O Gerenciamento de Projetos

1. Qual a diferença entre atividade e pacote de trabalho?

Pacote de Trabalho são as unidades de trabalho que serão necessárias para compor a entrega. São os últimos itens na hierarquia da Estrutura Analítica do Projeto.

São descritos em termos do passo a passo para concluí-lo. Esse passo a passo normalmente é feito com atividades ou tarefas. Pacotes de trabalho representam o coletivo – várias atividades formam um pacote. Ex.: Mapeamento de processos internos, Descrição do produto, Elaboração de fluxograma de operação.

Uma atividade é um componente do trabalho realizado no decorrer de um projeto. As atividades consomem tempo e recurso e são melhor descritas utilizando-se verbos de ação. As atividades fazem parte do gerenciamento de tempo de um projeto e são detalhadas no cronograma. Ex.: Pacote (Mapeamento de processos) → Atividades (Levantar situação atual, documentar no respectivo formulário, marcar reunião com a equipe).

1. Qual a diferença entre escopo do produto e escopo do projeto?

 O escopo do produto identifica características, recursos, especificações, funcionalidades e requisitos que deverão estar incorporados no resultado, produto ou serviço que o projeto irá gerar. Ex.: O software deverá conter duzentos itens de menu principal, quinhentos arquivos de ajuda formato HTML, cinco tutoriais com as operações principais, testes em todos os sistemas operacionais e testes de usabilidade em um departamento piloto na empresa do cliente final.

O escopo do projeto identifica todo o trabalho que deverá ser feito no projeto, contempla a concepção, o desenvolvimento, os testes, o piloto em um departamento da empresa e a homologação de uma versão 2.5 do software X.

1. Você está gerenciamento a reforma da sede da empresa onde trabalha. O dono da empresa pede para você incluir equipamentos de vídeo conferência na marca XYZ na sala de reunião principal. Este item faria parte do escopo do produto ou escopo do projeto? Justifique sua resposta.

Escopo do produto – tem a ver com as características ou especificações do produto, no caso – o equipamento de vídeo conferência.

1. Você está trabalhando em um projeto de expansão do departamento comercial da sua empresa. Uma das entregas é a construção de uma copa para refeições do pessoal. Faz parte dessa entrega um pacote de trabalho chamado Definição da área. Quais seriam as possíveis atividades envolvidas nesse pacote? A resposta deverá conter pelo menos cinco atividades.

Definição da área: medir a área, verificar tamanhos equipamentos e utensílios, pesquisar preços, comprar materiais e equipamentos, montar, instalar, controlar qualidade, testar, validar e aprovar.

1. O departamento de Qualidade da Empresa MRC (uma empresa de médio porte com aproximadamente 250 colaboradores) está considerando implantar um Serviço de Atendimento ao Cliente – SAC. Atualmente há um sistema informal de atendimento ao cliente realizado pelo departamento comercial da empresa, com o pessoal de vendas responsável por falar com clientes com problemas e reclamações. O pessoal de vendas não está conseguindo efetuar o trabalho deles e atender os clientes ao mesmo tempo. Isso diminuiu a produtividade do departamento em 40% nos últimos 6 meses. Para piorar a situação, uma pesquisa de satisfação junto aos clientes mostrou que o índice diminuiu 50% em relação ao mesmo período do ano passado. Os clientes estão descontentes com o tratamento que estão recebendo, principalmente quando estão com problemas que precisam ser resolvidos imediatamente.

Termo de Abertura do Projeto: Implantação de um SAC para a empresa MRC

Descrição do Projeto: O projeto consiste no planejamento e execução da implantação de um SAC na empresa. Devido ao efeito negativo na produtividade do setor de vendas e no índice de satisfação dos clientes, a empresa decidiu investir na criação deste novo setor, conforme as condições especificadas a seguir neste documento.

Objetivos do projeto: O objetivo desse projeto é desenvolver e implantar um Setor de Atendimento ao Cliente (SAC) em um prazo de 6 meses e a um custo estimado de 20.000,00. Devido aos impactos negativos do processo atual, pretende-se também eliminar a redução de 40% na produtividade do setor de vendas imediatamente após a implantação do novo SAC, bem como aumentar o índice de satisfação do cliente em 70% e                              m relação ao índice atual, dentro de 3 meses após a operação do novo SAC.

Marcos principais do projeto:

• Termo de Abertura aprovado e assinado: até o fim de janeiro.
•  Plano do Projeto concluído e assinado: até a fim de fevereiro.
• Entregas principais definidas e aprovadas: até fim de fevereiro.
• Implantação iniciada: março deste ano.
• Implantação concluída: junho deste ano.
• Projeto concluído: até fim de junho deste ano.

Premissas:

• O patrocinador dará apoio ao projeto até sua conclusão.
• Os recursos humanos do projeto serão liberados para trabalhar no projeto por seus gerentes funcionais de acordo com as datas estipuladas no cronograma (a serem definidas).
• O investimento será suficiente para o projeto.

Restrições:

• O projeto deverá estar concluído até final de junho deste ano (6 meses após seu início).
• Apenas recursos humanos internos poderão trabalhar no projeto.
• O orçamento não poderá ultrapassar o valor alocado.

Investimento liberado para o projeto: R$20.000,00

Gerente responsável e nível de autoridade: Débora Peixoto que trabalhará em período integral neste projeto e atuará em uma estrutura funcional, reportando-se ao gerente do departamento de Vendas para tomada de decisão quanto a todos os aspectos do gerenciamento do projeto.

Patrocinador do projeto: Roberto Seixas – Diretor Comercial, que fornecerá os fundos necessários ao projeto e atuará como tomador de decisões que afetam as linhas de base do projeto.

1. O que são as restrições triplas de um projeto? O que acontece quando há mudanças em uma delas?

Restrição tripla –Representa os pilares de um projeto, bem como as linhas de base. Se um desses pilares mudar, os demais deverão ter uma análise de impacto para possíveis ajustes. Deve sempre haver um equilíbrio entre essas restrições para o projeto possa ser controlado e ter sucesso. Por exemplo, se houve mudança no prazo, provavelmente haverá impacto nos custos e datas ou cronograma. É importante sempre fazer os ajustes para manter o equilíbrio, do contrário o escopo cresce desordenadamente, prazos não são cumpridos e o orçamento não dá certo – falta dinheiro.