Auditoria operacional

A auditoria operacional é uma atividade realizada sobre as operações da empresa ou organização. Para a realização do trabalho faz-se necessário coletar informações das várias divisões ou departamentos da empresa. A coleta de informações pode ser feita por meio de análise, fluxograma ou questionário. Após a obtenção das informações o auditor operacional faz a análise, detecta os pontos fortes e fracos das rotinas operacionais, sugere melhorias para os pontos fracos e elabora um relatório de auditoria operacional. O relatório de auditoria operacional deve ser apresentado a quem tenha solicitado o trabalho ou a quem este autorizar, devendo ser preservada a confidencialidade do seu conteúdo.

Para realizarmos uma auditoria operacional esta Avaliação a Distância será desenvolvida em dois passos, a saber:

1º passo - Realize uma pesquisa numa instituição que você conheça, levantando os dados e respondendo o questionário de controle interno que segue:

a) Dados de Identificação da empresa:

• Nome da empresa/instituição: Imobiliária Praia e Mar.

• Ramo de atividade da empresa/instituição: Imobiliário.

• Tempo de existência da empresa/instituição: 10 anos.

• Número de colaboradores: 12.

b) Questionário:

Observação: as perguntas a seguir devem ser feitas para algum membro da direção ou do departamento Financeiro da empresa/instituição. Para obter as respostas do questionário, você pode enviá-lo por e-mail, fazer as perguntas por telefone, ou ainda, presencialmente na empresa.

Após obter as resposta, preencha com X o instrumento que segue:

Questionário de Controle Interno

Setor Financeiro

Geral SIM NÃO

As atribuições e responsabilidades dos funcionários, contas a pagar, contas a receber caixa e bancos, estão claramente definidas nos manuais internos da organização? X

A empresa possui um sistema informatizado e interligado entre os setores (caixa, bancos, contas a pagar, contas a receber)? X

Caixa

Há apenas uma pessoa responsável pelo Caixa? X

É feito o fechamento do Caixa quando há a necessidade de troca de operador? X

O Caixa é fechado diariamente? X

O Caixa é fechado na presença de uma pessoa alheia ao setor? X

Bancos

Há uma pessoa responsável pelo controle da conta bancos? X

A empresa emite cheques para pagamentos? X

Os cheques precisam ter duas assinaturas das pessoas responsáveis? X

Os cheques emitidos são todos nominais? X

Contas a Receber

Há uma pessoa responsável pelo controle de contas a receber? X

As contas a receber são recebidas exclusivamente no banco por meio de boletos bancários? X

Os controles atuais asseguram que sejam tomadas providências para as contas a receber em atraso? X

Descontos concedidos a clientes fora das condições normais são previamente autorizados por pessoa categorizada? X

Contas a Pagar

Existe um setor de contas a pagar, cujo objetivo é habilitar notas fiscais para pagamento? X

É dada evidência no verso da nota fiscal de que o bem foi recebido ou de que o serviço foi prestado? X

O setor de contas a pagar antes de liberar a nota fiscal para pagamento confere o documento fiscal (incluindo somas e multiplicações) com ordem de compra ou contrato de prestação de serviços? X

As contas a pagar são pagas mediante boletos bancários e somente via conta bancária da empresa? X

2º passo - A partir das respostas do questionário, das leituras feitas no ambiente de aprendizagem, livro didático e outros materiais que considera importante pedem-se:

a) Levante os pontos fortes do sistema de controle interno da empresa;

b) Levante os pontos fracos do sistema de controle interno da empresa;

c) Para os pontos fracos apresente as consequências (como este ponto fraco pode prejudicar a empresa);

d) Qual o princípio de controle interno está sendo ferido;

e) Apresente uma proposta de melhoria para cada ponto fraco levantado.

Preencha os itens solicitados na Tabela que segue:

Pontos Fortes

a) A empresa possui um sistema informatizado e interligado entre os setores (caixa, bancos, contas a pagar, contas a receber.

Comentário: Atualmente é de suma importância que as empresas estejam amparadas por um bom sistema de informação, a empresa analisada utiliza o sistema “Atoda – Automação e Gestão Imobiliária”, especializado no setor imobiliário. A utilização de um sistema de informação para o controle interno das operações desempenhadas dentro da sociedade empresária “destinam-se a fornecer elementos confiáveis de apoio à tomada de decisão, auxiliando diretores, gerentes e funcionários na organização, possibilitando a análise de problemas, sua visualização e soluções.” (SILVA, 2007, p.18).

b) Os cheques precisam ter duas assinaturas das pessoas responsáveis.

Comentário: A empresa possui um controle onde a emissão dos cheques é valida somente com a assinatura de dois procuradores da firma, o controle vai de encontro ao “principio de acesso aos ativos”. Neste caso a empresa está limitando o acesso de funcionários aos ativos da empresa (equivalente de caixa), já que as operações com cheques são restritas a somente duas pessoas e estas necessitam estar em comum acordo para que os cheques sejam emitidos e assinados gerando assim