O Gerenciamento de Portfólio e PMO

ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de Portfólio e PMO	Módulo:
Aluno: Tainá Barbosa	Turma: 0522-2_3
Tarefa: Atividade Individual
Introdução
Diante da competitividade empresarial presente no mercado atualmente, é imprescindível que as organizações se adaptem aos modelos de negócio que impulsionem a inovação, de forma a buscar uma melhor alternativa que a conduza ao sucesso. Pode-se afirmar que, para o crescimento de uma empresa, é fundamental projetizá-la de acordo com seus objetivos estratégicos, estabelecendo um bom gerenciamento de Projetos, programas e portfólio, uma vez que traz benefícios de gestão para a organização. A Argo Menthor é uma empresa voltada para a pesquisa bioquímica que está em constante busca pela evolução. Sua visão é ser a empresa número 1 em pesquisa bioquímica de vanguarda, reconhecida pelo mercado como altamente inovadora e útil para a sociedade. De acordo com BARCAUI (2012), “uma das formas mais utilizadas para aumentar a maturidade em gerência de projetos nos tempos atuais tem sido a formalização da implantação de escritórios de projeto nas organizações […]”. Para atingir este desejo, o CEO da Argo Menthor solicitou o desenvolvimento de um rigoroso processo de gerenciamento de portfólio, com o intuito de otimizar o alinhamento dos projetos às estratégias da empresa e alcançar os seus objetivos organizacionais. Este gerenciamento de portfólio será feito por um PMO corporativo (ou Escritório de Gerenciamento de Projetos - EGP). O PMO nada mais é do que uma área da empresa responsável por definir os padrões de processos que serão aplicados no gerenciamento de projetos, programas e portfólio, orientando os gestores e estabelecendo uma comunicação clara e objetiva. Assim, o escritório é capaz de exercer diversas funções, de acordo com o papel que a empresa deseja para alcançar seus objetivos. A implementação de um PMO em uma empresa pode ser sugerida por diversos motivos e, como mencionado acima, um deles é a necessidade organizacional de alinhar estrategicamente os projetos da Argo Menthor aos seus objetivos. Desta forma, quatro objetivos estratégicos referentes à área financeira e gestão de pessoas foram estabelecidos como melhoria de desempenho. Portanto, o intuito deste trabalho é identificar a contribuição que o escritório de projetos pode proporcionar ao planejamento estratégico e crescimento da organização, partindo do princípio de que a implementação do PMO traz diversos benefícios relacionados a gestão da cadeia de valor, com controle do gerenciamento de projetos capaz de reduzir desperdícios, suporte no fornecimento de uma metodologia única e sistema integrado de gestão, maior eficiência nas entregas e priorização de projetos de maneira estratégica que, em conjunto, são capazes de entregar valor agregado para a empresa.
Desenvolvimento – identificação das funções do PMO que podem contribuir para o alcance dos quatro objetivos estratégicos estabelecidos para a nova área de projetos da Argo Menthor.
Foi definido que o PMO da Argo Menthor irá responder diretamente ao Comitê de Governança de Portfólio (CGP), formado por quatro diretores. Cada diretor será responsável por um dos objetivos estratégicos (quadro 1) estabelecidos para a nova área de projetos. OBJETIVO ESTRATÉGICO PATROCINADOR Aumentar a receita com os projetos. Diretor Financeiro Aumentar o índice de lucratividade dos projetos. Diretora de Projetos Melhorar o índice de satisfação dos clientes. Diretor de Sistemas de Informação Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores. Diretora de Recursos Humanos Quadro 1: Objetivo Estratégico x Patrocinador Segundo Pinho (2014), “O EGP tem papel fundamental no desenvolvimento e implantação de projetos nas organizações. (…) Seu posicionamento no organograma depende essencialmente do escopo de atuação e de seu papel na gestão de projetos da organização.” A posição hierárquica do PMO corporativo dentro da empresa será a nível tático (N2) com cargo de gerência geral, ligado diretamente aos diretores, que, por sua vez, respondem hierarquicamente ao CEO. Nesta estrutura, o escritório irá reportar mensalmente para a diretoria todas as informações acerca do andamento dos projetos através de um relatório de desempenho de portfólio integrado. Para uma boa gestão profissional de portfólio, existem quatro pilares fundamentais a serem seguidos, sendo eles: tecnologia – escolha de uma ferramenta que funcione com um Sistema de Informações de Gerenciamento de Portfólio (SIGP) - ; metodologia – padronização de processos e documentações - ; pessoas capacitadas (técnica e comportamental) - ; e governança de portfólio – com o dever de garantir o cumprimento dos processos estabelecidos e atuar como tomador de decisões. Estabelecendo uma análise entre os diversos tipos de PMO existentes e os benefícios esperados pelo CEO, o tipo de Escritório de Gerenciamento de Projetos escolhido, segundo o estudo de CASEY e PECK (2001), será o Resource Pool (Pool de recursos), atuando como Centro de Excelência, que é capaz de fornecer todas as principais funções: report mensal dos projetos para a alta administração; disseminar melhores práticas através do fornecimento de uma metodologia única para o gerenciamento de portfólio e minimização de eventuais riscos associados aos projetos; e ainda atuar na seleção de gestores de projetos de acordo com as habilidades e competências requeridas pela empresa. A Argo Menthor é uma empresa multinacional de grande porte que necessita de um escritório que consiga manter uma comunicação fluída entre os gestores e a alta administração, pois para desenvolver um rigoroso gerenciamento de portfólio é necessário atuar como facilitador entre os dois níveis (operacional e estratégico). Definida a estrutura hierárquica, tipologia e processos de gestão do PMO que atendem aos pilares de metodologia e governança, será escolhida a ferramenta online ChangePoint para disseminar todas as informações necessárias dos projetos, gerenciando seus recursos, prazos e orçamento de forma integrada e visual para que todas as partes interessadas possam ter acesso em tempo real. Esta solução de tecnologia será implementada a médio prazo devido ao tempo necessário de fornecimento de dados para que a ferramenta seja capaz de entregar fielmente os dados. A seleção da equipe que irá compor o escritório de projetos também é outro fator fundamental para o sucesso. Para entregar o valor esperado pelo CEO da Argo Menthor, as áreas de práticas (competências técnicas), pessoas (competências comportamentais – soft skills) e perspectiva (competências textuais) precisam ser priorizadas para que o EGP rode de maneira eficaz. A partir das funções citadas acima em que o escritório de projetos irá atuar na empresa como pool de recursos / centro de excelência, é possível vinculá-las aos quatro objetivos estratégicos desta forma: Diretor Financeiro: Aumentar a receita com os projetos Pilar metodológico, exercendo a função de estabelecer uma metodologia híbrida capaz de atuar tanto em projetos com abordagem preditiva, quanto em projetos que necessitam de uma abordagem mais ágil. É fundamental que uma empresa de grande porte como a Argo Menthor esteja apta a lidar com projetos de diversos segmentos. Assim, a partir da aplicação de uma metodologia correta, melhores práticas serão executadas no gerenciamento de portfólio e, consequentemente, entregando projetos mais eficientes, rápidos e com custo reduzido. A função de alocar recursos entre projetos, dentro da estrutura de governança, também é uma boa alternativa para ter um melhor desempenho dos projetos visando alcançar objetivos financeiros, uma vez que os times de trabalho podem ser gerenciados de modo a otimizar tempo e custo, o que consequentemente é capaz de gerar aumento da receita com os projetos. Diretora de Projetos: Aumentar o índice de lucratividade dos projetos No pilar de governança, o EGP tem autoridade para tomar decisões relacionadas a priorização, recursos e investimentos. Nesta estrutura, o escritório é capaz de priorizar os projetos de maneira estratégica, ou seja, seguindo os objetivos estratégicos estabelecidos. O aumento da lucratividade e receita são critérios financeiros que, através de métodos de ponderação, é possível selecionar os projetos que mais irão atender a este objetivo, criando um mix de projetos que irão compor o portfólio da empresa. Portanto, funções do EGP como: participar do planejamento estratégico; identificar, selecionar e priorizar novos projetos através do estabelecimento de critérios; e gerenciar riscos e identificar oportunidades, são meios para aumentar o índice de lucratividade dos projetos, assim como também aumentar a receita (objetivo proposto anteriormente pelo diretor financeiro). Diretor de Sistemas de Informação: Melhorar o índice de satisfação dos clientes Para alcançar este objetivo estratégico relacionado a pessoas, a primeira função do EGP é olhar internamente, também através da implantação de uma metodologia única e estruturada, a fim de monitorar o desempenho dos seus processos em busca de melhoria contínua, pois quanto maior a qualidade de suas entregas, maior a satisfação do cliente. A função de realizar benchmarking e métricas é uma alternativa para analisar seus processos de acordo com o mercado, buscando sempre estar atualizado e entregando maior valor a seus consumidores. Além disso, gerenciar interfaces com os clientes é primordial para manter proximidade, comunicação eficaz e ter um feedback dos seus serviços. A implantação de sistemas de informação de gerenciamento de portfólio, como o ChangePoint, além de auxiliar na gestão, também pode gerar relatórios e medir dados que irão auxiliar em melhores entregas aos clientes. Diretora de Recursos Humanos: Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores Por fim, para obter melhoria no índice de satisfação dos colaboradores, funções como: aprimorar as competências necessárias em projetos e fornecer treinamento; disseminar boas práticas; e produzir e organizar mentoring são meios de desenvolver e capacitar os colaboradores, trazendo benefícios para si próprios e consequentemente para a empresa (desenvolvimento pessoal e profissional), pois adquirir conhecimento e aprimorar suas habilidades é uma maneira de fazer com que seus colaboradores se sintam valorizados.
Considerações finais
Podemos afirmar que o objetivo de um Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) é gerar valor para a empresa, provendo um escritório de excelência em gerenciamento de projetos, programas e portfólio, de acordo com os objetivos estratégicos e responsabilidades que o cabem. Diante disso, diversas funções podem ser exercidas por um PMO.  Na Argo Menthor, o PMO irá atuar como Centro de Excelência, sendo provedor de metodologia, comunicação direta com a alta administração e captação de recursos. Foi demonstrado que sua atuação no pilar de governança para priorização de projetos de acordo com os objetivos financeiros e estratégicos a serem alcançados, juntamente com o fornecimento de uma metodologia única e Sistema de Informações de Gerenciamento de Portfólio (SIGP), é capaz de aumentar seus índices de receita e lucratividade, além de melhorar o índice de satisfação tanto dos clientes quanto dos colaboradores com estratégias de benchmarking, pesquisa de satisfação, desenvolvimento de competências e mentoring. A implantação de um escritório de projetos inicialmente irá gerar custos com capacitação de recursos e ao adquirir um Sistema de Informações como o ChangePoint, porém, a longo prazo, com um gerenciamento de portfólio de excelência, os resultados e a entrega de valor agregado de um PMO irão compensar este custo através do alcance dos benefícios esperados pelo CEO da Argo Menthor, atingindo os objetivos estratégicos e satisfação de interesses dos stakeholders. Portanto, é possível constatar que o escritório de gerenciamento de projetos é fundamental para o alcance de objetivos, metas e aumento da maturidade em gerenciamento de Projetos de uma empresa.
Referências bibliográficas
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMBOK® Guide: guia do Conhecimento em gerenciamento de projetos. 6. ed. Pensylvannia, USA: Project Management Institute, 2017. PINHO, RODRIGO CARVALHO. Fonte: Escritório de gerenciamento de projetos (EGP): PMKB | Escritório de gerenciamento de projetos (EGP) - PMKB Project Management Knowledge Base – Conhecimento e Experiência em Gerenciamento de Projetos, 2014. ALMEIDA, NORBERTO DE OLIVEIRA. Gerenciamento de portfólio e PMO: e-book. [s.n.]. FGV. BARCAUI, ANDRÉ. EGP: escritório de projetos, programas e portfolio na prática. BRASPORT, 2012.