Sugestão De Atendimento Em Escolas Roraimenses

PROCEDIMENTOS NO ATENDIMENTO PÚBLICO

1. ATENDIMENTO AOS ALUNOS:

Cumprimente o aluno: Sempre comece com uma saudação amigável e um sorriso.

Identifique o aluno: Peça o nome e, se necessário, o número de matrícula ou turma para acessar informações relevantes.

Ouça atentamente: Deixe o aluno expressar suas preocupações, perguntas ou solicitações. Mantenha uma postura atenciosa e receptiva.

Forneça informações: Responda às perguntas do aluno ou forneça as informações necessárias. Se você não souber a resposta, direcione-o para alguém que possa ajudar.

Registre informações: Faça anotações sobre o atendimento, como data, hora, motivo da visita e ações tomadas.

Resolva o problema: Se o aluno tiver um problema que possa ser resolvido imediatamente, tome medidas apropriadas. Caso contrário, encaminhe-o para a pessoa ou setor adequado.

Despeça-se: Certifique-se de que o aluno esteja satisfeito com o atendimento antes de encerrar a conversa.

1. ATENDIMENTO AOS PAIS:

Recepção: Cumprimente os pais com cortesia e atenção.

Identificação: Peça o nome do pai/mãe e o nome do aluno, se aplicável, para acessar informações específicas.

Escute com empatia: Ouça com atenção as preocupações dos pais e deixe-os se expressar.

Forneça informações: Responda às perguntas ou preocupações dos pais com informações

precisas e objetivas. Se não souber a resposta, comprometa-se a descobrir e retornar a ligação.

Encaminhe quando necessário: Se a questão exigir ação adicional, encaminhe os pais para a pessoa ou setor apropriado.

Documente a interação: Registre detalhes da conversa, incluindo datas, nomes e informações relevantes.

Encerre a conversa: Certifique-se de que os pais estejam satisfeitos e prontos para encerrar a conversa.

1. ATENDIMENTO AOS PROFESSORES, DIREÇÃO, COORDENAÇÃO E ORIENTAÇÃO EDUCACIONAL:

Cumprimente e agende: Agende um horário adequado para o atendimento, a fim de evitar interrupções.

Prepare-se: Reúna todas as informações relevantes e documentos antes da reunião.

Escute: Dê a oportunidade para a pessoa expressar suas preocupações ou apresentar informações.

Forneça apoio: Ofereça assistência ou informações necessárias para ajudar a resolver qualquer problema.

Tomar medidas: Se necessário, tome medidas apropriadas e acompanhe o progresso.

Registre: Documente a reunião e quaisquer ações tomadas.

Siga o acompanhamento: Seja proativo em acompanhar as questões ou preocupações até que sejam resolvidas.

1. ATENDIMENTO A FUNCIONÁRIOS DA ESCOLA:

Recepção: Cumprimente o funcionário com cortesia e atenção.

Escute: Ouça com empatia as preocupações ou solicitações do funcionário.

Forneça informações: Responda às perguntas ou forneça as informações necessárias.

Encaminhe quando necessário: Se a questão exigir ação adicional, encaminhe o funcionário para o setor ou pessoa responsável.

Registre a interação: Mantenha um registro da conversa, incluindo datas e detalhes relevantes.

Resolva o problema: Se for possível, tome medidas para resolver o problema.

Encerre a conversa: Certifique-se de que o funcionário esteja satisfeito antes de encerrar a interação.

PROCEDIMENTOS POR TIPOS DE SOLICITAÇÕES

1. REQUERIMENTOS:

1.1 Recepção e identificação: Cumprimente o aluno, pai ou responsável que está fazendo o requerimento. Peça o nome do requerente e, se aplicável, o número de matrícula.

1.2 Entenda o requerimento: Escute com atenção o motivo do requerimento. Pergunte quais documentos ou informações são necessários para processar o pedido.

1.3 Forneça orientações: Explique os documentos ou informações necessárias e quaisquer prazos associados ao requerimento.

1.4 Coleta de documentos: Se necessário, ajude o requerente a preencher os formulários apropriados e colete os documentos relevantes.

1.5 Registro e acompanhamento: Registre o requerimento em um sistema de acompanhamento para garantir que seja processado em tempo hábil.

1.6 Comunique-se com o requerente: Mantenha o requerente informado sobre o status do               pedido e qualquer atualização relevante.

1.7 Processamento: Processe o requerimento de acordo com os regulamentos da escola e as     políticas estabelecidas.

1.8 Notificação e entrega: Comunique ao requerente quando o requerimento estiver pronto e providencie a entrega ou disponibilização dos documentos ou serviços solicitados. Para a comunicação eficiente, certitifíque-se de que os dados de contatos estejam registrados.

1. DECLARAÇÕES:

2.1 Identificação e solicitação: Cumprimente o aluno, pai ou responsável e solicite detalhes sobre a declaração desejada, tais como: destino e motivo.

2.2 Verifique os detalhes: Certifique-se de que a solicitação esteja completa e inclua todas as  informações necessárias.

2.3 Preparação da declaração: Verifique a pasta do aluno e os documentos. Se houver pendências de documentos, solicite o documento ao requerente e realize o procedimento padrão. Prepare a declaração de acordo com os detalhes fornecidos, seguindo os modelos e formatos da escola. Utilize o sistema de gestão se estiver disponível para a geração do documento.