PROPOSTA DE DEPARTAMENTO INTERNO DE AUDITORIA DE ESTOQUES EM UM ALMOXARIFADO DE MISTURADORA DE FERTILIZANTES

PROPOSTA DE DEPARTAMENTO INTERNO DE AUDITORIA DE ESTOQUES EM UM ALMOXARIFADO DE MISTURADORA DE FERTILIZANTES

Autor: GUEDES, Jakson da Silva

COLOMBO, Kamila

RESUMO^[a]

 Este artigo apresenta a integração do departamento corporativo de gestão de estoque e a as atividades desenvolvidas pelos analistas de estoque em uma empresa com sua matriz localizada no município de Paulínia – SP, formando assim um departamento interno de auditoria de estoque, centralizando os treinamentos e acompanhamentos de planilhas gerenciais, indicadores e inventários. Portanto foi feito uma pesquisa local, relatando atividades desenvolvidas e melhorias adquiridas tanto no processo quanto na diminuição dos gastos.

Palavras-chave: Gestão De Estoque. Estudo de Caso. Inventários. Testes. Planilhas Gerenciais.

1.  INTRODUÇÃO

A agroindústria no Brasil possui forte papel na economia e diversos estudos tecnológicos no setor apresentam técnicas de melhoramento dos produtos. Porém, poucos estudos abrangem aspectos sobre gestão da produção na cadeia produtiva com intuito de aperfeiçoar seus processos, garantir a utilização adequada da matéria prima e a comercialização de alimentos seguros.

Este artigo visa apresentar a importância do gerenciamento dos almoxarifados. Neste sentido pretende demonstrar as melhorias adquiridas pelo setor de auditoria interna, implantando sistemas de controles internos, melhorias em infraestruturas, redução de custos e investimento em pessoal. Apesar de a empresa atuar no mercado há mais de trinta anos, ela não possuía um controle de estoques adequado, que a permitisse reduzirem custos com almoxarifado. Sendo assim, o capital da empresa estava sendo investido de maneira incorreta, o que ocasionava acúmulo de mercadorias em estoque por compras desnecessárias, gastos com materiais de manutenção e falta de espaço físico para os demais produtos comercializados armazenados por ela.

Apesar de os recursos materiais e patrimoniais consumirem boa parte dos investimentos de uma organização, são considerados indispensáveis para a produção e prestação de serviços.

 A gestão desses recursos exige que o administrador seja eficaz para evitar que o atendimento aos clientes e o equilíbrio econômico-financeiro da empresa sejam comprometidos.

Um dos principais papéis desempenhados pelo administrador está relacionado com a gestão dos recursos das organizações, uma vez que, geralmente, esses recursos são escassos e constituem-se em materiais, patrimônio, capital e pessoas.

Pode ser considerado como ‘recurso’ tudo aquilo que gera, ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo, podendo ser capital, terra ou prestações de serviços (MARTINS;ALT,2003).

A analise de documentos, entrevista e observação direta foram as técnicas utilizadas para realização dessa pesquisa. A partir dos dados realizou-se uma leitura embasada nas abordagens apresentadas na fundamentação teórica relacionada ao tema investigado.

2. ESTRUTURA FISICA DO ALMOXARIFADO

A visão de alguns autores sobre a estrutura do almoxarifado é apresentada neste item focando a estrutura física e etapas do processo de armazenagem.

2.1. ESTRUTURA FISICA

A configuração de instalação (em inglês layout) estabelece a relação física entre as várias atividades. O layout pode ser simplesmente o arranjar ou o rearranjar das várias máquinas ou equipamentos até se obter a disposição mais agradável. No entanto, numa grande indústria este procedimento não é tão simples, pois um simples erro pode levar a sérios problemas na utilização dos locais, pode originar a demolição de estruturas, paredes e até mesmo edifícios e consequentemente causar custos altíssimos no rearranjo. Para evitar tudo isto é necessário realizar um estudo, encontrando assim o melhor planejamento de layout. Pois, os custos relativos ao planeamento de um layout são inferiores aos custos relativos ao rearranjo de um layout defeituoso (Muther, 1978, p. 1). Existem vários tipos de layouts e cada um deles se adequa a determinadas características, sendo uns mais vantajosos que outros. No planeamento do layout é necessário ter em conta todos os fatores (os materiais, a maquinaria o Homem, o movimento, a espera, o serviço, a construção e a mudança, pois estes fatores podem influenciar negativamente o planejamento do layout (MUTHER, 1955, p. 27)).

Para estudar o planeamento do layout é necessário estudar os padrões de fluxo nas estações de trabalho, nos departamentos e entre os departamentos (TOMPKINS, 1996, p. 85).

Um dos maiores problemas de um Almoxarifado é como melhor aproveitar seu espaço para manter a organização e os níveis de segurança. Uma correta distribuição do espaço dentro do Almoxarifado consiste em verificar e determinar:

•  quantidades dos materiais A, B, C, D etc.;

• espaço (em metros quadrados), que os materiais irão ocupar no Almoxarifado;

• metragem dos suportes, prateleiras, estrados etc., onde os materiais serão armazenados;

• a área de entrada e recebimento dos materiais;

• a área de expedição dos materiais;

• os corredores internos;

• a área ocupada pelos sistemas de manutenção interna;

• a área necessária para os serviços de controle de materiais;

• área para possível expansão.

Em relação ao espaço total disponível do Almoxarifado, é possível se determinar o espaço necessário para cada grupo de materiais, através do cálculo da área ocupada para cada um dos itens acima. Os espaços deverão ser subdivididos de tal forma que dentro dessa área caibam pelo menos os itens cima relacionados.

2.2. RECEBIMENTO

Para Viana (2000), o recebimento de materiais no Almoxarifado compreende quatro fases:

a.        1ª fase: Entrada de materiais;

b.        2ª fase: Conferência Quantitativa;

c.        3ª fase: Conferência Qualitativa;

c.        4ª fase: Regularização

        As principais atribuições do Almoxarifado são:

a.        Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;

b.        Entregar os materiais mediante requisição autorizadas aos usuários da empresa;

c.        Manter atualizados os registros necessários.(VIANA, 2000).