Gestão de Projetos e Competência do Profissional de Secretariado

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Gestão de Projetos e Competência do Profissional de Secretariado^[1]

José Carlos DANTAS^[2]

Prof. Roberto ABRANCHES^[3]
Faculdade de Tecnologia, São Paulo, SP

1. Contextualização

De acordo com Project Management Institute – PMI, ele é a linha mestra que conduz ao conhecimento organizado da gerência de projetos que introduziu o estudo do PMBOK e que este é fundamental para que os gerentes de projetos possam compreender os ensinamentos e relacionamentos que, através das áreas de conhecimento e de processos preconizados pela metodologia, traduzem os conceitos mais atuais da prática de Gerenciamento de Projetos no mundo globalizado. Segundo Project Management Body of Knowledge - PMBOK (2013), a gestão de projetos, gerência de projetos ou gerenciamento de projetos é a área da administração que aplica os conhecimentos, as habilidades e as técnicas para elaboração de atividades relacionadas a um conjunto de objetivos pré-definidos, num certo prazo, com um certo custo e qualidade, através da mobilização de recursos técnicos e humanos. E ainda segundo o Project Management Institute - PMI, até 2020, 13 milhões de novas vagas para Gerentes de Projetos serão criadas no mundo, sendo 1.3 Milhões no Brasil. Há uma crescente necessidade de profissionais detentores de habilidades para gerenciar projetos, que utilizem boas práticas e suas ferramentas para alcançarem os seus objetivos de projetos e não apenas intuição ou bom senso. Para responder a esse desafio, os colaboradores devem reunir atributos de conhecimentos técnicos de gerenciamento de projetos. Para usar esse método de forma mais eficiente, esse conhecimento pode aumentar as chances de sucesso no projeto. De acordo com Newton (2011, p.2), “um projeto é basicamente um modo de trabalho, um modo de organizar pessoas e um modo de gerenciar atividades. É um estilo de coordenação e gestão de trabalho”. É neste contexto que o profissional de secretariado deve focar, pois o mercado está com um nicho bem promissor. A Gestão de projetos para o secretariado é a grande oportunidade de inserir conforme PMI. Conforme a PMBOK é necessária desenvolver essas competências e as habilidades para exercerem a função de gestor de projetos nas organizações. A necessidade de gestor de projetos segundo PMI, pois esse é o momento de se preparar, mas exigências são cada vez maiores sobre os gestores e também sobre os profissionais de secretariado que devem buscar essa brecha e que é uma necessidade das organizações de profissionais com essas qualificações. O problema também é que muitos dos profissionais estão apenas começando as suas carreiras e sem essas qualificações as suas oportunidades são bem reduzidas. Agora muito mais importante é se dedicar para inserir-se nesse mercado e agarrar a essa oportunidade que está abrindo não só no Brasil mais também em todo o mundo. É verdade que a cobrança será muito forte, mas vale apena arriscar porque muitos ainda são bastante jovens, pois terão outras oportunidades caso venham não dar certo ou até de mudar de carreira se for necessária. Deve se preparar para tornar-se um especialista em gestão de projetos porque as organizações estão à procura desses talentos segundo PMI. O PMBOK traz o conhecimento necessário para adquirir essas habilidades e bem aplicada pode levar esse profissional ascender dentro das organizações. As organizações acreditam que esse possam gerar grandes benefícios a elas. É por isso que esse método está cada vez mais sendo introduzido no mercado e progressivamente nas organizações, os profissionais que detêm esse conhecimento é valorizado e pode ter autos salários.

As multinacionais que chegaram e as que chegam no Brasil estão à procura destes profissionais, pois sabem que podem trazer conhecimentos e habilidades. Poderão reduzir os custos de projetos e com esses resultados podem reduzir os valores de seus produtos e serviços. Essas organizações estão se conscientizando da necessidade do investimento em todas as áreas da empresa e uma delas é a área do profissional de secretariado ou de um gestor de projetos. O que as organizações querem nesse processo a redução de custos porque o mercado está cada vez mais competitivo e com isso possa reduzir os custos de cada projetos, produtos e serviços, pois o preço tende a ser cada vez mais competitivo porque senão perderá vários contratos e clientes para concorrências. Para que isso não ocorra elas estão investindo nesses profissionais de diversas áreas de atuação. Adequando ao mercado e esse deve ser o foco de qualquer empresa porque seus patrocinadores, financiadores, beneficiários, usuários finais, clientes finais e os Stakeholders que movem essa máquina, pois esses não querem perder dinheiro.

O método contido nele obrigara as organizações a se modernizarem com os seus processos e as qualificações de seus profissionais de secretariados. Das qualificações e das habilidades que o PMBOK instrui é para o desenvolvimento deste profissional, como também do gestor ou do assistente executivo porque aumentaram ainda mais as suas atribuições. Porém, pois precisará gerenciar o escopo, o tempo, a qualidade, o RH, a comunicação, os riscos, planejar a parte operacional, o controle de projetos, o desempenho dos projetos desde o plano estratégico ao operacional.

A Gestão de projetos segundo Molinari (2010, p.18), é entender, aplicar e sobretudo melhorar as suas qualidades como profissional. Segundo Molinari (2010, p.20), houve uma transformação na Gestão de Projetos da década de 1950 para os tempos modernos.

“A transformação para Gerência de Projetos

Percebe-se que na década de 1950 usavam-se no planejamento as ferramentas de PERT/CPM devido à sua difusão em ambiente IBM. Do meio da década de 1960 até o meio da década de 1970, em geral usava-se na Gerência de Projetos um trio básico conhecido como PCQ (Planejamento, Custo e Qualidade). Nos 15 anos seguintes percebeu-se que essas variáveis eram limitadas pelo escopo de projeto. A década de 1990 foi marcada pelo surgimento de associações e entidades de Gerenciamento de Projeto, como PMI (Project Management Institute, ou Instituto de Gerenciamento de Projetos), estabelecendo uma constituição que se difundiu como disciplina de conhecimento básico que todo o Gerente de Projeto deve conhecer, denominado PMBOK (PMI Book of Knowledge, ou “Livro de Gerenciamento do PMI”). ”