Plano de gestão

ODONTOCOMPANY

PLANO DE GESTÃO

ROTINA ODONTOCOMPANY

SHIRLEY NASCIMENTO

19/05/2014

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RECEPÇÃO/ VENDAS / ADMINISTRATIVO/ FINANCEIRO/ AUXILIAR CLÍNICO/ ESTERILIZAÇÃO/ SERVIÇOS GERAIS

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1- RECEPÇÃO

1.1 Marcação

1.1.1 Cadastrar o cliente para avaliação no sistema clínico da odontocompany, com o preenchimento rigoroso de todos os dados. Telefone (no mínimo 2- fixo e celular), e-mail, CEP. Após o cadastro incluir  no sistema Clínica, o paciente em LANÇAMENTOS, PEDIDOS E ORÇAMENTOS.

 1.1.2 Agendar todos os pacientes no sistema clínico da odontocompany nas opções, data, horário e profissional Clínico, Prótese e/ou Implante, anotando no cartão agenda do paciente, para que o mesmo fique ciente de sua consulta agendada. Solicitar ao cliente o cartão de retorno que ele já possui, não dá a ele um novo cada vez que retorna, evitando desperdício de material.

1.1.3 Atender todas as ligações externas e/ou interna dando direcionamento ao setor responsável, dando informações e/ou tirando dúvidas dos clientes.

1.1.4 Confirmar todos os pacientes um dia antes da consulta por meio de ligações telefônicas e em seguida anotar no campo observação, no sistema clínico na agendo do paciente, a palavra “CONFIRMADO”.

1.1.5 Reposição de formulários na caixa de sugestões e a retirada dos mesmos uma vez por semana e direcionando ao responsável pela coleta das informações. Alinhar cadeiras na sala de espera, verificar se as revistas estão espalhadas pelas cadeiras ou desalinhas no suporte mantendo o ambiente sempre organizado.  

1.1.6 Controlar as fichas diárias levadas para recepção dos pacientes que estão agendados e direcioná-las as salas dos dentistas.

1.1.7 Incluir todos os pacientes agendados no sistema para que o profissional possa lançar os procedimentos que o mesmo irá realizar e liberar a venda para o financeiro.

1.1.8 Preenchimento dos atestados de comparecimento com hora de chegada e saída e/ou dias a depender do procedimento realizado pelo pacientes agendados pela parte clínica, protética e/ou implante. Solicitar ao administrativo todo material de impressão necessário sempre com antecedência (não esperar acabar).

1.19 Solicitar ao paciente ou responsável que preencha o formulário de sugestões (entregar na mão do cliente), a partir da segunda ou até a última consulta. Incentivá-lo oferecendo um brinde Odontocompany.

1.20 Observar se o odontograma e a nota promissória estão assinados senão pedir ao cliente para assinar, evitando assim processos jurídicos e penalidades, onde o custo será repassado a este setor.

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1.2 CAIXA

1.2.1 Cadastrar o cliente para avaliação no sistema clínico da odontocompany, com o preenchimento rigoroso de todos os dados. Telefone (no mínimo 2- fixo e celular), e-mail, CEP. Após o cadastro incluir  no sistema Clínica, o paciente em LANÇAMENTOS, PEDIDOS E ORÇAMENTOS.

1.2.2 Recebimento dos boletos ODC, Ortodontia e Crediário no sistema da odontocompany com emissão de duas vias do comprovante de pagamento sendo que, a primeira via grampeia na parte do carnê destacado do cliente para controle do financeiro e a segunda via grampeia no carnê do paciente. Fazer recebimento via cartão de crédito, utilizando o terminal da operadora adequada e seguir a mesma conduta na emissão de recibos.

1.2.3 Seguir à risca o parcelamento e desconto feito pelo vendedor e/ou orçamentista, pois o mesmo já acordou com o cliente. Não interferir na negociação. Na dúvida consultar o vendedor e/ou orçamentista.

1.2.4 Controlar se os valores pagos estão de acordo com os procedimentos realizados pelo cliente particular ou se o mesmo precisará efetuar uma quantia antes do próximo procedimento. Emitir em duas vias o recibo de pagamento com o nome do cliente, valor numérico e extenso, procedimento que será realizado, assinatura do responsável pelo caixa e carimbo da odontocompany, primeira via original cliente e segunda via carbono caixa. Entregar esse recibo no ato do recebimento, não deixar para depois. Perguntar ao cliente se necessita de nota fiscal, passando a lista dos mesmos no fechamento do caixa.

1.2.5 Imprimir carnê ODC no momento que o paciente chegar para primeira consulta. Cortar, arrumar por data de vencimento e grampear na capa própria do carnê. Entregar ao paciente. OBRIGATORIAMENTE ENTREGAR NESTE MOMENTO.

1.2.6 Imprimir prontuário paciente particular, entregar ao mesmo para assinar, junto com a nota promissória. Se crediário, imprimir carnê, cortar, arrumar por data de vencimento e grampear na capa própria, entregar ao cliente. OBRIGATORIAMENTE ENTREGAR NESTE MOMENTO. Marcar a próxima consulta do cliente.

1.2.7 Identificar nos contratos de ODC se foi realizado pelo promotor no campo já existente do formulário para facilitar a identificação pelo administrativo na hora do cadastro sistêmico.

1.2.8 Lançar no sistema CLÍNICA o odontograma sistêmico do paciente particular e ODC e as vendas. Depois dos lançamentos feito, o caixa deverá baixar a quantia paga pelo cliente particular no sistema CLÍNICA e ODC no CONTRATO e emitir o comprovante referente à baixa do valor pago na data.

1.2.9 Fechar o caixa diariamente no final do expediente com a planilha de caixa, preenchida de acordo com as entradas dos procedimentos realizados pelos clientes, juntamente com o financeiro. Em horário de almoço o caixa realizará a sangria do dinheiro e crediário em um protocolo contendo, data, valor, assinatura caixa e financeiro, para que o mesmo seja acrescentado no final do dia juntamente com os demais valores existentes.

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1.3 ORTODONTIA

1.3.1 Recepcionar o cliente, dando informações sobre planos oferecidos pela clínica, ortodontia e rotinas da empresa.

1.3.2 Cadastrar TODO paciente no sistema, mesmo que apenas pegue a solicitação de documentação.

1.3.3 Marcar, remarcar e confirmar os pacientes de ortodontia na agenda clínica da odontocompany sempre um dia antes da consulta com o ortodontista.

LANÇAMENTOS/FICHAS E ATENDIMENTOS/ CLICA ORTODONTIA/CLIENTE/PAGAMENTO/INCLUIR/LISTA/INCLUIR/ATENDIMENTO.A partir daí a ASB lança o procedimento.