A Gestão de Projetos

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MATRIZ DE ATIVIDADE INDIVIDUAL

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Elaborado por:

Disciplina: Gestão de Projetos

Turma: 1121-1_2

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Business case

A xxxx, também conhecida apenas comoxxxxx, possui 700 escritórios em mais de 150 países, e conta com cerca de 335 mil profissionais.

No Brasil, a xxxx está presente em 13 cidades: Brasília, Belo Horizonte, Campinas, Curitiba, Fortaleza, Joinville, Porto Alegre, Recife, Ribeirão Preto, Rio de Janeiro, Salvador, São Paulo e Uberlândia, contendo 6000 colaboradores no pais.

Seu departamento jurídico que atente as 13 unidades possui 12 colaboradores, sendo que possui 3 advogadas responsáveis pela análise dos instrumentos contratuais de todo o país. Essas advogadas analisam 4 mil contratos por ano.

Para que seja possível gerenciar essa demanda, o departamento jurídico possui uma ferramenta de gerenciamento de contratos, desenhada pela própria empresa desde 2015 que utiliza a solução SharePoint como repositório de documentos.  Ocorre que diante do volume de documentos armazenados na ferramenta utilizada, o sistema vem apresentando falhas constantemente, impedindo o fluxo normal das atividades do departamento, o que tem gerado morosidade no trabalho da equipe do jurídico.

Por este motivo, a equipe da Deloitte está procurando no mercado uma nova solução de prateleira, um software já existente, para que seja possível atender a atual demanda da empresa, bem como dar suporte para o seu projeto de expansão, com as atividades como: analise, controle e gestão dos documentos, bem como oferecer novas soluções como apresentação de índices de KPI, dashboards, automação da analise de documentos de baixa complexidade e integração com o a ferramenta utilizada para assinar digitalmente os contratos. O método escolhido é o “Contract Lifecycle Management - CLM”, de dispositivo de gestão dos contratos de uma organização do início ao fim, juntamente com a execução, eficiência e funcionalidades específicas para elaboração e revisão contratual.​ A utilização do programa de software de administração do ciclo de vida do contrato permite uma administração proativa e eficiente da vida do contrato.

A expectativa do grupo executivo da empresa ao investir nesse projeto de modernização do departamento jurídico, por meio da utilização do CLM, é de que as análises realizadas hoje em um prazo de 5 (cinco) dias uteis, seja reduzido para 03 (três) dias uteis, possibilitando assim ofertar um prazo condizente com os prazos praticados com a área de negócios. Além da aplicação de prazos menores, espera-se ganhar celeridade e transparência no processo, uniformizando os riscos e aprimorando as questões de compliance.

O projeto será realizado em duas etapas: (i) a primeira é a definição do software a ser comprado, essa definição envolve dois fatores custos x compatibilidade com o sistema de TI já existente da empresa; (ii) a segunda etapa envolve a implementação do sistema, envolvendo o departamento de TI e o departamento jurídico.

A primeira etapa deverá ser finalizada até o final do mês de janeiro de 2022, data em que já devem ter sido apurados os custos de para a aquisição e implementação do software. A segunda etapa deverá ser realizada até o início de julho de 2022, data em que deverá ter sido finalizada a implementação do software e início da utilização por todos os colabores da empresa que necessitem ter seu instrumento contratual analisado pelo departamento jurídico.

Deve ter observado pela equipe do TI a manutenção e funcionamento do sistema atual, para que no processo de implementação os demandantes consigam ter acesso ao departamento jurídico normalmente, devendo ser observado ainda que a antiga ferramenta deve ser mantida em funcionamento, uma vez que ela contém o acervo de documentos do departamento de 07 (sete) anos e a migração desse repositório seria custoso e aumentaria o prazo de implementação do projeto.

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Termo de abertura do projeto

Preencha o termo de abertura do projeto, incluindo objetivo e metas, premissas, restrições, riscos iniciais,        principais etapas e custos sumarizados,        responsabilidades e designação do GP, e principais stakeholders.

Project charter (Termo de abertura)
Projeto:  Software Jurídico – Legal Departament	Número:         01	Versão: 01
1. Objetivo do projeto
Objetivo do projeto é a escolha e implementação de Software no departamento jurídico de análise e gestão do contrato, para dar celeridade aos processos da equipe de contratos da xxxxx
2. Gerente do projeto, responsabilidade e autoridade
gerente do projeto Responsável pela realização do cronograma, identificar os problemas que execução do projeto e solucionar junto com as demais áreas, com a finalidade de que o software seja implementado no prazo previsto e atendendo a todos os usuários
3. Metas
Implementação de inteligência artificial nos instrumentos contratuais;  Redução de prazo de análise dos documentos de 05 para 03 dias uteis;  Implementação de score de riscos para análise da liderança, para realização de tomada de decisões nos processos de negociação;  Mapeamento das áreas solicitantes e documentos mais analisados.
4. Premissas
Suporte da área de TI;  Implementação no prazo de até 06 meses;  Manutenção e operação do sistema antigo de contratos mesmo após a implementação da nova ferramenta;
5. Restrições
Prazo de implementação curto 06 meses;  Custo de 150.000,00 reais considerado alto para uma área administrativa dentro de uma empresa de serviços;  Contratação de equipe de TI (terceirizados), para aumento da demanda e execução do projeto em tempo solicitado;  Erros sistêmicos da atual ferramenta em uso, que pode demandar o aumento de horas gastas pelo TI para a execução das duas tarefas (implementação e manutenção do sistema atual)
6. Riscos
A sobrecarregar a equipe de TI e ficarmos sem suporte para a ferramenta atual;   No momento da implementação todos as necessidades não terem sido bem desenhadas todas as necessidades e o processo de implantação ser realizado novamente;   Usuários sem identificação, tidos como coringa, não conseguirem acessar a ferramenta de forma simultânea e ser necessários aumentar o número de usuários.
7. Prazo de implantação
O prazo de implementação é de 06 meses. Sendo a data para entrega o projeto 01 de julho de 2022.
8. Investimento
O valor total do investimento é de R$ 150.000,00 (cento mil reais), sendo o valor anual das licenças para renovação de R$ 70.000,00 (setenta mil reais).
9. Principais etapas
Etapas	Duração estimada	custo Estimado
Negociação e contratação da licença Contratação de equipe de TI para dar suporte extra Contratação de licenças Manutenção de software atual	1 mês 6 meses 12 meses 12 meses	10.000,00 50.000,00 80.000,00 10.000,00
10. Principais stakeholders
Nome/função
– diretora jurídica – Sócio técnico e responsável pelo departamento jurídico America Latina – Sócia de riscos – socio responsável pelo TI America Latina	Claudia Blass – CFO Altair Rossato – CEO
11. Comentários
Embora seja um projeto com um custo alto de implementação em um curto espaço de tempo, a implementação de um software de Contract Lifecycle Management, trará celeridade aos processos internos e auxiliará a empresa em seu projeto de crescimento e competitividade no mercado. Assim com uma maior velocidade na entrega do seu departamento jurídico, a Deloitte ganhará competitividade e conseguirá estar apta a aderir agilidade do mercado ao qual pretende ter maior participação, o de tecnologia. Ressaltamos ainda que esse case de sucesso, pode ser ofertado para seus clientes, fazendo com que as horas gastas internamente de aprendizado possam ser monetizadas.