Secretariado

   Escola de Profissões[pic 1][pic 2][pic 3]

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SUMÁRIO

1        Carta        

1.1        principais elementos de uma carta:        

1.2        Tipos de carta        

1.3        TRABALHOs postais:        

1.4        envelopamento        

2        documentos e arquivamento        

2.1        Arquivando documentos:        

2.2        CONDIÇÕES DE ARQUIVAMENTO:        

2.3        TIPOS DE ARQUIVO        

2.4        EQUIPAMENTOS UTILIZADOS COMO ARQUIVO        

2.5        Sistemas de arquivamento:        

2.6        Sistema alfabético:        

2.7        Sistema Numérico        

2.8        Sistema geográfico:        

2.9        Uso de remissivas no arquivo:        

2.10        Tabela de temporialidade de documento (TTD)        

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1. CARTA

Diferencia-se das cartas comuns por sua importância, pois sua forma de comunicação escrita destina-se a manter ou encerrar transações. É importante que se tenha o máximo de cuidado com as cartas comerciais, explorando os segredos de linguagem para redigir cartas agradáveis e atraentes, através de uma carta poderá conquistar, persuadir, e conseguir bons negócios

1. PRINCIPAIS ELEMENTOS DE UMA CARTA:

• Formato:

Os formatos mais recomendáveis são: papel A4 ou carta. Muitas empresas possuem papel timbrado onde tem o seu logotipo

• Data:

        Para datas no meio do texto, pode-se optar por dois dígitos ou um só:

Exemplo:

Pelotas, 27 de outubro de 2012

Prezados senhores:

Sentimos comunicar-lhes que, por motivos alheios a nossa vontade, a vendas dos equipamentos solicitados em seu pedido Nº 002 sofreu um atraso em virtude da falta de energia em nosso estabelecimento.

Serão enviados no próximo dia 15 e não no dia 10, como havíamos prometido.

Esperamos que este atraso não lhes acarrete nenhum prejuízo, solicitamos desculpas.

Cordialmente,

Pedro Silva,

Chefe de Vendas

• Destinatário:

Estruturando o destinatário no corpo da carta:

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•  Referência e assunto:

Referencia- diz respeito a um numero do documento mencionado

Assunto: esclarece o assunto

Referencia: ficha de compensação (incorreto)

Assunto: ficha de compensação (correto)

Assunto: ficha de compensação – sua carta Nº 100 (referencia)

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• Texto:

1. Vocativo:

Inovação ao destinatário. Tem que concordar em gênero (masculino ou feminino) e numero (plural ou singular) com o setor ou a pessoa a quem a correspondência é enviada

T.C.H. Telecomunicações S.A.

Setor de cobranças

Prezados clientes

T.C.H. Telecomunicações S.A.

Setor de cobranças

Att: Sr. Pedro Silva

Prezado Cliente

1. Parágrafo:

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1. Introdução:

Atendendo para solicitações constantes de sua carta...

Em vista ao anuncio publicado...

Com referencia a carta...

Desejamos notifica-lo que...

Comunicamos...

1. Fechos:

Os fechos são marcados pelo ultimo paragrafo da carta comercial, normalmente utiliza-se expressões de cortesia.

        Poderá usar: cordialmente- saudações- respeitosamente

1. Linguagem:

A linguagem comercial deve ter forma impessoal e gramaticalmente correta. A redação comercial faz uso de uma linguagem profissional que consiste num vocabulário técnico referente à área de atuação da empresa

• Ser imparcial e impessoal
• Basear-se em dados reais (pesquisas)
• Selecionar informações úteis e adequadas
• Ser objetiva, clara, breve, coerente, concisa, correta.

1. Assinatura:

A assinatura sofreu algumas alterações de um tempo para cá, por exemplo, tipos de assinatura que não se utiliza mais.

Registre apenas o nome e se necessário acrescente o cargo.

     

1. TIPOS DE CARTA[pic 15]

• Bancarias:

Relacionadas à vida bancaria:

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• Comercial:

Ocupa-se de transação comercial ou industrial

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• Oficial:

Tem origem no serviço público, civil ou militar.

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• Carta para fazer uma cobrança:

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• Carta informando que não pagará uma dívida:

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1. TRABALHOS POSTAIS:

Além das inúmeras rotinas apresentadas pela profissão, existem ainda os serviços prestados pela Empresa Brasileira dos Correios (ECT), como por exemplo, enviar ou receber encomendas de valor, fazer repasses ou pagamentos sem utilizar a rede bancaria, receber entregas especiais de documentos e muitos outros.