Manuais Administrativos

10- MANUAIS ADMINISTRATIVOS

10.1- Conceito e importância.

Manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividade, sendo, portanto, um ótimo instrumento de racionalização de métodos, de aperfeiçoamento de sistema de comunicações, favorecendo a integração dos diversos subsistemas organizacionais, quando elaborados cuidadosamente com base na realidade da cultura organizacional.

Os manuais são instrumentos de gerência, de relativa duração, reunidos dentro de uma capa característica, de fácil identificação, classificados, providos de índices organizados a fim de tornar máximo seu valor como obra de referência. A relativa duração dos documentos inseridos nos manuais não os torna eternos – muito pelo contrário – devendo, portanto, ser encarados como um instrumento executivo-normativo, cuja utilidade para a organização está na razão direta de sua flexibilidade e rapidez em se adaptar às mudanças processadas em quaisquer das matérias que os integram.

Normalmente um manual é constituído de diversos tomos, segundo os subsistemas integrantes da empresa. Estes tomos compõem-se de normas, instruções, rotinas e outros instrumentos complementares como quadros, tabelas, fluxogramas, catálogos, listas etc.

10.2- Vantagens do uso de manuais administrativos

- importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na empresa;

- facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas;

- possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa;

- são um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa;

- representam uma restrição para a improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas;

- ajudam a fixar critérios e padrões, além de uniformizarem a terminologia técnica básica do processo administrativo;

- representam um legado histórico da evolução administrativa da empresa; e

- aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, visto que aquilo que deverá ser feito está claramente estabelecido por escrito.

10.3- Desvantagens do uso de manuais administrativos

- constituem um ponto de partida, mas não a solução para todos os problemas administrativos que podem ocorrer na empresa;

- sua preparação, quando mal feita ou pouco cuidadosa, traz, paralelamente, sérios inconvenientes ao desenvolvimento normal das operações dos vários órgãos da empresa;

- custos de preparação e de atualização podem ser elevados, dentro de uma relação custos versus benefícios identificada pela empresas;

- incluem, somente, os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais que estão presentes em qualquer processo;

- diminuem a incidência de julgamento pessoal, limitando a iniciativa e a criatividade individuais;

- seu uso pode ficar prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada; e

- quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de tornarem obsoletos diante de pequenas mudanças.

10.4- Requisitos básicos de utilização de manuais administrativos

Com base na analise das vantagens e desvantagens da utilização dos manuais, pode-se

deduzir que alguns dos requisitos aos quais eles devem atender são:

- necessidade real e efetiva da empresa;

- diagramação estruturada e adequada para suas finalidades;

- redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível, com bom índice ou sumário;

- instruções autênticas, necessárias e suficientes;

- distribuição a todos os funcionários que dele necessitam;

- racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários dos sistemas abordados no manual;

- um processo contínuo de revisão, centralização e distribuição; e

- adequada flexibilidade

10.5- Composição dos manuais

As grandes empresas possuem, via de regra, diversos tipos de manuais, cada um com seus objetivos e conteúdos específicos e distribuídos de acordo com o interesse da empresa.

Segundo o Manual de Organização do Management Center do Brasil, o manual, seja qual for o seu campo de abrangência, deve ter a seguinte composição gráfica:

- um formato cômodo que facilite o seu manuseio e a sua guarda;

- os tomos devem ser separados por um colecionador com as folhas soltas o que facilita a sua consulta e a substituição das folhas modificadas;

- inclusão de índice geral e guias de cartolina com os títulos dos assuntos, para facilitar a sua localização;

- deve ser estudado criteriosamente o público a quem se destina, evitando-se o desperdício na sua reprodução e distribuição.

Nas empresas denominadas de “pequeno porte”, sua aplicação não é tão necessária, uma vez que as informações se processam mais diretamente em função de seu dimensionamento estrutural organizativo e sem trazer problemas aos seus dirigentes. Nessa empresas, as atividades afetas a cada funcionário não se restringem a determinada função. Assim, pode tornar-se difícil e até mesmo desaconselhável para o andamento do trabalho fixá-las através de um manual.

10.6- Tipos de manuais administrativos

10.6.1 - Manual de Organização

Tem por finalidade, enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos – ou unidades organizacionais – da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades correlacionados a cada