Procedimentos Internos Contas a pagar

UNIVERSIDADE DE MOGI DAS CRUZES

Caroline Dias da Silva RGM: 11151103684

Ciências contábeis 7ª

Procedimentos Internos Contas a Pagar

Mogi das Cruzes

2018

Procedimentos Internos Contas a pagar

Este procedimento visa estabelecer os processos, prazos e orientações aos funcionários da instituição, no recebimento de notas fiscais e cumprimento das obrigações geradas junto a fornecedores.

A área financeira é responsável pelo recebimento dos documentos e notas físicas para o pagamento, conferência das informações e processamento do pagamento seguindo o processo aqui estabelecido, as competências de aprovações e prezando pela conformidade, transparência e confiabilidade das informações.

1. Solicitação de Compras

Todas as compras realizadas para a aquisição de qualquer produto/ serviço deveram primeiramente ser solicitadas pelo responsável do departamento através do DSC (Documento de solicitação de compras).

• Este documento deverá ser devidamente preenchido contendo informações como: Departamento, Responsável, e-mail, telefone, produto/serviço.

• Não deverá ser realizada nenhuma compra sem que passe pelo departamento de fluxo de aprovação de compras, que é responsável por conferir e aprovar os pedidos.

• No caso de informações incorretas ou faltantes a solicitação de compra é cancelada e o responsável pelo departamento solicitante deve criar uma nova solicitação.

1. Compras

• Após a aprovação da solicitação o Assistente de compras necessitará realizar 3 cotações dos produtos/serviços solicitados e enviar ao Responsável por aprovar as compras que irá analisar levando em consideração prazo, formas de pagamento, entrega, qualidade e preço. Assim o assistente poderá efetivar a compra junto aos fornecedores.

1. Contas a Pagar

• As entregas de notas fiscais e contratos deveram ser entregues 10 dias antes do vencimento com informações de forma de pagamento, dados bancários e caso houver compras parceladas a nota fiscal deverá ser emitida no seu valor total sendo descrito as datas de pagamento de cada parcela aos Auxiliares financeiros, que são responsáveis por receber e conferir as notas fiscais e agendar pagamentos.

Obs: As notas deverão ser entregues no mesmo mês que foram emitidas, devido aos impostos recolhidos no começo do mês seguinte.  

• No caso de recebimento de notas fiscais fora do prazo de pagamento a mesma não será aceita e fica sob responsabilidade dos assistentes de compras negociar a prorrogação de novo prazo para pagamento.

Importante: Não serão realizados pagamentos à terceiros, nem mesmo a contas jurídicas quando prestador for pessoa física, e vice versa.  

• Fica aos cuidados dos Assistentes financeiros I a formulação de cheques, solicitar ao analista financeiro as assinaturas dos cheques, aprovação de pagamentos e a transferência de recursos.

• Os assistentes financeiros II São responsáveis por depositarem os cheques, realizarem os pagamentos, e formularem os relatórios dos valores pagos diariamente.

• Quando finalizados os pagamentos diários o analista financeiro tem por reponsabilidade efetuar o controle das contas correntes, analisar os relatórios financeiros mensal e elaborar juntamente com o responsável pelo setor de contas a receber o plano de contas mensal.

1. Reembolso

• Todo gasto deverá estar estritamente relacionado com a realização de   operações exigidas pela atividade da Entidade.

• Para os pedidos de reembolso deverão ser preenchidos os relatórios e entregues até no máximo dois meses após a despesa ter sido incorrida, despesas com prazos superiores não serão reembolsadas.

•   Os Reembolsos serão efetuados mediante a apresentação de documentos originais sem rasuras e devidamente quitados em nome do viajante e/ou do consumidor (Notas fiscais, cupons fiscais, recibos). Gastos sem documentos de comprovação não serão reembolsados.

• Não serão reembolsados gastos com:

Bebidas alcoólicas;

Produtos de higiene pessoal, e medicamentos;

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