MODELOS DE ESCRITA DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Modelos de Escrita

Alunos: Breno Ortolan
             Flávia Fini
             Kamila Meneses
             Leandro Miranda
             Natália Rodrigues
             Robson Thurner
Prof. Elyria Bianchi

Escrita Comercial

• O conjunto de registros, nos livros próprios e todas as operações do comerciante.
  
  

• Serão apresentados os principais modelos de escrita comercial e oficial bem como suas características, funcionalidades, e a importância do domínio das informações.

ATESTADO:

• É uma comunicação feita por uma pessoa em favor da outra.
  

• Discurso objetivo, o qual se pauta por retratar todas as informações necessárias à concretização dos objetivos propostos mediante a emissão do documento.
  

•  Se faz necessário conter:
  Timbre do órgão ou empresa que fornece o atestado;
  Finalidade do documento;
  Título;
  Texto;
  Identificação do solicitante;
  Local e data;
  Assinatura e situação motivadora;
  

DECLARAÇÃO E TERMO:

• Declaração: Documento que expressa opinião, observação ou resolução.
    Costuma ser redigida em papel timbrado, cercado das devidas marcas que a caracterizam como tal, no caso, o logotipo, carimbo seguido da razão social e assinatura da pessoa responsável.
  
  

• Termo: É também uma declaração porém é registrada em um processo ou em um livro.
    Exemplos de Termo: posse, nascimento, responsabilidade e inauguração.

ATA:

• É o registro claro do que foi tratado em uma reunião. Normalmente, há um livro onde se registra cada reunião.
  

• Deve conter:
  O termo de abertura em que se registra o propósito do livro.
  O termo de encerramento, datado e assinado, ao termino do uso do livro.
  É constituída de:
  Cabeçalho
  Abertura
  Declaração de legalidade da reunião pela existência de quórum
  Lista das pessoas presentes
  Aprovação da ata da reunião anterior
  Narração dos assuntos tratados.
  Decisões e forma como foram tomadas
  Fecho
  
  
  
  obs-> quórum: número de pessoas necessárias para se votar ou tomar uma decisão.
  

AVISO E BILHETE:

• Aviso: Forma de comunicar, convidar, noticiar, ordenar ou prevenir uma pessoa.
  Deve ser claro e objetivo
  
  

• Bilhete: Um meio de transmitir uma mensagem a alguém intimo. Deve conter o nome do receptor, um paragrafo para iniciar o texto, data e nome legível do emissor.
  

RECADO:

• Recados são feitos quando não há um contato com a pessoa.
  

• Deve ser feito de forma detalhada em pequenos pedaços de papel ou em papéis próprios e timbrados com o nome da empresa.
  

•  Deve conter: A data;
                         O nome de quem deixou o recado;
                         A quem ele se destina;
  

BOLETIM:

• Utilizado por instituições públicas e privados, para notificações.
  

•  São distribuídos aos setores pertinentes da instituição e fixados e, local visível para se tomar ciência do exposto.

CIRCULAR E MEMORANDO:

• Circular: Usada para transmitir orientações, ordens e esclarecimentos, podendo ser enviadas a diferentes pessoas e instituições interessadas, multidirecional.
  

• Memorando: Mensagens pequenas e pouco formais com pedidos, consultas ou informações breves, e deve conter o timbre da empresa, a palavra ‘’Ementa’’ seguida pelo processo ou assunto, o local e data, os anexos (caso haja), o cumprimento final e a assinatura, o código de departamento emissor e o número do memorando, o nome do receptor do memorando e um texto sucinto.

• Tipos de Memorando:
  Interno: Ou chamado de CI (comunicação interna), utilizada dentro da empresa ou órgão.
  
  Externo: Comunicação dentro da própria empresa ou entre a empresa e alguém de fora.
  
  Interdepartamental: Usada entre os departamentos ou entre a matriz e a uma filial da mesma empresa.

Circular:

Memorando:

CARTA DE COBRANÇA:

• Utilizada para cobrar clientes inadimplentes para que o cliente quite a dívida, mas de forma amistosa e cordial, dando a entender que se acredita na sua boa-fé, acreditando que o cliente pode ter esquecido de pagar a dívida.

• A carta de cobrança deve ser personalizada e emitida após vencimento da dívida.
  

• Recomenda-se três tentativas:
  A primeira tentativa de forma amistosa, explicando o fato e se propondo a esclarecer o que está havendo no cadastro.
  Segunda tentativa deve ser mais formal que a primeira, e propondo ajuda para solucionar o problema, não esquecendo de acrescentar que caso a divida já tenha sido quitada desconsiderar as cobranças.
  Já a terceira tentativa, o cobrador deve lembrar o cliente da importância de se ter crédito, e já citar ameaças judiciais  com data marcada, sempre se dispondo para eventuais auxílios e dúvidas, e após esta comunicação pode-se cumprir com a ameaça e aciona o cliente, avisando-o de tal fato.

CARTA PARTICULAR:

• Recomendar alguém a um emprego de forma clara e sintética apresentando dados pessoais e profissionais do candidato, podendo vir acompanhada de ficha de informação pessoal ou do próprio curriculum vitae.
  

• Pedir dispensa ou desligamento da empresa.

• Sempre especificando quem deve receber o documento.

CARTA COMERCIAL:

• Forma de manter contato entre empresas e entre empresas e clientes.
  

• Estar sempre alinhado com as características e metas da empresa para passar credibilidade ao cliente.
  

• Composta de timbre da empresa, índice com iniciais do setor, local e data. Receptor e seu endereço, referência/assunto da carta, invocação e texto, cumprimento final e assinatura, anexos (caso haja).

MALA DIRETA:

• Propaganda enviada a um determinado número de pessoas que possam ter interesse a um produto.
  

• Pode ser uma pesquisa para verificação da percepção de qualidade dos clientes diante do serviço prestado.

ACORDO, CONTRATO E CONVÊNIO:

• O acordo é um acerto, uma convenção comum.
  

• O contrato é um documento que resulta de um acordo firmado entre duas ou mais partes.
  Pode ser:
  Unilateral: a obrigação recai sobre uma parte e a outra aceita o fato.
  Bilateral: ambas as partes tem obrigação e direitos.
  Comutativos: uma parte se obriga a fazer algo e a outra recebe e vice-versa.
  Aleatório: a prestação depende de um evento causal, as partes se arriscam a uma prestação inexistente ou desproporcional, como exemplos, seguros, empréstimos.
  Social: faz-se entre governantes e governados.
  

• Convênio é um pacto, um acordo entre as duas partes, que uma se dispõem a prestar determinado serviço à outra.

Acordo:

Contrato:

Convênio:

CONVOCAÇÃO:

• O texto deve ser simples e objetivo, a fim de obrigar o comparecimento do destinatário a uma reunião ou ato citando local e data que o convocado deve comparecer.

MENSAGENS SOCIAIS OU COMEMORATIVAS:

• 
  Mensagens sociais estão normalmente relacionadas a eventos sociais, não deve conter diferença par homem e mulher.
  Não se enquadram no modelo formal ou administrativo.
  

• Deve conter o nome e o endereço correto dos destinatários, combinar bom tom e arte, e atualizações periódicas do cadastro do cliente.
  

• Já as mensagens comemorativas estão relacionadas a comemorações e estão veiculadas pela imprensa escrita, devendo apresentar conteúdo claro.

E-MAIL:

• O correio eletrônico tem sido um dos principais veículos de comunicação entre empresa e clientes.
  

• É importante que se tenha certa formalidade, e atenção no que se escreve. Prestar atenção no uso de vocativos que encabeçam o e-mail, ter atenção ao escrever uma despedida, não se escrever totalmente em letras maiúsculas e escolher na hora de enviar para lista de cópia para outros destinatários.

FAX:

• É  um documento de fácil veiculação, porém se faz necessário avisar o destinatário antes sobre a transmissão, evitando assim que se perca dentro da empresa que vai recebê-lo.
  Sempre guardar o recibo de transmissão junto ao fax enviado.

CARTÃO:

• Finalidades e tipos de cartão:
  Cartão de visita: utilizado para as relações sociais.
  Cartão de contrato: utilizado para apresentar um executivo ou um profissional liberal
  Cartão comercial: utilizado para propagandas ou vendas.
  Cartão comum: correspondência para convidar ou parabenizar, etc.

ORDEM DE SERVIÇO:

• Liberação para execução de determinadas tarefas. Ou ainda, autorizando algum funcionário a participar de algum evento.

PROCURAÇÃO:

• Através deste documento um órgão, empresa ou pessoa pode conceder poderes a outrem.
  

• Está deve conter o título em letras maiúsculas, o texto que identifique o procurador e designam poderes gerais ou especiais, substabelecidas ou não dando direito do procurador nomear outro procurador, o local e a data, a assinatura do constituinte e a identificação das testemunhas e suas respectivas assinaturas.
  

• A procuração pode ser:
  Pública: lavrada pelo tabelião de livros de notas
  Particular: sem registro no livro de notas
  Geral: onde se dá plenos poderes ao procurador
  Especial: o constituinte especifica os poderes do procurador.

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