A Gestão de Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Gestão de Projetos	Módulo: 6
Aluno: Bruno César Orlandi	Turma: 1119-9_1
Tarefa: Analisar o evento da CCC sob a ótima da gestão de projetos
Características do projeto
O projeto em análise se refere a um evento musical em Porto Alegre, com as principais bandas de rock da década de 80, realizada pela empresa CCC em conjunto com a DT Produções, outra empresa do grupo. Antes de analisarmos as características do projeto, convém mencionar o conceito de projeto citado no livro Gestão de Projetos fazendo referência ao PMBOK (PMI, 2013:3): projeto: “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”[1]. Os projetos, segundo VARGAS (2005) tem duas características principais, a temporariedade, possuindo “um início e um fim definidos, ou seja, é um evento com duração finita” e a individualidade, significando “algo que não tenha sido realizado antes”. Portanto, passaremos a abordar estas e todas as demais características presentes no projeto mencionadas no livro de Gestão de Projetos da FGV e no livro Gerenciamento de Projetos do Prof. Ricardo Viana Vargas: Temporariedade: o projeto do evento musical da CCC possui início com o planejamento e o fim bem definido em seu objetivo, show de rock; Individualidade: o projeto é único de um evento musical com as principais bandas de rock da década de 80; Empreendimento não repetitivo: percebe-se claramente que este evento musical não faz parte da rotina da empresa CCC e nem da DT Produções. De fato, é algo novo e que para tal, precisará de recursos próprios, equipe diferenciada, etc...; Elaborado progressivamente: o projeto do evento da CCC será elaborado progressivamente, cujas atividades serão desencadeadas logicamente, incluindo a etapa da concepção até o seu encerramento. A CCC já adquiriu a DT Produções para usá-la como incubadora e executora de eventos. Os recursos do evento serão orçados no planejamento da CCC. Empresas de alimentação serão convidadas para apoiarem o evento e instalarem seus respectivos restaurantes na praça de alimentação. O Centro de Eventos FIERGS foi escolhido também por já contemplar equipamentos de iluminação, sonorização, internet banda larga, etc..., ou seja, o projeto é elaborado progressivamente até o seu encerramento; Feito por pessoas: a CCC adquiriu a DT Produções para usá-la como incubadora e executora de eventos e para já aproveitar o know-how da equipe, ou seja, não restavam dúvidas que o evento será feito por pessoas; Utilização de recursos: todo projeto necessita de recursos e este em especial, serão fornecedidos principalmente pela própria CCC. Algumas empresas serão convidadas para apoiar o evento; Parâmetros bem definidos: os parêmtros devem ser bem definidos na fase de planejamento, com a definição do escopo, cronograma, custos, os produtos e serviços a serem oferecidos, comunicação, prazos para cada etapa, partes interessadas, qualidade e riscos do projeto, etc..., todas as etapas que contemplam um bom planejamento do projeto baseado no fluxo de processos do PMBOK 6ª Edição. Restrições: como já foi mencionado, o projeto evento musical da CCC possui um prazo, possui recursos pré-definidos e capital limitado, ou seja, será realizado com restrições; Multidisciplinariedade: o projeto evento musical da CCC envolverá diversas equipes, desde a equipe da DT Produções que já possui conhecimento na elaboração de eventos, como também pessoas da própria CCC, exigindo muita integração entre os setores e também a existência de um gerente de projeto;  Estas são as características presentes no projeto ora analisado.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
As fases do projeto também são conhecidas como ciclo de vidas do projeto. No fluxo de processos do PMBOK GUIDE 6ª edição e mencionada por Ricardo Vargas, estabelece claramente as fases do projeto: Iniciação: Nesta fase é feito o desenvolvimento do termo de abertura do projeto, a identificação das partes interessadas, ou seja, contempla nesta fase o objetivo do projeto e a identificação das estratégias a serem utilizadas. O objetivo do projeto está definido, um evento musical com bandas de rock da década de 80, a ser realizado no final do ano, no Centro de Eventos da FIERGS. As estratégias a serem utilizadas estão definidas, com a contratação de bandas, praça de alimentação, iluminação cênica, sonorização de ambientes multimídia, internet banda larga, ou seja, todos os serviços e facilidades que agregam num evento musical deste porte. Planejamento: Nesta fase serão definidos tudo o que será realizado no projeto: Escopo: Evento musical de rock com as principais bandas da década de 80; Cronograma: Planejar o cronograma de todas as atividades: contratação das bandas, contatos com empresas parceiras e possíveis patrocinadores, contratação de serviços a serem oferecidos, publicidade do evento e custo dos ingressos, etc... Custos: estimar os custos e fazer o orçamento. Qualidade: planejar o gerenciamento da qualidade e prever o que se espera deste evento; Recursos: planejar o gerenciamento dos recursos a serem alocados no evento, pessoal, materiais, etc..., observando que a duração de cada atividade previstas no cronograma está ligada diretamente aos recursos empreendidos em cada atividade; Comunicação: num evento musical esta fase do planejamento da comunicação é de extrema importância e está ligada às partes interessadas. Show de rock com bandas da década de 80 atrairá principalmente um público com mais de 40 anos, portanto, utilizar o 5W2H nesta fase será de suma importância; Riscos: planejar o gerenciamento de riscos. Num evento musical envolvendo grande público, a análise dos riscos e o planejamento às respostas aos riscos, aceitando ou mitigando-os, é essencial para o sucesso do projeto; Aquisições: planejar o gerenciamento das aquisições dos produtos e/ou serviços que serão utilizados no evento. O local já conta com estrutura de luz, internet e som, porém, diversos locais (espaços temáticos) e de alimentação serão criados, banheiros, etc... e todas estas estruturas deverão ser locadas; Partes interessadas: como foi mencionado no tópico da comunicação, a definicação das partes interessadas é de extrema importância para o sucesso do evento. A definição do gerente de projetos, cliente ou usuários, organização executora, membros da equipe do projeto; equipe de gerenciamento de projetos, patrocinador e PMO são essenciais ao sucesso do projeto. Nesta fase de planejamento, por se tratar de um evento musical será dado um foco no gerenciamento do cronograma das atividades, pois o descumprimento de prazos é capaz de colocar todo o projeto em risco. Também será dado ênfase no gerenciamento dos custos em conjunto com o gerenciamento dos recursos empregados e com o gerenciamento das aquisições, pois estes três itens são interdependentes. E por fim, o gerenciamento dos riscos em conjunto com o gerenciamento das partes interessadas, a fim de mitigar os riscos e de focar no público do evento. Execução: é a fase onde de concretização das etapas previstas no planejamento. E é realizada juntamente com a fase de monitoramento e controle. O gerenciamento da equipe e o gerenciamento da comunicação é de extrema importância num projeto de evento musical. Certamente serão empregadas inúmeras pessoas neste projeto e num curto prazo de duração, razão pela qual a importância que será dada ao gerencialmento da equipe (própria e terceirizada). E como mencionado, o gerenciamento da comunicação com foco na execução do planejamento que se fez.   Monitoramento e controle: realizado em conjunto com a fase da execução, é a fase responsável pelo monitoramento e controle de todas as etapas do planejamento. Encerramento: é a fase de finalização do projeto. Como mencionado por VARGAS (2005)[2], “com o desenrolar do projeto, praticamente todas as fases são realizadas quase que simultaneamente, constituindo um ciclo.” E continua, o “PMBOK também evidencia esta inter-relacionamentos entre as fases de uma maneira bem clara e intuitiva, representando, em um mesmo gráfico, os ciclos de vida de todas as fases de um projeto”. [pic 3] Por se tratar de um evento musical, entendemos que esta transição de uma fase para outra do projeto poderia ser identificada da seguinte forma: [pic 4] 2)
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Inicialmente, convém deixar registrado que as organizações, segundo Maximiano (1992)  “é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa”.[3] A empresa CCC, rede de lojas de roupa com diversos representantes no país, tem estrutura organizacional funcional. E este modelo de empresa é bem hierarquizada, com os empregados enquadrados em setores (ex: setor de compras, de vendas, RH, jurídico, marketing, TI, contabilidade), com chefes imediados, com diretoria composta por um diretor presidente, um diretor administrativo/financeiro e um diretor comercial). Esta estrutura funcional apresenta vantagens e desvantagens: Vantagens: - Por ser uma estrutura dividida por funções, a especialização de cada setor (e do seu responsável) aumenta a produtividade, na medida que as pessoas conseguem realizar as atividades com mais facilidade, agilidade e eficiência. - Por ser uma estrutura vertical, a centralização nas tomadas de decisões dos líderes pode acarretar uma padronização nas decisões e uma facilidade de controle. Desvantagens: - Por serem os setores bem especializados, podem ter dificuldades de comunicação e pensarem individualmente, sem pensar no coletivo, com pouca visão global da empresa; - Não possuem um setor de gestão de projetos estruturado, sendo cada projeto liderado por gerentes funcionais; Para suprir possíveis desvantagens de uma organização com estrutura funcional, a CCC adquiriu a empresa DT Produções que possui uma estrutura matricial. Nesta estrutura os empregados são alocados tanto por função, como por projeto e respondem ao gerente funcional, como também ao gerente de projetos. Vantagens: - Por ser menos estática, normalmente tem estruturas de poder horizontal; - Possuem um setor de gestão de projetos estruturado, podendo ser enquadrada como matriz fraca, balanceada ou forte; Desvantagens: - Integrantes de áreas podem ter dois superiores hierárquicos, o gerente funcional e o gerente de projetos. E nas empresas de matriz balanceada caso os gerentes tenham posicionamento diferentes pode ocasionar conflitos. Já em matriz fraca, o gerente de projeto pode ser boicotado pelo gerente funcional; - Por ser a estrutura matricial uma junção da estrutura funcional e da estrutura por projetos, o sucesso depende muito de definição de atribuições e autoridades, bem como um acompanhamento constante. Por ser a empresa DT Produções uma empresa de eventos e por possuir um setor de gestão de projetos bem estruturado, está enquadrada como matriz forte, existindo a figura permanente do gerente de projetos, conforme exposição abaixo: [pic 5] Por fim, constata-se que a empresa CCC por ser uma empresa consolidada no mercado de atacado de roupas com atuação em todo país, buscou uma vantagem competitiva no mercado, associando sua marca a eventos culturais. Além de diversos patrocíncios em programas culturais, adquiriu uma empresa de eventos a DT Produções, justamente para usá-la como incubadora e executora de eventos. E aproveitando no know-how da equipe da DT Produções e ciente que se trata de uma empresa de estrutura organizacional matricial forte, investiu-se num evento único, cujo tema seria “O melhor do Rock dos anos 80”, até então inexistente no país. O projeto do evento foi realizado seguindo todas as premissas do guia de processo do PMBOK GUIDE 6ª edição, sendo a razão principal do seu sucesso. E terminamos a análise citando o artigo ”The Four Phases of Project Management” (As quatro fases do gerenciamento de projetos), publicado pela Harvard Business Review: "Independentemente de qual é o seu projeto, conhecer a figura final do quebra-cabeças que você está montando irá ajudar a coletar informações que subsidiarão o processo de tomada de decisões, permitindo que o trabalho seja orientado à conquista dos objetivos".[4]
Referências bibliográficas
- Cierco, Agliberto. Gestão de projetos / Agliberto Alves Cierco...[et al.]. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2012. - Viana Vargas, Ricardo. Gerenciamento de Projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. 6. ed. atual. – Rio de Janeiro – Brasport. 2005. - MAXIMIANO, Antonio Cesar A. Introdução à administração. 3ª Edição. Editora Atlas, 1992. - http://movimentoimpactoglobal.com.br/fases-do-projeto/ - Harvard Business Review Staff – The Four Phases of Project Management. Disponível em: https://hbr.org/2016/11/the-four-phases-of-project-management

...