Desenvolvimento – Análise do caso da empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos

Atividade individual Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo:
Aluno: Pedro Nunes Michel	Turma:
Tarefa:
Introdução
O trabalho a seguir tem como objetivo analisar o grande evento musical que será realizado pela empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos, buscando associá-lo com os conceitos de gerenciamentos de projetos, entre eles, características que tornam o evento um projeto, cenários dos processos de iniciação, planejamento, execução controle e encerramento.
Desenvolvimento – análise do caso da empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos
A empresa CCC, uma empresa do ramo brasileiro de atacado de roupas, visando o fortalecimento da sua marca, decidiu promover um grande evento musical na cidade de Porto Alegre, com as principais bandas de rock da década de 80, em um grande centro de eventos localizado na região. Também foram contratadas algumas empresas para apoiar o evento, como as do ramo de fast food, por exemplo. A principal aliada da CCC na execução desse evento é a DT Produções. Todas as características apresentadas anteriormente tornam esse evento em um projeto. Primeiro por ser único, um grande evento com uma abordagem e objetivos específicos, além de ser a primeira festa nesse porte realizada pela CCC. Segundo por ser finito, o evento tem um começo (decisão de realizar o evento), meio (planejamento para realizar o evento) e um fim (execução do evento). Terceiro e último, o evento é faseado, portanto tem toda a sua parte de iniciação: concepção da ideia de realizar o evento; de planejamento: mapear todas as atividades necessárias para realizar o evento; de execução: go live do evento, ou seja, dia da realização do evento: de monitoramento e controle: onde durante o evento devem ser identificados e eliminados todos os riscos e problemas que possam interferir no decorrer do evento; e por fim, o encerramento: o fechamento do evento. A empresa CCC, por ser uma empresa do ramo de atacado de roupas, possui uma forma tradicional em sua estrutura organizacional, uma organização funcional, onde temos uma direção (executivo-chefe), seguido de uma gerência funcional dividas por áreas de acordo com a sua especialização (vendas, faturamento, compras, etc) e suas respectivas equipes. Geralmente, quando ocorre um projeto nessas empresas a gerência fica responsável pela coordenação do projeto. Abaixo uma figura ilustrativa desse tipo de estrutura organizacional [pic 2] Figura 1 – Organização funcional A empresa DT Produções, por ser uma empresa focada em desenvolvimento de grandes eventos, possui uma estrutura organizacional projetizada, onde diferente da organização funcional, não temos mais aqui a ideia de gerentes funcionais ou pessoas alocadas por especialização e sim pessoas alocadas por projeto e ao gerente responsável para um determinado projeto. Além da gerência de projetos, há também nessa estrutura, gerências com áreas específicas que dão suporte a atividade-fim da organização, que é conduzir projetos. Abaixo uma figura ilustrativa desse tipo de estrutura organizacional [pic 3] Figura 2 – Organização projetizada Agora vamos dividir o evento em cenários de acordo com os processos de um projeto: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento. Iniciação Desenvolver um documento que contenha as principais partes interessadas, requisitos iniciais e principais entregas. Nesse caso teríamos como principais interessadas as empresas CCC e DT Produções, requisitos iniciais seriam basicamente local disponível na data do evento, as bandas contratadas e as empresas terceirizadas comprometidas, como principal entrega temos a realização do evento. Planejamento Escopo do evento – todas as atividades que precisam ser realizadas para que o evento aconteça na data prevista com todos os requisitos adequados. Realizar uma pesquisa para decidir a melhor data para realização do evento; Com 6 meses de antecedência, entrar em contato com o espaço para reservar o local para o evento na data prevista; Definir os recursos necessários para realização do evento; Contratação de uma empresa para fornecer as bebidas e petiscos para o evento; Definir as bandas específicas para o tema do evento e contratar com, no mínimo, quatro meses de antecedência; Definir as empresas do ramo de fast food presentes no evento e contratar com, no mínimo, dois meses de antecedência; Realizar testes semanais no local no último mês antes do evento a fim de assegurar que toda a parte elétrica para os shows, tecnologia e iluminação estejam Oks; Custos do evento – Estimar os custos que serão gastos com o aluguel do local, contratação das bandas, gastos com recursos que irão trabalhar no evento e contratação das empresas de fast food e bebidas para definição do budget necessário para realização do evento. Riscos do Projeto – Os principais riscos que podemos ter no planejamento desse evento são: Devido à grande procura pelo local do evento, ter apenas data vaga para reserva daqui no mínimo 1 ano; As bandas não terão disponibilidade na época prevista para o evento; Indisponibilidade das empresas de fast food escolhidas; Chover no dia do evento e dificultar a chegada dos convidados ao local do evento; Riscos de atraso na entrega das bebidas e petiscos pelo fornecedor; Riscos de problemas elétricos no dia do evento, devido à alta demanda que será necessária para toda a parte tecnológica. Data do evento – Como o evento é ainda apenas um anseio da empresa, para que todo o planejamento ocorra de forma tranquila e como o mínimo de riscos possíveis, ele deve ser agendado para no mínimo daqui seis meses. Execução Se todas as atividades foram devidamente planejadas e conduzidas, a parte da execução é a mais simples, que é a “entrega do projeto”, ou seja, dia do grande evento. Monitoramento e Controle Por estarmos tratando de um evento, iremos considerar dois momentos de monitoramento e controle do projeto: durante o planejamento das atividades anterior ao evento e durante a realização do evento em si. Para termos um controle eficaz do planejamento, devemos, principalmente, mapear todos os riscos que podemos ter nessa etapa e assim, gerar uma análise quantitativa e qualitativa desses riscos com o intuito de planejar respostas a eles e termos planos de ações casos virem problemas. Durante o evento, o monitoramento e controle serão com o objetivo de que o evento aconteça sem nenhum desconforto para os convidados. Entre eles: Mais de um estacionamento para evitar congestionamento e demora para entrada no evento; Adequação dos banheiros para evitar filas; Adequação dos bares para evitar filas; Adequação dos profissionais para que todos os clientes sejam prontamente atendidos; Espaço amplo para realização do show, evitando aglomerações; Encerramento Encerramento do projeto será o encerramento do evento, por ser tratar de um evento, não será necessária nenhuma documentação formal, apenas as lições aprendidas que teremos com todo o processo para a realização de um grande evento, que servirá como aprendizado para as próximas oportunidades.
Considerações finais
De acordo com o relatório apresentado pode se entender que o evento se trata sim de um projeto, principalmente por ser único, faseado e finito. Os cenários mostrados também evidenciam esse fato onde foi possível enxergar todas as fases que contemplam um projeto dentro do evento abordado nesse documento.
Referências bibliográficas
Do VALLE, A.B. et al. Fundamentos do gerenciamento de projetos. 3ªed. Editora FGV PMI. Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (GUIA PMBOK). 5ªed. Editora Saraiva

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