:

[pic 4]

O analista de negócio diz o que fazer. É o profissional que fica em contato de um lado com o mercado consumidor e do outro com o empresário, pesquisando novas oportunidades de negócio. Oliveira (2006 apud PRÉVE, 2008) destaca que, de todos aqui abordados, é o que necessita de maior visão estratégica. É o que, há um só tempo, necessita apreender a organização e o mercado em que ela atua, tanto diretamente (ambiente de tarefas) como indiretamente (microambiente e macroambiente). Assim, “deve ter conhecimento em áreas chaves como de produção, logística, serviços, marketing e tecnologias diversas” (PRÉVE, 2008, p. 37).