REGISTO DE PROCESSOS CLASSIFICAÇÃO DO PROCESSO QTD

As ocorrências foram registradas durante o mês de abril de 2013, no setor de faturamento da empresa.

• Tipo de operação errada (TES)

• Valor faturado errado

• Notas em duplicidade

• Rastreabilidade das notas fiscais

• Comunicado errado (cliente que passa a informação)

REGISTRO DE OCORRÊNCIAS QTD DE OCORRÊNCIAS CLASSIFICAÇÃO

Tipo de operação errada (TES) 12 2º

Valor faturado errado 8 4º

Notas em duplicidade 6 5º

Rastreabilidade das notas fiscais 10 3º

Comunicado errado (cliente) 17 1º

TOTAL 53

TABELA 1: REGISTRO DE OCORRÊNCIAS.

Fonte: Elaborado pela acadêmica Andria Freitas Lopes, 2013.

2.2. ETAPA C2: ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS

Utilizando o diagrama de Pareto selecionamos os tipos de ocorrências e depois classificamos em séries A, B e C.

REGISTRO DE OCORRÊNCIAS QTD OCOR. CLASSIF. % INDIVIDUAL % ACUMULADO ABC

Comunicado errado (cliente que passa a informação) 17 1º 32,08 32,08 A

Tipo de operação errada (TES) 12 2º 22,64 54,72

Rastreabilidade das notas fiscais 10 3º 18,87 73,59 B

Valor faturado errado 8 4º 15,09 88,68 C

Notas em duplicidade 6 5º 11,32 100,00

TOTAL 53

TABELA 2: ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS.

Fonte: Elaborado pela acadêmica Andria Freitas Lopes, 2013.

No gráfico 1, mostramos a disposição dos dados fazendo referência as classes A, B e C.

GRÁFICO 1: ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS, CLASSIFICAÇÃO ABC

Fonte: Elaborado pela acadêmica Andria Freitas Lopes, 2013.

2.3. ETAPA C3: ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS

O processo utilizado será o de faturamento das notas fiscais, macroprocesso financeiro.

2.4. ETAPA C4: CONHECIMENTO DOS PROCESSOS

O processo de faturamento da empresa ocorre da seguinte forma, como mostra a imagem 1.

• Hospital passa a saída do material

• O faturista tem a autorização do convênio?

• Não: o faturista entra no site do convênio para baixar a autorização

• Sim: passa direto para o faturamento

• O faturista lança os dados no sistema

• Passa o número do pedido para o setor de faturamento da matriz

• O setor de faturamento (matriz) emite a nota

• Receita transmite a nota fiscal

• O faturista encaminha a nota fiscal para o cliente

2.5. ETAPA C5: INDICADORES

A empresa leva em média três dias para concluir o processo de faturamento descrito acima, desde o repasse das informações até o envio da nota fiscal para o cliente. A meta será alcançar o tempo máximo de 24 horas para o faturamento completo de cada nota fiscal.

2.6. ETAPA C6: PADRÕES

Para que o processo de faturamento seja otimizado, o ideal seria estreitar o relacionamento com os clientes (hospitais). Assim as informações seriam repassadas em um tempo menor e seriam mais completas, não havendo erros de informações. Outro fator que irá influenciar é a comunicação entre a matriz e a filial da empresa. Quanto mais rápida for essa comunicação menos tempo será levado para concluir o processo de faturamento. Podemos concluir que o referencial externo, pois iremos tentar definir soluções para este problema.

2.7. ETAPA C7: IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS

Dependemos da matriz para que o processo de faturamento seja concluído, por isso a comunicação que precise de internet (sistema, Outlook, site) é falha. Por causa desse ponto falho, a empresa perde cerca de 58 minutos para finalizar uma só nota. Em dias de fechamento de faturamento – geralmente último dia útil do mês – quando faturamos cerca de 400 notas, esse número chega á 1 hora e meia. O atraso na conclusão do faturamento se deve também ao grande número de saídas erradas que os clientes repassam para a empresa. Por causa desses erros, muitas vezes temos que cancelar a nota e refaze-la, atrasando todo o processo de faturamento das outras notas fiscais.

2.8. ETAPA C8: SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL

Na tabela 3 os problemas serão separados e priorizados seguindo a matriz GUT.

 

PROBLEMAS GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA GxUxT Colocação

Queda do sistema 4 4 2 32 3º

Confiabilidade dos dados (cliente) 4 5 4 80 2º

Comunicação com a matriz 3 3 3 27 4º

Notas canceladas 4 5 5 100 1º

TABELA 3: SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL

Fonte: Elaborado pela acadêmica Andria Freitas Lopes, 2013.

2.9. ETAPA C9: IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS

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