A Estrutura e Processos Organizacionais

Resumo – Estrutura e Processos Organizacionais

Uma organização pode ser definida como uma entidade que reúne um grupo de indivíduos para que determinadas coisas sejam feitas.

Uma empresa pode ser definida como uma organização econômica, civil ou comercial, constituída para explorar um ramo de negócio e oferecer ao mercado bens e/ou serviços.

Apesar de toda a empresa ser também uma organização, não se pode dizer o contrário, ou seja, nem sempre uma organização é uma empresa.

A estrutura organizacional consiste na forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. Desse modo, podemos definir uma estrutura organizacional como a maneira como estão organizados e distribuídos os setores, ou órgãos internos, da organização. Essas áreas são comumente conhecidas como diretorias, gerências, chefias, supervisões, etc. É representada pelo organograma, que, de forma um tanto limitada, retrata as interfaces e as hierarquias referentes a todos os seus setores.

Eficácia: ênfase nos resultados, consecução dos objetivos, acerto na solução proposta. Para definir eficácia, utilizaremos o Modelo de Metas, por ser este o conceito mais corrente e simplificado em vigor, sugerindo que uma organização é eficaz na medida em que atinge suas metas. A eficácia pode ser entendida como um fim a ser alcançado, um parâmetro, uma medida, um objetivo. Devemos ainda notar que a eficácia não é um padrão comparativo, já que o objetivo é sempre chegar a uma meta específica em determinado período.

Eficiência: ênfase no meio, realização de tarefas, resolução de problemas. A eficiência consiste no uso racional dos meios ou recursos de que se dispõe para alcançar um objetivo previamente determinado. Em outras palavras, parte-se do princípio de que estamos lidando com um processo, cujos recursos devem ser utilizados de maneira a serem otimizados ao máximo.

Impactos do ambiente externo: as organizações são parte do ambiente, ou seja, há um relacionamento recíproco entre elas e tudo que há em sua volta, o que torna imprescindível que se reconheça a importância desse tema antes de qualquer estudo mais aprofundado das estruturas e dos processos organizacionais. Na verdade, a resposta a essa pergunta nos é dada por duas teorias: a Teoria dos Sistemas e a Teoria Contingencial.

Teoria dos Sistemas: apresenta uma abordagem multidisciplinar que estuda as propriedades comuns em distintas entidades. Em sua definição básica, os sistemas são partes ordenadas de elementos que se encontram inter-relacionados e que interagem entre si. A organização interage com o meio externo já que preconiza que as organizações são sistemas abertos. A organização deve funcionar como um sistema onde todas as partes interagem entre si para a melhor eficiência e eficácia.

Teoria da Contingencial: enfatiza que não existe um único e exclusivo modelo para organização da empresa e nem mesmo para que se atinja a eficiência e eficácia, sendo que tanto a estrutura e o funcionamento das empresas estão dependentes da relação com o ambiente e a tecnologia. Tudo é relativo e depende do momento. Existe, portanto, uma relação intensa entre o que ocorre no ambiente interno e o que acontece no ambiente externo. Cada organização reage de forma diferente as condicionantes do ambiente externo. A autora realiza uma distinção entre duas camadas de ambiente externo: o ambiente geral e o ambiente tarefa.

- Ambiente Geral: Condições tecnológicas; Condições gerais; Condições políticas; Condições econômicas; Condições demográficas; Condições ecológicas; Condições culturais.

- Ambiente Tarefa: Fornecedores; Clientes e usuários; Concorrentes; Entidades reguladoras.

Relação entre a Teoria Contingencial e a Teoria dos Sistemas: Estão estreitamente relacionadas. Na abordagem contingencial busca-se compreender as ações entre os subsistemas organizacionais e o que há dentro deles, bem como a relação da organização e o ambiente externo.

Fundamentos básicos dos modelos organizacionais: quando o assunto é estrutura organizacional, podemos, ao menos, pensar em dois tipos de estruturas.

- Física: a estrutura física de uma organização é formada por seu prédio e pelos demais objetos usados na execução das atividades da empresa (mobiliário, computadores, máquinas).

- Hierárquica: a estrutura hierárquica determina quem são as pessoas responsáveis por cada papel e como se enquadram nos processos organizacionais para que tudo funcione a contento. Quando se trata da estrutura hierárquica, tudo fica mais abrangente, e as conexões começam a ser formadas entre as diversas áreas da organização.

Em um contexto ideal, a estrutura deveria ser pensada anteriormente aos objetivos, de forma a facilitar, por meio de seus processos, que as metas sejam alcançadas de modo eficiente (HALL, 2009). No entanto, na vida real, algumas empresas e organizações surgem de forma precária, ou aproveitam espaços e equipamentos disponíveis no momento. Dessa forma, essas organizações se adequam a determinada estrutura, e não o contrário.

Pilares da estrutura organizacional: as estruturas e os processos organizacionais definem como as tarefas serão formalmente distribuídas, agrupadas e coordenadas. As estruturas são fundamentadas em seis pilares.

        - Especialização do trabalho: indica até que ponto podem ser subdivididas as atividades e separadas as tarefas.

        - Departamentalização: responde qual é a base para o agrupamento das tarefas.

- Formalização: responde até que ponto haverá regras e regulamentos para estabelecer os limites e parâmetros organizacionais. Atividades normalizadas e controladas dentro da organização. Não podemos deixar de fazer um contraponto em relação a Informalidade, que formada pela interação social, relacionamentos não documentados e nem reconhecidos formalmente.