A COMUNICAÇÃO COM EFICÁCIA DO PROFISSIONAL DE SECRETÁRIO EXECUTIVO: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA BRASIL MEMORIAL S/A

1. ASPECTOS INICIAIS DO TRABALHO

1.1. Introdução

A escolha do tema "A comunicação com eficácia da Secretária Executiva na empresa Brasil Memorial S/A", teve como objetivo identificar o grau de comunicação existente entre as secretárias e o público interno e externo: um estudo de caso na empresa. Assim se faz necessário analisar o processo da comunicação organizacional dos Secretários Executivos diante das mudanças no mundo do trabalho.

A vantagem de se utilizar o estudo de caso é o estímulo a novas descobertas. E muitas vezes, o estudo desses aspectos torna-se mais relevante para a solução do problema do que os considerados inicialmente.

Dessa forma, são possíveis o entendimento e a integração entre os indivíduos que a constituem. O indivíduo pode possuir uma tendência nata a comunicar-se bem, como pode aprender a desenvolver essa habilidade. O processo de comunicação é como o processo de interação no qual os significados são apreendidos e compartilhados na reciprocidade de atos expressivos simultaneamente cessível aos seres da relação.

Conseguir que a mensagem represente para o receptor um significado tão próximo quanto possível daquele que foi a intenção do emissor é objetivo da comunicação eficaz. É possível constatar que a comunicação é um processo sempre imperfeito, variando seu grau de eficácia de acordo com as variáveis que intervém na interpretação de significados. Assim, para garantir a eficácia do processo de comunicação, o grau de congruência entre as interpretações associadas a mensagem enviada e recebida tem que ser elevado.

A chave para uma comunicação eficaz nesta empresa é a disposição e a estrutura de como a comunicação é dirigida as pessoas específicas e grupos que dela precisam para fins de trabalho.

Deve-se chamar atenção sobre o ponto de vista social, o processo de comunicação só ocorrerá com eficácia se for compartilhada com reciprocidade. Pode ser afirmado que um feedback eficaz, ou seja, dizer ao outro qual o efeito daquilo que se diz ou fez, é uma das formas de melhorar a comunicação inter-pessoal no contexto da organização.

A escolha desse tema de ponto de vista científico, apoiará o profissional de Secretariado Executivo, que trabalha na área de comunicação, a falar com eficácia com o cliente interno e externo.

Incentivar e valorizar a carreira, oferecendo uma base suficiente na área. De modo a capacitá-lo profissionalmente e ajudar a ter uma percepção de cunho ético no comportamento dentro do Brasil Memorial.

Dentro da organização, exercitar estas percepções nos processos de socialização de grupos e nas abordagens nos processamentos de informações pois a nova realidade econômica e cultural vem alterando cada vez mais o perfil desses profissionais tendo como meta há sobrevivência da empresa. Ao adotar essas estratégias a organização vem exigindo uma maior eficácia no que diz respeito: a fluência verbal, a linguagem corporal, os movimentos da face, dos olhos, das mãos, maneira de se vestir, o uso de adereços, como olhar para o cliente, o tom de voz; além da disposição. Todos esses fatores contribuem para que o atendimento na hora da comunicação, emissor - receptor, seja eficaz.

Durante este estudo houve oportunidade de examinar os processos da comunicação e diversas facetas tanto no âmbito organizacional como no inter-pessoal.

O presente trabalho de graduação encontra-se organizado da seguinte maneira:

No primeiro capítulo é a introdução, contendo os objetivos gerais e específicos, uma visão geral da metodologia e as limitações do estudo que visa preparar o leitor para a questão que tipo de linguagem comunicativa é usada pela secretária Executiva no Brasil memorial, situando as falhas e virtudes, e fornecendo uma visão clara dos caminhos a serem percorridos para se chegar a solução do problema .

No segundo capítulo consta a fundamentação teórica que tem por finalidade um maior aprofundamento das questões que envolvem o problema, transformando a pergunta de partida na pergunta central da investigação. Esse pressuposto está dividido em itens que abordam sobre a história, conceito, processos, direções, vantagens da comunicação e sobre a secretária.

No terceiro capítulo, consta a história da empresa Brasil Memorial e a interpretação dos dados coletados na aplicação do questionário às secretárias e coordenadores do Brasil Memorial S/A, o que possibilitou a correlação da práxis, onde serão propostas alternativas viáveis de uma melhor correlação entre a comunicação e a secretária, fortalecendo as relações inter-pessoais e uma reestruturação da comunicação no ambiente de trabalho que atenda as exigências necessárias ao bom desempenho do cliente interno e externo.

No quarto capítulo discorre sobre as considerações finais, as quais visam elucidar algumas questões que ainda pairam sobre o assunto abordado, tão novo quanto inexplorado, além de cooperar para uma maior discursão.

O objetivo final é mostrar que a comunicação é um processo complexo que requer altos níveis na transmissão e na recepção. Para um comunicador eficaz vale lembrar que é importante ser sensível ao funcionamento dos processos de comunicação, pois existem diversas barreiras (físicas, inter-pessoais e intra-pessoais) que podem desviar e frustrar os caminhos de uma comunicação eficaz.

Enfim, tal estudo constitui-se uma tentativa de sistematizar algumas reflexões, inquietações e experiências vivenciadas no campo profissional do Brasil Memorial S/A, com a intenção de deixar contribuições sistematizadas para futuros profissionais, considerando a continuidade de estudos sobre a temática, haja vista ser este bastante amplo, complexo e multifacetário.

1.2 PROBLEMÁTICA

1.2.1 Situação Problema / Oportunidade

Foi percebido que os princípios que orientam esses paradigmas focalizam as ações para os resgates dos valores humanos no que se refere aos seus desejos, expectativas, necessidade de sobrevivência, transcendência individuais e coletivas.

Espera-se que esses elementos sejam trabalhados em enfoque de sociabilidade e que proporcione a excelência do saber comunicar-se nas prestações de serviços à sociedade interna e externa da empresa Brasil Memorial por meio do crescimento profissional.

PROBLEMA: Qual o tipo de linguagem