A Arquivologia

ARQUIVOLOGIA

Conceito de Documentos: Toda informação registrada em suporte material que pode ser utilizada e compravam fatos e pensamentos.

Documentos de arquivo: Produzidos ou recebidos por pessoa (F ou J) que constituem elementos de prova ou informação, A razão de sua origem ou função determina sua condição de documento.

Os documentos Públicos são documentos de qualquer suporte ou formato que são produzidos ou recebidos por órgãos ou entidades de caráter público ou com contratos de gestão.

Características dos Documentos de arquivo: Os documentos são classificados quanto a gênero, espécie e natureza do assunto.

Gênero: são os textuais, filmográficos, cartográficos, sonoros, informáticos (HD, Disquetes) etc.

Espécie: são definidas tanto em razão da natureza que lhe deu origem quanto à forma de registro, tomando por base os atos admin mais comuns, atos normativos, enunciativos, atos de ajuste, comprobatórios, assentamento (assenta sobre fato, apostilas, atas).

Natureza do assunto: Pode ser ostensivos (divulgação não prejudica) ou sigilosos (requerem medidas especiais de salvaguarda, podem ser Ultra secreto, secreto, confidencial e reservado)

Ultra secretos: informações sobre a integridade nacional (30 anos), Secreto: informações sobre projetos, planos, assuntos diplomático (20 anos), Confidencial: Interesse do executivo que pode acarretar danos (10 anos) e Reservado: informações podem comprometer planos, operações (5 Anos).

Teoria Das Três Idades dos Documentos: Os documentos passam por três estágios distintos de acordo com o uso que se faz dele: Corrente, Intermediário e permanente.

Arquivos Correntes ou de 1° Idade: Constitui documentos em curso ou frequentemente consultados, tem valor primário que é atender as finalidades de sua criação.

Arquivos Intermediários ou de 2° idade: são documentos que não são tão frequentados mas que podem ser solicitados, aqui é temporário.

Arquivos permanente ou de 3° idade: são documentos que já cumpriram sua finalidade mas são preservados por razão do valor (Probatório, Informativo, Cultural, Pesquisa), aqui tem valor secundário

Gestão de Documentos: É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente ou intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento.

Garante a informação, assegura a produção, administração e manutenção e contribui para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda por seu valor.

São 3 fases básicas da gestão de documentos:

1ª Fase – Produção de documentos: Se refere ao ato de elaborar documentos, deve-se otimizar a criação de documentos e evitando a produção dos não essenciais.

2º Fase – Utilização de documentos: Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos e sua guarda, envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e técnicas para classificação.

3ª Fase – Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda (Quais documentos vão ser eliminados e quais não vão)

Níveis de Aplicação: Aplicação de um programa