Suprimentos

Suprimentos Hoje 2015.

Os materiais indiretos não tem cadastro no sistema.

Não existe KABAN dentro da empresa para os materiais indiretos.

As requisições são feitas manualmente no sistema, toda a descrição do item solicitado deve ser digitada, causando diferenças nos mesmos itens, por exemplo;

Parafuso allen 10 x ¼” (Qual tipo de cabeça? Fenda, Philips, Allen, Chata? Zincado de aço ou galvanizado?)

Existe varias classificações para o mesmo item devido a esta “liberdade”

Procedimentos não pertencentes à rotina de suprimentos que prejudica o desempenho do comprador e do setor de supply chain.

• Ordens de compra para lançamento de DACTES originadas a cada venda CIF.

Todo DACTE que é emitido referente a uma venda CIF é necessário criar uma RM (Requisição de materiais) pelo faturamento para que a mesma possa gerar uma ordem de compra pelo comprador e após aprovação desta OC pelo aprovador é realizado o lançamento do DACTE no recebimento interno - RI.

Solução

– Criar uma espécie de lançamento no RI para acolhimento dos DACTES – Este processo iria reduzir as etapas de lançamento do DACTE desta forma o acolhimento do DACTE poderia ser realizado direto pelo faturamento.

Outra alternativa seria;

- Ordem de compra com o saldo em aberto para acolhimento dos DACTES.

• Ordens de compra para lançamento de Notas Fiscais de serviços de fornecedores homologados ou mercadorias compradas sem o consentimento de suprimentos.

Solução

- Criar uma espécie para acolhimento de Notas no RI.

- Criar uma ordem de compra em aberto para acolhimento anual de cada fornecedor homologado.

• Compra de passagens aéreas e reservas de hotel feitas por suprimentos.

Solução – Estes serviços devem ser realizados pela secretária ou setor comercial relacionado a viagens.

Consulta aprovação de ordem de compra para regularização de DACTES e Notas Fiscais.

• Cada usuário deveria ter acesso somente ao módulo de consulta OC ou até mesmo receber um e-mail quando a OC referente ao documento fosse aprovada.

Cadastro de fornecedores

• Guarda mirim ( Caso não seja possível realizar nenhuma das alterações acima, poderíamos usar um guarda mirim para realizar as procedimentos mais simples como regularização de Notas Fiscais, DACTES cadastros de fornecedor.

Fechamento do processo de importação.

Atualmente:

O comprador recebe o processo, faz a conferencia do valor adiantado vs comprovantes de pagamento, confere todas os documentos, elabora a capa de fechamento para cada processo.

Cria uma ordem de compra referente a nota fiscal de honorários do despachante aduaneiro.

Após aprovação desta ordem de compra, o comprador acessa o módulo de recebimento interno (RI) para realizar o acolhimento desta NF de honorários.

Após a conferência dos documentos x valor adiantado o comprador acessa a ordem de compra referente ao valor do numerário e cria uma nova linha caso o valor adiantado seja maior do que o valor gasto.

Se o adiantado for menor do que o valor gasto, o comprador ajusta a ordem de compra para o valor que foi gasto e o pagamento desta diferença se dá no momento em que o processo é acolhido no RI.

 Após o ajuste na ordem de compra referente ao numerário o comprador elabora um check list por documentos e para cada processo.

Realiza a alteração de acordo com o valor gasto x valor antecipado.

Realiza o acolhimento do numerário recebimento interno, após o acolhimento no RI é realizado o acerto de contas no AP ‘Módulo de contas à pagar” neste módulo o comprador faz o vinculo com o ADTO referente ao numerário cruza os lançamentos e finaliza temporariamente o fechamento do processo.

Após o “fechamento” do processo ele é encaminhado para o contador ou assistente contábil que faz as apurações no razão e solicita a Nota Fiscal complementar.

Recolhimentos de tributos referentes a importação.

Todos os tributos referentes à DI (Declaração de importação) é acolhido pelo comprador do recebimento interno.

Após emissão da nota Fiscal complementar o processo é redirecionado novamente para o comprador arquivar.

 

Estoque mínimo e máximo para gestão de estoque e suprimentos.

• Faltam políticas de compras, padrões e regras.
• Pouca formalização dos processos. (Requisições, tempo de atendimento as requisições formalizado para os requisitantes, prazo para o fechamento da compra e etc...)
• O conhecimento sobre as rotinas não foi compartilhado.
• Falta de disciplina das pessoas no cumprimento dos procedimentos existentes. (Como requisições para compra de serviços ou materiais que são solicitadas pelo sistema com escassez de informações requisições incompletas ou até mesmo requisições por e-mail).        
• Não temos uma estrutura organizacional de compras muito bem definida.
• Compras está descentralizada, de forma que alguns colaboradores negociam e compras é envolvida apenas no final.
• Ocorrem diversos atropelos e a área de compras é apenas “tiradora de pedidos”, de forma que o comprador está frequentemente “vendido” no processo, isto é, não é respeitado.
• Compras falha na procura, devolvendo problema ao requisitante devido a falta de informações nas requisições.
• Ocorrem compras emergenciais em grande proporção, gerando  um curto prazo para o fechamento da compra e menos poder de negociação.
• Não existem controles internos.
• Há baixo desempenho no nível de serviço e pontualidade dos fornecedores.
• Não existem planos de contingências formalizados, tão pouco fornecedores alternativos.
• Ainda compramos serviços avulsos, ao invés de consolidarmos um contrato mais abrangente.
• A falta do workflow possibilita que alguns processos fiquem retidos aguardando liberação do colaborador envolvido no processo.
• Falta um plano de ações corretivas e preventivas que trate das falhas de fornecimento.
• Quando um pedido de compra chega para ser aprovado, faltam subsídios para a decisão, e o prazo é curto para que este procedimento seja conduzido de forma adequada.
• Em termos de governança, falta divulgar indicadores de desempenho efetivos.
• Faltam controles, e não podemos ficar só dependentes da disciplina das pessoas.

A Solução

Planejamento