Auditoria no Estoque. Remessa de equipamentos para conserto

AUDITORIA NO PROCESSO DE REMESSA DE EQUIPAMENTOS PARA CONSERTO - Área Estoques

Ponto de Auditoria

Foi constatado em trabalho realizado pela auditoria, na área de estoques de materiais, que determinados motores com valores representativos (materialidade) estavam sendo enviados para conserto com uma frequência significativa quando comparada com os outros itens de estoque.

Outro fato revelado nos levantamentos efetuados pela auditoria foi que no retorno dos consertos realizados por um determinado prestador de serviços, sempre constava nas notas fiscais a troca de peças velhas por novas, com a alegação que não dava mais manutenção.

a) Quais procedimentos de auditoria (elaborar um Programa de Auditoria) vocês adotariam para validar o processo de troca das peças?

b) Que controles e ou medidas podemos implementar nesse processo para minimizarmos os riscos de fraude e certificarmos se realmente houve a troca das peças?

As disponibilidades são recursos financeiros que se encontram à disposição imediata. Podem estar na própria entidade (caixa) ou em bancos (depósitos bancários à vista ou aplicações de liquidez imediata).

CAIXA

I - OBJETIVOS DA AUDITORIA

Certificar a existência física do numerário,

Determinar se as Normas Brasileiras de Contabilidade e outras normas aplicáveis (legislação específica) foram obedecidas.

Certificar a pertinência dos desembolsos relacionados a atividade da empresa.

Escopo; 100% na data base

Tanto esta base, a definição da quantidade de itens e a forma de como estes foram selecionados devem estar registrados pelo auditor em seus documentos de auditoria.

II - PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

Os procedimentos correspondem às ferramentas das quais o auditor dispõe para atingir os objetivos da auditoria e a época de aplicação obedece ao plano previamente elaborado com base na avaliação dos controles internos na Fase Preliminar e posteriormente na Fase Final quando dos eventos subsequentes a data base

Os procedimentos a serem aplicados e a forma como isto se dará, deverá constar de um roteiro ou do documento conhecido por “Programa de Trabalho”.  

Todos os procedimentos realizados deverão estar em sintonia com o Programa de Trabalho e estar adequadamente documentados.         

1- Caso exista mais de um caixa, definir qual deles será contado. Caso o auditor  faça a opção pelos dois, deverá planejar para que o trabalho seja  realizado de forma concomitante.

2– Para evitar possíveis manipulações ou encobertas de fraudes, a contagem deve revestir-se do caráter de surpresa.

3 – Para evitar problemas, a presença do responsável pelo caixa durante a contagem é obrigatória. Ao final da contagem o auditor deverá exigir uma declaração do responsável pelo caixa de que todo o dinheiro e outros bens colocados á disposição da auditoria foram devolvidos ao caixa com duas testemunhas.

4– Registrar a contagem em papéis de trabalho de auditoria do qual constarão, o nome do fundo ou do caixa; o nome do responsável pelo numerário; data e hora da realização da contagem; e  listagem de todos os itens constantes do caixa, tais como: dinheiro, cheques, recibos, e outros; O recibo (declaração) de devolução dos itens contados, conforme comentado acima

5- Atentar para sinais que indiquem possíveis dissimulações de numerários, tais como: a) descontos de cheques de terceiros; b) empréstimos temporários; c) comprovantes de pagamentos com sinais de falsificações; e c) pagamentos de realização duvidosa e de pertinência ao negócio Para estes casos o auditor deverá obter as explicações de imediato e acompanhar a solução.

6 - No caso de a empresa possuir diversos caixas do tipo fundo fixo a o auditor pode optar pelo pedido de confirmação, que consiste de uma declaração do responsável informando sobre o valor à sua disposição.

7 - Com base em demonstrativos emitidos pela empresa, selecionar um 40% de determinado número de pagamentos e recebimentos ocorridos no período sob exame, e validar as transações registradas confrontando-as com as operações normais da empresa. Dessa forma poderá concluir que o numerário em caixa, cuja existência restou comprovada pela contagem e confirmação, efetivamente pertence à empresa auditada.      

Boletim Diário de Caixa e Razão da conta caixa são exemplos de demonstrativos a serem utilizados pelo auditor como base para a seleção dos itens e serem testados.