Sistema Ponto Digital em Minas Gerais - Um Estudo de Caso

O Sistema Ponto Digital no Estado de Minas Gerais: um estudo de caso

Higor Alfredo Damaso da Silva

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Elisamara de Oliveira, MSc, PhD

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Curso de Pós-Graduação Lato Sensu em Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação da UNESA – Universidade Estácio de Sá

Resumo

Na Era da Informação as empresas estão tendo que se adaptar e dar respostas ágeis e eficientes ao mercado para que garantam sua sobrevivência. A globalização e a crescente difusão da tecnologia estão propiciando o desenvolvimento de ferramentas de TI, notadamente os Sistemas de Informação, que vêm trazendo soluções para (re-) desenho de processos organizacionais, visando um aumento de produtividade e/ou corte de gastos. Nesse contexto, a Administração Pública Estadual de Minas Gerais tem buscado utilizar e desenvolver novas ferramentas tecnológicas objetivando realizar a transição de atividades manuais para sistemas informatizados que as executem de forma mais eficiente, eficaz e efetiva. Posto este cenário, em 2017 começou-se a desenvolver e a implementar o Sistema Ponto Digital, que foi criado com o objetivo de promover a desburocratização, acelerar e modernizar os processos relacionados à marcação e validação da folha de ponto dos servidores públicos. Este artigo apresenta, na forma de um estudo de caso, como ocorreu a implementação do sistema e elenca os diversos ganhos tangíveis e intangíveis para as Secretarias Estaduais e demais órgãos do Poder Executivo de Minas Gerais.

Palavras-chave: Ponto Digital, Sistemas de Informação, Tecnologia da Informação aplicada à administração pública

1 Introdução

        A constante evolução da Tecnologia da Informação - TI tem permitido cada vez mais o surgimento de novas soluções para o processamento de informações das organizações. É comum constatar que os gastos no setor de TI ou na implementação de novas tecnologias em empresas são classificados como investimento e não como “meras” despesas correntes. Essa mudança de mentalidade dentro das empresas só foi possível graças à constante evolução e acessibilidade de sistemas informatizados que se tornaram mais acessíveis e simples de se implementarem do que há algumas décadas atrás. No entanto, ainda que possam ser mais caros inicialmente, esses sistemas geram maior produtividade e economia no futuro, quando se analisa todo o planejamento de uma organização. Portanto, os gastos com TI, para além de dispêndios mensais de uma empresa, representam vantagens competitivas e até mesmo a sobrevivência de várias delas no mercado.

        Os Sistemas de Informação- SI podem servir a diversas finalidades: dar suporte operacional a transações de uma empresa, auxiliar nas atividades rotineiras de um escritório, servir de apoio para produção de relatórios e para a tomada de decisões sobre assuntos pontuais ou até mesmo aquelas que irão definir o futuro de uma corporação. Independentemente do tipo de SI que é utilizado, a sua implementação ocorre visando produzir algo novo ou tornar mais eficiente algum processo organizacional de uma empresa.

Nesse sentido, várias destas empresas apresentam fluxos e processos organizacionais que, mesmo sendo de baixa complexidade em sua natureza, são inerentes ao bom funcionamento de suas áreas-meio e, consequentemente, da organização como um todo. Dessa forma, na medida em que novas tecnologias chegam ao mercado, estes fluxos organizacionais são revistos de forma a se tornarem mais eficientes, tanto em tempo para realização dos mesmos quanto do ponto de vista financeiro.

Nesse contexto, os órgãos estaduais do estado de Minas Gerais têm passado por diversas mudanças no que diz respeito à adoção de sistemas informatizados que sejam capazes de simplificarem serviços que demandam grande quantidade de pessoas, tempo e que impactam tanto no bem-estar dos servidores quanto na vida financeira do Estado. Dentre os vários projetos que foram implementados no Estado de Minas Gerais nos últimos anos, o Sistema do Ponto Digital surgiu no intuito de desburocratizar e acelerar os processos relacionados à marcação e validação da folha de ponto dos servidores. O projeto ganhou bastante destaque, tendo vencido, em 2019, a 4ª edição do Prêmio Inova Minas Gerais, uma iniciativa que busca reconhecer e fomentar ideias inovadoras para a Administração Pública.

O presente artigo apresenta, de maneira sintética e direta, como aconteceu a implementação do Sistema do Ponto Digital e quais foram os ganhos para os órgãos que compõem o serviço público estadual de Minas Gerais. São relatados os processos de implementação do Ponto Digital e como foram os impactos causados a partir de sua implantação, mostrando-se um comparativo de como eram estes processos antes e após a sua utilização. São apresentados, também, dados relativos à economia alcançada com o Sistema Ponto Digital.

2 Fundamentação Teórica

2.1 Sistemas informatizados: evolução, benefícios e desafios

        A implementação de sistemas de informações digitais em empresas é um dos fatores primordiais que garantem sua prosperidade e sobrevivência no mercado.

De acordo com Marques e Resende (2013), os sistemas de informações analógicos eram baseados em técnicas de registros, nas quais os dados eram catalogados, organizados e arquivados por um(a) arquivista, que por sua vez extraía deles as informações que poderiam ser relevantes para uma empresa.

Bellotto (2004, p. 300) ressalta que, mesmo que de pouca complexidade, os registros de dados exigiam bastante esforço humano para que estivessem sempre atualizados, organizados e pudessem ser cruzados. O autor afirma que a difusão da tecnologia contribuiu para a troca de ambientes físicos por meios digitais e, através da utilização de softwares, esses dados puderam ser acessados e interpretados com maior facilidade, o que garantiu às empresas mais insumos para as tomadas de decisões.

        Laudon e Laudon (2010, p. 12) definem um Sistema de Informação (SI) como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações, com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em organizações.

Stair e Reynolds (2011, p. 8) afirmam que a principal finalidade de um SI reside em auxiliar uma organização a atingir seus objetivos, proporcionando aos administradores uma visão de como controlar, organizar e planejar com eficiência e eficácia monitorando o planejamento estratégico e consequentemente melhorando os resultados.