ANOTAÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Arquivologia

Conceito de Arquivo:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Finalidades do arquivo:

Finalidade Administrativa ou histórica (servir à administração; servir à história).

Funções dos Arquivos:

Disponibilidade de informações

Arquivos X Bibliotecas:

Características	Arquivos	Bibliotecas
Tipo de suporte/quantitativo de exemplares	Documentos manuscritos, audiovisuais. Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias/cópias.	Documentos impressos e audiovisuais que se apresentam em exemplares múltiplos.
Entrada de documentos	Acumulação natural (produção ou recepção)	Compra, permuta e doação
Tipo de conjunto	Fundos: conjunto de documento unidos pela origem. Tipos de fundo: - Aberto: quando pode acrescentar novos documentos (instituições em funcionamento) - Fechado: quando não pode acrescentar novos documentos (instituições extintas)	Coleções: reunidas pelo conteúdo.
Objetivos	Funcionais (administrativos), histórico	Culturais, científicos
Tipo de Classificação	Baseia-se nas atividades institucionais	Predeterminada

1. Classificação dos Documentos:

1. Natureza do Assunto:

1. Ostensivo: tem livre acesso.
2. Sigiloso: não tem livre acesso.

1. Espécie: modelo do documento. Ex: Ata, certidão, memorando.
2. Tipologia = Espécie (certidão) + função (nascimento) = tipologia (certidão de nascimento)
3. Gênero:

1. Textual
2. Sonoro
3. Cartográfico
4. Filmográfico: imagens em movimento.
5. Iconográfico: imagens estáticas. (desenho, fotografia, negativo...)
6. Micrográfico: documentos que passaram pelo processo de microrreprodução de imagem. (colocados em microfilme)
7. Informático: armazenado, processados no computador...

1. Forma: está relacionado a forma de preparação e transmissão de um documento. Ex: original, cópia.
2. Formato: está relacionado a apresentação física do documento. Ex: Livro, caderno

1. Classificação dos Arquivos:

1. Extensão (ou abrangência):

1. Setorial: é guardado no próprio setor.
2. Central/Geral: guarda arquivos de diversos setores.

1. Entidade Mantenedora:

1. Público:
2. Privado:

1. Estágios de Evolução:

1. Corrente:
2. Intermediário:
3. Permanente:

1. Natureza dos Documentos:

1. Especial: todo suporte físico que é diferente do papel textual. Ex: CD, DVD, microfilme. (merecem cuidados especiais)
2. Especializado: agrupados no mesmo campo de conhecimento.

1. Teoria das Três Idades:

1. Baseia-se nos seguintes critérios:

1. Frequência de uso:
2. Valores dos Documentos:

1. Primário (administrativo ou imediato): O uso que o documento tem para a administração
2. Secundário (histórico ou mediato): O valor histórico.

1. 1 - Fase Corrente:

1. Frequência de Uso: documentos que são mais utilizado (uso frequente)
2. Localização: próximo ao usuário
3. Extensão do arquivo: setorial ou central
4. Tipo de arquivamento: Em Pastas com documentos em posição vertical.
5. Valor: Primário.
6. Tipo de acesso: Restrito (via de regra é o setor ou alguém que for autorizado).
7. Atividades: Protocolo, expedição, arquivamento, consulta, empréstimo, destinação

1. 2 – Intermediária:

1. Frequência de uso: uso eventual
2. Localização: próximo (dentro da instituição) ou distante (fora da instituição)
3. Extensão do arquivo: Central
4. Tipo de arquivamento: Nas caixas, em posição vertical ou horizontal.
5. Valor: Primário
6. Tipo de Acesso:  Restrito (quem for do setor ou for autorizado.
7. Atividades: Empréstimos, consultas, arquivamentos.

1. 3 – Permanente:

1. Frequência de uso: documentos pouco utilizados, com características históricas, secundárias.
2. Localização: próximo ou distante
3. Extensão: sempre central
4. Tipo de arquivamento: vertical ou horizontal
5. Valor: Secundário, histórico.
6. Tipo de Acesso: aberto ao público.
7. Atividades: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência)

1. Representação da Teoria:

1. Só a fase Permanente tem valor secundário.
2. Quando vai para a fase Permanente, chama-se de “Recolhimento”. Porém, quando vai para a fase Intermediária, chama-se “Transferência”.
3. Pode eliminar arquivos na fase corrente e intermediária, mas não na permanente.

Fase (Idade)	Corrente	Intermediária	Permanente
Frequência de uso	Uso frequente	Uso eventual	Sem uso para administração
Localização	Próximo ao setor de trabalho	Pode estar próximo (dentro da instituição) ou distante (fora da instituição) dos setores de trabalho	Pode estar próximo dos setores de trabalho ou distante.
Extensão do Arquivo	Setorial e/ou Central	Central	Central
Tipo de Arquivamento	Vertical	Vertical/Horizontal	Vertical/Horizontal
Valor	Primário	Primário	Secundário
Tipo de Acesso	Restrito	Restrito	Público
Atividades	Protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta, destinação	Atendimento a consultas/empréstimos	Arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.

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