A Implantação de PMO

ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de atividade individual

Disciplina: Gerenciamento de Portfólio e PMO Módulo:

Aluno: Alinne Rezende de Paula Turma:

Tarefa: Demonstração de como a implantação do PMO pode contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos da empresa.

Introdução

Os projetos são de extrema importância para as empresas afim de que se tornem mais competitivas em um mercado cada vez mais inovador. Para isso, as formas de gerenciar estratégias devem estar cada vez mais profissionalizadas e passam a ser uma condição essencial para as organizações se manterem estáveis.

VARGAS (2009) define projeto como sendo um empreendimento não repetitivo, que possui uma sequênia lógica e clara de eventos, além de possuir início, meio e fim.

Ao conjunto de projetos de uma organização, podemos chamar de portfólio. Archibald e Archibald (2016), definem portfólio como um grupo de projetos e programas, visando ao uso mais efetivo dos recursos.

PMO (Project Management Office) é um escritório de gerenciamento de projetos que objetiva o alinhamento das estratégias com os projetos. Ele é constituído por pessoas com conhecimento em gerência de projetos. As atribuições variam confome a maturidade, necessidade e estrutura da organização

A Argo Menthor é uma empresa de pesquisa bioquímica multinacional voltada essencialmente para a promoção da saúde humana. A empresa pretende ser a número 1 em pesquisa bioquímica, reconhecida no mercado pela inovação e caráter social.

Para sair na frente dos concorrentes, a Argo Menthor irá desenvolver um rigoroso processo de gerenciamento de portfólio para alinhar as estratégias da empresa e assim alcançar os objetivos organizacionais.

Para isso, será implantado um escritório de gerenciamento de projetos para que se possa maximizar o atingimento dos objetivos, otimizar o uso e alocação dos recursos e disseminar a cultura de gestão de projetos pela organização.

O objetivo desse trabalho é analisar e demonstrar como a implantação do PMO pode contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos da empresa.

Sua justificativa é pautada na necessidade cada vez maior das organizações serem mais ágeis no retorno de investimentos em projetos. Isso é melhorado com a implantação de um escritório de gerenciamento de projetos uma vez que utilizará de técnicas, metodologias, informações entre outros arifícios para alinhar os objetivos estratégicos aos projetos.

Desenvolvimento – identificação das funções do PMO que podem contribuir para o alcance dos quatro objetivos estratégicos estabelecidos para a nova área de projetos da Argo Menthor.

Escritório de gerenciamento de projetos

A existência de um escritório de gerenciamento de projetos é indicado como boa prática pelo PMBOK , apesar de não ser uma condição obrigatória. Ele é classificado como boa prática pois objetiva um gerenciamento mais alinhado às estratégias e mais efetivo.

ANSELMO (2002) define como escritório de projetos, parte da organização que define, uniformiza e defende padrões, processos, métricas e ferramentas, além de oferecer suporte necessário para treinamentos, gerenciamento e documentação.

RAD & RAGHAVAN (2000), citado em REIS (2011), definem o PMO como uma entidade da organização que direciona os procedimentos de gerenciamento de projetos. Ele funciona como um mecanismo de continuidade das experiências e lições aprendidas durante o processo de gerenciamento além de ajudar na integração das atividades de gerenciamento de projeto com as políticas e procedimentos organizacionais.

Tipos de escritórios

Existem vários tipos de escritórios de gerenciamento de projetos. Na literatura encontramos várias classificações para os tipos.

CRAWFORD (2002) , citado por REIS (2012), classifica os escritórios de gerenciamento de projetos conforme listagem abaixo:

- Escritório de projetos de nível 1: Escritório de controle de projetos

- Escritório de projetos de nível 2: Escritório de uma área do negócio

- Escritório de projetos de nível 1: Escritório Estratégico de Projetos.

Já ALMEIDA (2017), utiliza do quadro abaixo para classificar os tipos de projetos, evidenciando a grande variedade existente.

Quadro 1: Tipologia de EGP

Fonte: Adaptado de Correia (2013)

A implantação do escritório de gerenciamento de projetos

O processo de implantação de um escritório de gerenciamento de projeto deve ser aprovado pela alta direção. Esse é um trabalho árduo e deve conter análises, principalmente de relação custo benefício, que viabilizará a implantação do mesmo.

Existem alguns fatores que podem desencadear a necessidade da implantação de um escritório de gerenciamento de projetos. Almeida (2017) cita problemas de desempenhos dos projetos e desejos e necessidades organizacionais com a gestão de projetos. Como forma de chamar a atenção, o autor ainda cita o modismo como um não fator para implantação.

A implantação de um PMO é desafiadora. Será uma mudança de cultura por parte dos envolvidos na organização. Além disso, ele envolve pessoas capacitadas para atuarem nas atividades de gestão de projetos.

Os cinco fatores críticos para o sucesso citados abaixo, foram indicados por BRIDGES & CRAWFORD (2000) na implantação de um PMO:

- Foco no valor;

- Planejamento;

- Patrocínio;

- Comunicação;

- Simplicidade do processo.

Os mesmo autores também citam 3 fatores que podem levar ao fracasso. São eles:

- Fazer tudo de uma só vez;

- Esquecer os stakeholders;

- Procrastinar;

- Trabalhar no vácuo;

- Demandar antes de prover.

A implantação de um escritório de gerenciamento de projeto deve também ser considerado como um projeto e portanto