A Gestão de Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Gestão de Projetos	Módulo: Atividade Indiviual
Aluno: David Lucas Silva dos Santos	Turma: 0519-9_4
Tarefa: Analisar o evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos, buscando associá-lo aos conceitos desenvolvidos nesta disciplina e aplicá-lo ao mundo dos eventos.
Características do projeto
O evento da CCC pode ser definido como um projeto, visto possuir as características basilares para sua configuração. Haja vista que possui singularidade, ou seja, será um evento único para associar sua marca ao evento cultural e com isso garantir Market Share e visibilidade. Além disso, possui também a temporariedade, pois o evento tem início e fim, da sua ideia central até a concretização do evento efetivamente faz dele um projeto. Para a realização deste evento também é possível ver a progressividade, pois há etapas a serem construídas e entregues de acordo com suas fases e processos, bem como os parâmetros que serão utilizados, o custo e o pessoal, qual será a influência dos stakeholders e o seu nível de risco e incerteza até a sua implementação.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
A empresa CCC atuará como Sponsor do projeto, em que esclarecerá o propósito do evento, suas restrições, as premissas e o ambiente, e qual o seu objetivo com o evento para a equipe de projetos, que no caso será a DT Produções, que possui know-how para criação, produção e implementação do evento. Fase de Briefing Processo de iniciação (integração) com levantamento de dados entre as empresas referente a viabilidade do projeto para criação e dimensionamento do tamanho do evento, seu escopo, a estimativa do custo, o público alvo que vão facilitar a tomada de decisão e as estratégias para alcançar o sucesso, além de definição do tema, local (Centro de Eventos FIERGS), data e horário do evento, o número de participantes (previsão) e as condições para participação (venda, pagamento de ingresso, convite), e analisar os riscos quantitativos e qualitativos.   Após validar o escopo, custo e o tempo, o gerente de projetos em conjunto com sua equipe (capital humano) conseguirá repassar as informações as equipes de planejamento, criação, mídia, entre outros e o papel de cada um para alcançar o resultado final. O tempo (planejamento) também nesta fase do processo é de grande importância e gerenciar ele e o cronograma passa a ser fundamental (utilização de check-list) devido já ter ciência da data do evento, logo o gerente de projeto deve criar marcos e pontos de controle para administrar o andamento de cada equipe que trabalhará de forma interdenpendente, uma vez que uma necessita da outra, mas age de forma independente em sua atuação. Ademais, para que o projeto ocorra no prazo, a comunicação é imprescindível e para isso todos deverão estar alinhados com a forma de comunicar sem criar ruídos e distorções. O dinamismo deste projeto é muito requisitado e não há margem para ficar parado. Fase de Produção O gerente de projeto deve coordenar as pessoas e os recursos, gerir expectativas da parte interessada, no caso a CCC, e alinhar o plano na fase de Briefing com a integração do trabalho na produção, ou seja, o planejamento é fundamental e cada equipe do projeto dever realizar sua parte no tempo e na qualidade esperada, por exemplo: a equipe de criação com o cenário, o tema, o palco com espaço para as empresas de Fast Food deve estar apta e concretizar essa atividade para que a equipe de iluminação consiga maximizar o ambiente que garanta harmonização e o contraste ideal, pensando na marca da empresa e na sintonia, após isso a equipe de sonorização deve entrar com aparelhagem de ponta para que o som funcione bem em todo o espaço sem criar ruído, eco ou falha, uma vez que o estilo musical será o rock, apesar do local já possuir toda tecnologia, o capital humano é quem faz acontecer e tornar o evento um grande momento de maketing. A comunicação entre essas equipes deve ocorrer de forma rápida, logo o gerente de projeto deve gerenciar a comunicação para garantir a execução e diminuir o risco do evento sofrer atraso, o que não pode acontecer neste caso, logo implementar e gerenciar a comunicação alivia o estresse e o ambiente e facilita o andamento do projeto. Acrecenta-se ainda todo o aparato de monitoramento e controle para que o gerente de projeto consiga garantir que o projeto esta sendo executado de acordo com escopo, que as mudanças estão ocorrendo dentro do prazo previsto, que os custos estão sendo administrados (restrição tripla), que o cronograma está em dia e que a qualidade permanece, o gerenciamento e entrosamento entre as equipes são simultâneo e os riscos estão controlados. Fase de Implementação O grande dia chegou e para concretizar o projeto tudo que foi realizado desde o briefing e na produção deverão estar prontos, logo esse dia é uma afirmação da qualidade como uma passagem de som, de ambiente, de iluminação, testes a ser realizado como rota de fuga, seguranças com alarme de emergência, e todo o aparato com os fornecedores com a chegada e saída, controle dos convidados e realização do evento em si.   O encerramento do projeto passa após o fechamento do evento com todas as prestações realizadas, parte interessada com pesquisa de satisfação, público alvo atingido, e os resultados a partir deste projeto com o aumento de Market Share e visibilidade da marca de roupas da CCC.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Estrutura da Empresa CCC Tipo funcional cuja estrutura é verticalizada em que possui um organograma definido em uma pirâmide, a maneira das pessoas trabalharem nesta situação é com divisão de setores, tarefas e cargos, com nível hierárquico bem definido, aqui não há gestão de projetos ou escritórios de projetos, até mesmo não há um PMO e são departamentos independentes experts focados na sua área de atuação, projetos até podem existir, mas sem a legitimidade adequada, excesso de solidez. Vantagens Departamentos com pessoas que detém o mesmo conhecimento da área de atuação e conseguem utilizar-se da sua capacidade para serem mais eficientes; a especialização é valorizada; níveis hierárquicos definidos. Desvantagens Comunicação intradepartamental com ruídos, o que pode gerar uma demora na resposta ao mercado, e não há uma preocupação com um todo, o importante é a área cumprir com seus objetivos e resolver suas prioridades.   Estrutura da Empresa DT Produções Tipo Matricial onde a mistura da horizontalidade com a verticalização se integra juntamente com um escritório de projetos, um PMO que passa a regulamentar e interagir com os departamentos para que haja um sincronismo entre eles e os projetos da organização, comunicação lateral e sobreposição com autoridade e legitimidade com níveis de igual poder com as demais diretorias.   Vantagens Possibilita maior participação dos departamentos e interação entre eles com alta taxa de sucesso no projeto e enfatiza a interdependência entre eles com tomada de decisão colaborativa. Desvantagens Conflito de interesses poderão existir entre departamentos e dificuldade de adaptação de alguns colaboradores.
Referências bibliográficas
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