A Gestão de Projetos

Na atualidade, nota-se o aumento do numero de novos bens e serviços que são incrementados nas organizações por meio de projetos, deixando evidente cada vez mais o uso das metodologias de gerenciamento de projetos.

Existe uma estrutura que visa fazer a ponte entre o projeto e a organização que vai ser implementado que é o escritório de gerenciamento de projetos (Project Managemente Ofice - PMO). Consiste, na estrutura voltada para a aplicação dos conceitos de gerenciamento de projetos dentro da organização.

Projeto pode ser conceituado como um esforço temporário para criar um bem ou serviço único. Já o gerenciamento de projetos pode ser definido como  a arte de coordenar atividades com o objetivo de atingir as expectativas dos stakeholders.

O PMO é acrescentado em uma organização quando a mesma vê a necessidade de aumentar o nível de maturidade de gerenciamento dos seus projetos de modo a garantir a competitividade e minimizar perdas. Ele deve estabelecer, uniformizar, garantir a padronização, processos, métricas e ferramentas de gerenciamento de projetos.

Segundo Galbraith (1971), dentro do contexto de projetos tem-se tipos de estruturas diferentes, onde pode se encontrar um extremo entre a organização funcional e no outro extremo a organização por projeto. Mediante  a isso, usa-se a classificação em três tipos de estruturas básicas que aplicam o conceito de gerenciamento de projetos: estrutura funcional, matricial e projetizada.

A estrutura funcional clássica é uma hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido. Os funcionários são agrupados por especialidade. Essas organizações funcionais possuem projetos, porém o escopo do projeto fica restrito aos limites de cada função. Sendo assim, é uma estrutura baseada na hierarquia e divisão do trabalho.

Na estrutura projetizada temos equipes que são alocadas por projetos, nela não existem os gerentes funcionais ou pessoas designadas por especialização e sim pessoas alocadas por projeto e ao gerente responsável por esse projeto. Nela, o gerente de projetos tem todos os recursos e infraestrutura para que seu projeto tenha sucesso.

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Na estrutura matricial fraca é uma estrutura em que a hierarquia  e divisão do trabalho são muito fortes, os gerentes funcionais têm grande poder, o foco é na disciplina e cada pessoa é especializada na sua atividade. Ou seja, quando a organização vai incrementar algum projeto fica responsável esse trabalha a um grupo de pessoas representantes de cada uma das áreas funcionas que o projeto passa.

Na estrutura matricial balanceada é onde surge o gerente de projetos, pois uma das pessoas da equipe acaba por ser nomeado como responsável pela condução do projeto. Esse gerente não tem nível hierárquico sobre os demais, porém, o mesmo pode distribuir ou cobrar a execução das atividades da equipes. Um problema que ocorre e que quando atividades rotineiras se chocam com atividades dos projetos, as atividades rotineiras são priorizadas.

Na estrutura matricial forte a autoridade é exercida pelo gerente de projetos, que é o responsável por sua conclusão e a quem compete realocar os recursos e definir as equipes de trabalho. Deste modo, o gerente tem autoridade sobre os aspectos do projeto e as pessoas alocadas dedicam seu tempo ao projeto. Ainda nessa estrutura, há a criação de uma área funcional composta somente por gerentes de projetos.