Qualidade em Gerenciamento de Projetos

ATIVIDADE INDIVIDUAL

        

Matriz de análise
Disciplina: Gerenciamento da Qualidade em Projetos	Módulo:  -
Aluno: -	Turma: 4
Tarefa: AI
Introdução
No final do ano de 2019 e início de 2020, a Assessoria Estratégica (AEST) de uma Secretaria de Governo do Estado de Minas Gerais*, desenvolveu uma metodologia própria para que todos os projetos, produtos e serviços do órgão, estivessem organizados e documentados em uma única ferramenta de gestão, facilitando o acompanhamento pela alta gestão e também pelos próprios gerentes de projetos e donos dos processos. Percebeu-se aqui um primeiro esforço/movimento do órgão no quesito qualidade. Anteriormente, os projetos eram organizados de formas diversas e subjetivas, de acordo com o entendimento de cada Gerente de Projeto, o que implicava diretamente e negativamente no prazo, custos e qualidade do protudo final ofertado. Além disso, tornava muito morosas e confusas as ações de monitoramento e publicidade, fatores obrigatórios em projetos de governo.   Mais especificamente em março de 2020 a pandemia mundial do COVID-19 paralisou grande parte das ações do governo. A Secretaria de Estado precisou focar todos os seus esforços em respostas e ações emergenciais que surgiam repentinamente; propor um plano de respostas sobre sua atuação diante do atual cenário e, além disso, reavaliar todo o planejamento anterior (já estruturado de acordo com a metodologia desenvolvida pela AEST), propondo modificações nos projetos anteriores e criando novos projetos, agora compatíveis com o novo cenário econômico e social do país e do estado. Outro fator importante a ser evidenciado é: com a situação da COVID-19, a Secretaria de Governo terá que lidar com a redução considerável de recursos para seus projetos (tantos os projetos anteriores quanto os que serão desenvolvidos) já que o Governo do Estado como um todo está redirecionando e remanejando recursos financeiros de todas as Secretarias para ações mais gerais e específicas referentes ao enfrentamento do COVID 19. Sendo assim, este documento, propõe uma estratégia para mitigar os impactos dos problemas oriundos dessa situação na qualidade dos projetos. *A situação retratada nesse documento, assim como os órgãos/instituições citados, apesar de refletirem situações reais, são meramente ilustrativos. Tentei direcionar, ao máximo, os conhecimentos apreendidos na matéria Gerenciamento da Qualidade em Projetos na Gestão Pública, minha área de formação e atuação.
Desenvolvimento
A partir da contextualiação acima, a alta gestão demandou à AEST o desenvolvimento e aplicação de um projeto que pudesse auxiliar, principalmente os Gestores de Projetos finalísticos a replanejar os antigos projetos (agora estruturados em uma única ferramenta) e também a desenvolver novos, focando em resultados de qualidade. Antes da pandemia, essa já era uma preocupação por parte da Secretaria, mas considerando todo caos gerado, gerou-se maior preocupação sobre “o que é feito” e “o que é entregue”. É importante dizer que o principal foco abordado foi o planejamento das respostas para os desdobramentos da crise realacionada ao COVID-19, tanto para o cenário de emergência quanto para a recuperação futura, tratando-se, obviamente, das ações de responsabilidade da Secretaria de Estado em questão. Inicialmente, a AEST pensou em algumas perguntas/questionamentos fundamentais para iniciar os trabalhos em relação à essa demanda: “O que estamos tentando alcançar? Quais resultados/saídas precisamos entregar?” Quais dados precisamos acompanhar? Quais resultados desejamos acompanhar? Nossos líderes e gestores estão capacitados? Nossos líderes e gestores se sentem responsáveis pelas entregas de forma consistente e implacável? Nós como Assessoria, estamos nos comunicando? A comunicação é nosso “carro chefe”? A partir dessa primeira análise, entendemos a necessidade de aplicar tanto no nosso próprio projeto quanto nos projetos finalísitcos uma ferramenta de gestão de qualidade, já que, como citado anteriomente, já havia sido desenvolvida uma ferramenta para organização estratégica dos projetos. Foi escolhido o Ciclo PDCA, que é uma ferramenta de gestão da qualidade, com foco na solução de problemas e melhoria contínua de processos, projetos, produtos e serviços. Sua aplicação consiste em quatro fases, conforme quadro e imagem abaixo: Quadro 1: FASES DESCRIÇÃO P (plan: planejar) Seleção de um processo que necessite de melhoria para obtenção dos resultados esperados. D (do: fazer) Implementação e monitoramento de um plano de melhoria. C (check: verificar) Analise dos resultados e reavaliação do plano, caso necessário. A (act: agir) No caso da obtenção de sucesso: documentação e padronização do novo processo. Imagem 1: [pic 1] No âmbito da Assessoria Estratégica, pensou-se: P (plan): Após a identificação do problema (preocupação da alta gestão com a qualidade dos projetos da Secretaria, impactados pela COVID-19), a AEST estudou os cenários e todas as possibilidades para mitigar problema, fez escolhas e assim, definiu um plano de ação que acreditou ser o ideial para alcance do objetivo. Aqui, procurou-se responder os primeiros questionamentos tratados inicialmente: “O que estamos tentando alcançar? Quais resultados/saídas precisamos entregar?” e “Quais dados precisamos acompanhar? Quais resultados desejamos acompanhar?” D (do): Nesse ponto, a AEST buscou realizar cautelosamente todo o trabalho planejado no plano de ação, sempre se esforçando para seguí-lo, cumprindo o que foi pactuado. Aqui é interessante evidenciar que, uma das entregas do nosso plano de ação, talvez a principal, era pactuar com os gerentes de projetos a aplicação do PDCA nos projetos de sua responsabilidade, ou seja, nosso objetivo era que a ferramenta fosse aplicada, nos projetos mais finalísticos, o que também garantiria a qualidade do produto ou serviço para o cidadão, não só a qualidade dos processos ou do gerenciamento do projeto. Nesse ponto, tentamos também responder alguns questionamentos citados acima: Nossos líderes e gestores estão capacitados? Nossos líderes e gestores se sentem responsáveis pelas entregas de forma consistente e implacável? Nós como Assessoria, estamos nos comunicando? A comunicação é nosso “carro chefe”? C (check): Aqui, medimos a avaliamos, o projeto da AEST e também a atuação dos Gestores de Projetos finalísticos, quanto a aplicação do PDCA, para entender se, de fato, isso impactaria na qualidade da entrega do produto ou serviço final, não só a qualidade do processo.   A (act): Nesse ponto, a AEST chamou de “lições aprendidas”: Documentou todas as ações que foram executadas de forma diferente do que foi planejado anteriormente; Analisou o motivo e o impacto (positivo e negativo) de todas as diferenças; Realizou as ações corretivas necessárias (tanto no planejamento quanto na execução); Revisou todo o processo e agora, espera torna-lo um padrão, sempre atenda as possibilidades de mudança.
Considerações finais
A pandemia da COVID-19 ainda não atingiu seu pico global, sendo assim, a Secretaria de Estado e sua Assessoria Estratégica está gerenciando uma crise que, ainda não é possível ser dimensionada, e, sendo assim, existem muitas dificuldades para gerenciá-la no tempo presente e futuro. Porém, é fundamental que, desde o princípio, se busque formas de fazer esse gerenciamento com qualidade, desde o planejamento até sua entrega final. Criar um plano de gerenciamento de qualidade e buscar ferramentas de gestão de qualidade agora ajudará que o Governo passe de uma resposta reativa para uma resposta proativa. Em relação ao Ciclo PDCA utilizado nesse processo, é importante a sua destacar a facilidade de aplicação, que democratiza o entendimento para equipes diversas e multidisciplinares. Além disso, essa ferramenta pode ser aplicada em projetos e processos desde os mais simples aos mais complexos, sendo essa última opção, geralmente a principal característica dos projestos governamentais.
Referências bibliográficas
Além do e-book e PMBOK, foram consultados os sites: https://www.siteware.com.br/metodologias/ciclo-pdca/ https://www.projectbuilder.com.br/blog/ciclo-pdca-uma-ferramenta-imprescindivel-ao-gerente-de-projetos/ https://blogdaqualidade.com.br/o-que-e-pdca/

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