A GESTÃO DOS PROCESSOS FINANCEIROS NAS ORGANIZAÇÕES

GESTÃO DOS PROCESSOS FINANCEIROS NAS ORGANIZAÇÕES

[pic 1]

Contas a pagar

Mensalmente recebemos em nossa residência, ou na empresa em que trabalhamos, muitas contas para pagar. Essas contas se referem, por exemplo, a despesas com fornecedores ou a serviços prestados, incluindo-se também, despesas fixas com luz, água, salários, telefone etc.

São inúmeras contas que precisam ser controladas, e esse controle exige muita atenção, organização e planejamento.

De que forma, então, realizar esse controle de maneira eficiente?

Fluxo e processos

Para que a gestão das contas a pagar de uma empresa aconteça de maneira eficiente, é necessário ter uma pessoa responsável - ou um grupo de pessoas - para acompanhar e controlar todos os compromissos que a empresa assumiu, cuidando para que os pagamentos sejam realizados dentro do prazo de vencimento.

Imagine você na função de auxiliar administrativo, fazendo parte desse grupo de pessoas, responsável pela gestão do setor de contas a pagar.

Uma das suas funções será acompanhar todas as compras e contratos, garantindo que todos os pagamentos sejam realizados corretamente e dentro do prazo.

É importante destacar que o objetivo do controle das contas a pagar não se resume apenas em pagar boletos, fornecedores, fazer depósitos bancários ou transferências, mas acompanhar todo o processo, desde a compra até o pagamento. Desta forma, informações importantes são partilhadas e auxiliam a empresa na tomada de decisões financeiras.

Em conjunto, é importante realizar uma análise das vantagens financeiras, ou seja, se em alguns casos é melhor pagar ou prorrogar determinado compromisso.

Como organizar esse fluxo de informações[pic 2]

Ordens de pagamento eletrônicas ou físicas (cheque, TED, DOC, transferência entre contas, entre outros)

As ordens de pagamento “físicas” incluem as moedas, as cédulas, os cheques, entre outros, mas com o avanço das tecnologias online, essa forma de pagamento física está sendo substituída pela eletrônica, através dela a pessoa não precisa mais ir até o banco para realizar os pagamentos; é possível inclusive pagar pelo celular.

O cheque, por exemplo, é um documento impresso, que funciona como uma ordem de pagamento à vista e física, emitido pelo titular de uma conta corrente, contra um banco, para que este realize o pagamento. Sendo que somente deve ser emitido pela empresa quando existir saldo suficiente.

Existem duas formas de emissão de cheques:

[pic 3]

Ao portador

O cheque ao portador não é recomendável, pois não identifica o favorecido, portanto ele pode ser repassado até encontrar alguém disposto a realizar o depósito.

Nominativo

No cheque nominativo a empresa identifica o favorecido pelo pagamento - também é importante realizar o cruzamento do cheque, que é representado por dois traços transversais – e desta forma o cheque somente poderá ser depositado; não poderá ser sacado pelo favorecido. Caso o favorecido endosse o cheque, ou seja, assine atrás, ele se transforma “ao portador”, permanecendo com a exigência de ser somente depositado.

Veja agora alguns exemplos de meios eletrônicos que podem ser utilizados para o pagamento de contas, como TED, DOC e transferências entre contas.

[pic 4]

TED

É um meio eletrônico bastante utilizado, a sigla significa Transferência Eletrônica Disponível. Esta é uma opção disponibilizada pelos bancos para que o cliente possa tirar o dinheiro da conta e depositar em outra de outro banco, garantindo comodidade e maior segurança nas transações.

Outra ordem de pagamento eletrônica utilizada pelas empresas, é o DOC. A sigla significa Documento de Ordem de Crédito, essa transação também é utilizada para transferir valores para uma conta de outro banco.

O DOC tem um valor máximo de R$ 4.999,99 na maioria dos bancos.

[pic 5]

Mas como saber qual a melhor opção na hora de realizar uma transferência?

Vai depender da urgência da transferência e do valor, na TED a transferência é feita quase que instantaneamente.

Observe a tabela abaixo:

[pic 6]

Nota: estes horários e prazos podem sofrer alteração dependendo da instituição bancária em que você possui conta. Por isso, certifique-se com sua agência.

Mas e se a empresa não desejar realizar a transferência por meio da TED ou do DOC, existe outra maneira?

Sim, se você for realizar um pagamento, e não desejar utilizar a TED ou o DOC, poderá simplesmente fazer uma transferência entre contas bancárias, enviando o valor correspondente, da sua conta para outra. Esse meio eletrônico de pagamento é bastante utilizado no lugar dos depósitos e pagamentos, ou seja, ao invés de pagar a conta ou depositar o valor para outra pessoa, se faz uma transferência da conta do devedor para a conta do beneficiário.

Cabe destacar que o setor de contas a pagar tem início no departamento de compras, mas se estende por todos outros departamentos, pois toda e qualquer despesa da empresa precisa passar por este setor.

É uma responsabilidade muito grande, afinal é necessário verificar pagamento por pagamento, ou seja, se todos foram realizados com êxito e se há comprovantes pertinentes, caso contrário, se acontecerem pagamentos indevidos, a empresa poderá ser prejudicada e até grandes prejuízos podem ser gerados.

Contas a receber

Cada empresa tem uma política de crédito própria. Ou seja, além da possibilidade de vender à vista, que é sempre a melhor opção para a empresa, é costume a permissão para a comercialização de outras formas, com prazos posteriores de pagamento.

Isso pode aumentar substancialmente o volume das vendas, visto que, muitas vezes, o cliente não está disposto a pagar à vista, mas se sente tentado a realizar a compra diante da possibilidade de levar o produto naquele momento e efetuar o pagamento depois e de forma parcelada, em duas, três ou mais vezes. Em muitos casos, essa possibilidade funciona como um atrativo para a finalização do negócio.

A concessão do crédito é uma atividade muito importante da administração financeira. Se mal estruturada, pode trazer enormes prejuízos à empresa. Por outro lado, não conceder crédito (possibilidade de se comprar a prazo) pode reduzir a entrada de recursos, em função de uma provável diminuição de vendas.