Gestão de Compras

GESTÃO DE COMPRAS: A IMPORTANCIA E OS IMPACTOS DA ESPECIFICAÇÃO CORRETA DE MATERIAIS

Autor

VINICIUS ALVES ARAUJO CAMPOS

Resumo: O presente artigo tem como objetivo destacar a importância e os impactos da especificação técnica correta dos materiais em um processo de compras. Com base no referencial teórico apresentado, depois de descrito o processo de compra de materiais da empresa em que o processo será analisado, serão exemplificadas algumas situações reais e seus respectivos impactos resultantes de uma especificação incorreta. Em seguida será feita uma análise crítica, acompanhada por propostas de melhoria.

Palavras chaves: compras, especificação de materiais, gestão de compras.

Abstract: The present article has as a goal to highlight the importance and impacts of correct technical material specification in a purchasing process. Based on a presented theoretical referential, after described an enterprise purchasing material’s process in which the process will be analyzed, it will be exemplified some real situations and their respective impacts resultants of an incorrect specification. Afterwards, it will be made a critical analysis, followed by an improvement proposal.

Key-words: purchase, material specifications, purchase management.

1. Introdução

O desenvolvimento deste artigo científico decorrendo sobre o tema proposto foi influenciado por situações e dificuldades vivenciadas no cotidiano profissional. No cotidiano das compras da empresa em questão, a falta de especificação dos materiais e/ou especificação incorreta tornou-se um dos grandes dificultadores do processo de compras. Atraso no atendimento da necessidade do solicitante, aumento dos custos durante o processo, retrabalho, maquinário parado e mão de obra ociosa, são alguns dos impactos negativos resultantes de especificação incorreta dos materiais.

Diante de identificação desta situação problema, criou-se uma oportunidade de aplicação dos conhecimentos adquiridos no curso, a fim de se atingir melhores práticas de trabalho, contribuindo para um atendimento mais eficaz das necessidades da empresa.

1.1 Objetivo Geral

Demonstrar a relevância e os impactos resultantes de uma especificação correta de materiais que são utilizados na empresa.

1.2 Objetivos Específicos

1. Demonstrar conceitos e definições sobre Compras;
2. Destacar o processo de compras atual da empresa;
3. Apresentar exemplos reais da influência da especificação dos materiais no processo de compra;
4. Propor sugestões de melhorias e apresentar um modelo de padronização de especificações de materiais para servir de referencia.

1.3 Metodologia

A metodologia a ser utilizada no desenvolvimento do artigo será composta em um primeiro momento de uma pesquisa bibliográfica, consistindo no levantamento de publicações e referenciais teóricos existentes sobre o tema. Em seguida, será utilizada uma pesquisa quantitativa para obtenção de dados que comprovem a problematização apresentada na introdução do artigo, sendo a coleta de dados feita através de observação.

2. Desenvolvimento do Tema

2.1 Compras

A aquisição de matérias primas, suprimentos e componentes representa um fator decisivo na atividade de uma organização. De acordo com Ballou (2001), as atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros. Já que grande parte do dinheiro de vendas é pago a fornecedores por materiais comprados, reduções pequenas na aquisição dos materiais podem gerar melhorias consideráveis nos lucros. Dessa forma, pode-se dizer que a gestão de compras é de vital importância para o sucesso da empresa.

Conforme Gaither & Frazier (2001), o departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa. Sua missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornando-se responsável pela entrega no tempo certo, custos, qualidade e outros elementos na estratégia de operações.

Segundo Gonçalves (2004, p. 194):

“A função Compras a que nos referimos diz respeito a todo o complexo que envolve o processo de planejamento da aquisição, licitação, julgamento das propostas de fornecimento de materiais e serviços, bem como a contratação de fornecedores destinada ao fornecimento dos materiais e serviços utilizados pelas empresas. Todo esse complexo de atividades, mesclando diversos objetivos muitas vezes conflitantes, é dirigido a uma única finalidade: garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas quantidades corretas, com qualidade, no tempo desejado.”

Faz-se um tempo que a compra é vista pelas organizações como uma atividade de importância estratégica considerável. Se desempenhada de forma correta, ela tende a transformar-se em uma vantagem competitiva.

2.2 Objetivos de Compras

        Segundo Peter Baily et al (2000, p. 31):

“Uma definição bem conhecida dos objetivos de compras é: comprar a qualidade de material correta, no tempo certo, na quantidade exata, da fonte certa, ao preço adequado.”

Apesar de ainda muito utilizada, atualmente esta definição é considerada como um pouco simplista ou superficial, sendo que outros autores, como Dias (2005) optam não por uma definição padrão, mas por apresentar alguns objetivos básicos como:

1. obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção;
2. coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;
3. comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos,
4. procurar sempre dentro de uma negociação justa e honrada as melhores condições para a empresa, principalmente em condições de pagamento.

Como base para o alcance destes objetivos, é de suma importância que a previsão das necessidades de suprimento seja feita de forma correta. É através dela que serão definidos alguns parâmetros necessários para que Compras execute suas tarefas da melhor maneira possível.

2.3 Variáveis-chaves de Compras

2.3.1 Qualidade

        De acordo com Peter Baily et al (2000, p. 118):

“A qualidade do produto [...] pode ser apropriadamente definida ou especificada como o conjunto amplo de características de um produto ou serviço relevantes para atender às exigências. Essas características podem ser poucas ou muitas.”