A Atuação do Secretário Executivo no Âmbito Administrativo

A ATUAÇÃO DO SECRETÁRIO EXECUTIVO NO ÂMBITO ADMINISTRATIVO

RESUMO

O objetivo deste trabalho é discutir a atuação do secretário executivo no âmbito administrativo. Observando as relações do profissional de secretariado executivo que vem sendo cada vez mais debatidas e questionadas no âmbito da profissão.  Com os avanços na profissão, o secretário executivo, tende a se aperfeiçoar não apenas nas questões metodológicas e tecnológicas, mas também nas questões ligadas às relações interpessoais. Em virtude do aumento significativo da participação do profissional de secretariado nas discussões das empresas, a comunicação de qualidade com as chefias também vem se tornando essencial para manter o nível de qualidade nos trâmites de uma empresa. Sendo assim, o maior desafio de todos os profissionais é acompanhar as mudanças. Hoje a construção da nova imagem e identidade do Secretário Executivo tem transformado essa profissão em uma das mais procuradas a serem exercidas. O antigo secretário limitava-se a servir café, atender telefone e anotar recado. No entanto, essa visão tem sofrido alterações e o profissional em secretariado vem ocupando um espaço importante dentro das empresas, hoje é ele quem faz o elo entre diretores, funcionários, clientes e fornecedores, ou seja, vem exercendo funções cada vez mais estratégicas nas organizações. Como metodologia, utilizou-se uma pesquisa de caráter qualitativa e descritiva que busca explanar por meio da fundamentação teórica de maneira clara e precisa, dando os subsídios necessários para a parte de conhecimento do profissional secretário. Abordar um tema relacionado ao perfil deste profissional é de grande relevância, já que através deste trabalho percebe-se que o secretário é a peça chave e o elo dentro da organização.Conclui-se que para a constituição do perfil que temos hoje e o que é exigido, o secretário, vale-se de um constante aperfeiçoamento associado ao empreendedorismo como poderosa ferramenta e diferencial competitivo.

Palavras-chave: Gestão Estratégica, Estrutura Organizacional e secretariado, Secretário Executivo.

ABSTRACT

The purpose of this paper is to discuss the performance of the executive secretary in the administrative process. Observing the relations of the professional executive secretariat that are being increasingly debated and questioned within the scope of the profession. With advances in the profession, the executive secretary tends to improve not only on methodological and technological issues, but also on issues related to interpersonal relations. Due to the significant increase in the participation of the secretarial professional in the discussions of the companies, quality communication with the executive has also become essential to maintain the quality level in the procedures of a company. Therefore, the biggest challenge of all professionals is to follow the changes. Today the construction of the new image and identity of the Executive Secretary has transformed this profession into one of the most sought after to be exercised. The former secretary merely served coffee, answered the phone, and wrote down a message. However, this vision has undergone changes and the professional in secretariat has occupied an important space within the companies, today it is the one that makes the link between directors, employees, customers and suppliers, in other words, it has been performing increasingly strategic functions in organizations. As a methodology, a research of a qualitative and descriptive nature was used, which seeks to explain the theoretical basis in a clear and precise manner, giving the necessary subsidies to the professional secretary's knowledge part. To approach a topic related to the profile of this professional is of great relevance, since through this work it is perceived that the secretary is the key piece and the link within the organization. It is concluded that for the constitution of the profile that we have today and what is required, the secretary, uses a constant improvement associated with entrepreneurship as a powerful tool and competitive differential.

 

Keywords: Strategic Management, Organizational Structure and secretariat, Executive Secretary.

1 INTRODUÇÃO

Atualmente a função de secretariado, requer versatilidade, pois está em direto contato com inúmeras informações, solicitações, prazos e definições de soluções para os problemas diários. O maior desafio é manter o foco e de forma organizada aplicando as resoluções necessárias e obtendo resultados produtivos, firmando o compromisso com a função desempenhada. E com o fluxo de trabalho cada vez mais exigente, caberá ao secretário ser mediador na análise estratégica e no processo administrativo a ser adotado na empresa pelos gestores. E neste papel é que se encaixa o profissional, transmitindo informações e formatando necessidades de treinamento, onde caberá a ele, identificar o problema e buscar melhorias através de observações e análise estratégica, assim em conjunto com o a administração, usando algumas ferramentas de treinamento para obtenção de melhor performance. Dentro disso, os principais desafios do Secretário Executivo enquanto líder e gestor de pessoas que atua nas organizações contemporâneas é bastante abordado pelos profissionais da área de gestão, pois estes ainda encontram dificuldades e desafios quanto ao exercício da liderança, onde tem sido alvo de grandes análises na área de gestão de pessoas e secretarial, a fim de identificar se os profissionais se posicionam como líderes.

Entretanto, nos dias atuais, diferente das organizações multinacionais, ainda é visto que algumas empresas não valorizam o crescimento e aprendizado entre seus colaboradores, fazendo com que a corporação perca credibilidade pela falta de investimentos em treinamentos. Este déficit é facilmente identificado em corporações classificadas pelos órgãos do governo como: pequenas e médias empresas, justamente pelo fato de que muitos de seus gestores, ainda não aderiram à consciência de investimento, como por exemplo, em relações humanas através de treinamentos e desenvolvimento, e é neste momento que o profissional em secretariado executivo poderá exercer o papel de multiplicador de conhecimento.

O resultado desse estudo, bem como a análise, comprovação e divulgação da utilização das habilidades administrativas são importantes para o que secretário executivo possa aprimorar a utilização delas no seu ambiente de trabalho, já que elas não são inatas e podem ser facilmente adquiridas. Assim, o objetivo do trabalho é Investigar de que forma os profissionais de secretariado executivo usam as habilidades administrativas para exercer suas atividades no ambiente de trabalho.

2 REFERENCIAL TEÓRICO                                                                         Apresenta-se, neste trabalho, a fundamentação teórica de pesquisa que aborda, respectivamente a profissão de secretário executivo no âmbito administrativo. Permite verificar o estado do problema a ser pesquisado, sob o aspecto teórico e de outros estudos e pesquisas já realizados (LAKATOS; MARCONI, 2003). Diante isso, as seções abordadas nesta pesquisa farão menção ao perfil da profissão de Secretário Executivo, bem como aos detalhes do processo administrativo e suas respectivas funções: planejamento, organização, liderança e controle.                                                                                                 No Perfil do Profissional Secretário Executivo, pode-se dizer que no mundo atual dos negócios, da tecnologia, da nova era da administração, na qual a delegação de tarefas é importantíssima para a descentralização de poder, surge a necessidade de um profissional que assimila responsabilidades com competências e domina as habilidades de assessoramento de grandes executivos.