O Gerenciamento de Aquisição

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Atividade individual        

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de Aquisições em projetos	Módulo: Atividade Individual
Aluno: Cristiane de Sousa Rodrigues	Turma: 01-22 – ONL02250-PROGC01T01_GAPCPMBAEAD-36-0122
Tarefa: Plano de aquisição de um equipamento de impressão
Contextualização do caso
A empresa “Express Cópia” presta serviço para todas as instituições de ensino, em especial de curso superior, da cidade de Cataguases, situada no interior de Minas Gerais. Atualmente, houve um aumento do volume de impressão de cópias de diversos tipos de documentos e o atual equipamento apresenta problemas técnicos relacionados a desgastes de peças, faz-se necessário a aquisição de um novo equipamento de impressão. O responsável por está compra é o Gerente de Projeto que deve buscar no mercado a melhor opção de equipamento e fornecedor seguindo as necessidades técnicas e garantindo a qualidade. O escopo definido é uma impressora que tenha a performance de 100 ppm (páginas por minutos) não importando se a impressão é em preto e branco ou a cores. O equipamento deverá atender no mínimo as exigências solicitadas para que seja aprovado pela Express Cópia, tendo preferencialmente modelos ou marcas disponíveis no mercado nacional como forma de evitar problemas de assistência técnica. Além disso, precisa ter um software compatível com os sistemas operacionais da empresa de forma a facilitar a impressão e o processo.
Escopo da compra e critérios de aceitação
O escopo da aquisição da impressora consiste no conjunto dos produtos e serviços descritos abaixo: Aquisição de um equipamento para impressão rápida de documentos; Velocidade de impressão de 100 páginas por minuto (ppm); Capacidade de impressão de formulários A4, A3, Carta, Ofício; Impressão preto e branco e/ou a cores; Instalação do equipamento na empresa; Assistência Técnica estar localizado até 200 km da empresa; Conexão do equipamento com a rede da empresa; Conexão com rede local e Wi-Fi; Serviço de instalação é de responsabilidade da empresa contratada; Teste de Validação; Disponibilidade do local e acesso elétrico para a instalação do equipamento por conta da empresa contratante; Disponibilizar folhas sulfites e toner é de responsabilidade da empresa contratante; Treinamento para os usuários do equipamento por conta da empresa contratada; Acompanhamento, após implementação, durante 3 meses. O processo de contratação deverá obedecer às seguintes etapas descritas abaixo: Especificação do produto: consiste em descrever todas as necessidades fundamentais para compra, como: equipamento de impressão rápida de documentos, com performance de 100 ppm, tanto em preto e branco e/ou a cores, instalado na “Express Cópia”; Aprovação da Requisição: a solicitação de aquisição deve ser aprovada pela Diretoria Financeira da “Express Cópia”; Solicitação da Cotação: enviar a no mínimo 3 fornecedores todas as necessidades da compra com o escopo definido; Esclarecimento de dúvidas: após o envio, será aberto um fórum junto aos fornecedores para retirada de possíveis dúvidas; Envio de propostas: os fornecedores terão no máximo 15 dias úteis após a retirada de dúvidas para envio das propostas comerciais e técnicas ou declínio; Validação das propostas: as propostas passaram pela análise técnica, que será realizada pela área solicitante, como validação dos requisitos comerciais que serão avaliados pelo Gerente de Projeto que validará custo, agilidade das impressões, aumento da produtividade e qualidade das impressões; Negociação: a equipe de aquisições realizará a negociação dos custos, prazos de entrega e condições de pagamento; Relatório de Negociação: responsável pela compra fará um relatório de negociação que terá as empresas que foram aprovadas através de um ranking para que esta possa ser selecionada pelos devidos responsáveis; Assinatura de Contrato: tendo a empresa selecionada, o contrato será assinado e deverá ser acompanhado para garantir o cumprimento das clausuras. Referente os critérios de aceitação, teremos: Avaliação e validação do equipamento conforme as descrições do escopo de aquisição; Embalagem em boas condições; Cores aceitáveis do equipamento: branco, preto ou cinza; Equipamento acompanhado de manual, nota fiscal e certificado de garantia. O departamento responsável pelo recebimento terá um checklist de aprovação para confirmar se todas as informações descritas acima foram seguidas.
Tipo de contrato
O tipo de contrato a ser utilizado para esta aquisição de equipamento de impressão é o de Preço Fixo, um dos mais utilizados para compra de produtos com requisitos bem definidos. Neste contrato, fornecedr e contratante terão suas responsabilidades sobre o projeto e com entregas bem definidas sendo obrigado a concluir os trabalhos. A “Express Cópia” irá cravar no contrato os pagamentos intermediários as entregas do projeto e instalação da impressora.
Critérios obrigatórios e facultativos
Os critérios obrigatórios a serem entregues pelos fornecedores participantes da concorrência são: [pic 3]Legenda: “S” para sim ou “N” para não. Além disso, temos também os critérios facultativos que auxiliarão na seleção dos fornecedores: [pic 4] A seguir temos o quadro resumo comparativo de preço das propostas recebidas: [pic 5] Considerando os critérios avaliados, o melhor desempenho foi apresentado pelo fornecedor XYZ que atendeu a todos os critérios obrigatórios, teve melhor avaliação nos critérios facultativos e apresentou um preço coerente com o valor da proposta solicitada.
Cronograma e desembolso de pagamento
Os desembolsos do pagamento do produto adquirido tiveram a melhor condição apresentada abaixo: Contrato Assinado - 10% do valor do equipamento Entrega do Equipamento - 40% na entrega do equipamento e o saldo em 3 parcelas iguais, iniciando a 1ª parcela 30 dias após a instalação Instalação do Equipamento – 30 dias após a instalação do equipamento Taxa de acompanhamento da operação por 3 meses – 20 dias após a visita Treinamento na utilização do equipamento – 10 dias após a conclusão do treinamento Peças de reposição, Assistência Técnica e Suprimentos – quando aplicável, sendo o pagamento 30 dias após a realização do serviço O equipamento será entregue 30 dias após a assinatura do contrato: [pic 6]
Riscos do processo
Os riscos atrelados a compra do equipamento em análise do contratado: [pic 7]
Itens fora do escopo
Os itens fora do escopo são: Equipamento de impressão de pronta entrega Garantia estendida do equipamento acima do solicitado Contrato de fidelidade com a marca escolhida Conexão via wi-fi; Qualquer item que não esteja especificado no item Escopo da Compra.
Responsabilidade das partes
Responsabilidades do Contratante – Express Cópia: Cumprir os requisitos do contrato; Realizar a interface entre o fornecedor e equipe técnica; Fiscalizar o desenvolvimento o processo desta aquisição; Garantir a disponibilidade do espaço para a instalação do equipamento; Receber o equipamento; Aceitar e aprovar o equipamento; Garantir os pagamentos. Responsabilidades do Contratado - XYZ: Cumprir os requisitos do contrato; Garantir a performance das impressões em preto e branco; Disponibilização e manutenção das impressoras a serem utilizadas; Informar condições de pagamento; Enviar manual do produto (Em português / inglês); Enviar certificado de garantia; Indicar sua assistência técnica mais próxima; Informar a vida útil estimada do equipamento.
Forma de gestão do contrato
Este contrato será gerido pelo Gerente de Projeto que realizará uma reunião de Kick-off para apresentação do escopo contratado com todos os stakeholders envolvidos. Em seguida, serão realizadas reuniões semanais com a participação do fornecedor, equipe técnica da “Express Cópia” e Gerente de Projeto para reportar o status das etapas até que o equipamento seja devidamente instalado na empresa. O contrato físico será redigido pelo setor jurídico da “Express Cópia” e assinado entre as partes. A empresa XYZ deixará um telefone com a equipe técnica para contato em caso de concertos, trocas de toner e problemas técnicos.
Conclusão
O processo de Gerenciamento de Aquisições é uma etapa de extrema importância em um projeto. Se bem realizado, irá trazer aos stakeholders uma grande satisfação deste que consiga garantir atendimento aos requisitos fundamentais solicitados, custos, prazo e qualidade do produto a ser adquirido. Uma das ferramentas que pode ser utilizada para auxiliar neste processo é o Canvas que permitir evidenciar todas as informações necessárias para o Gerenciamento de Aquisições. Abaixo foi elaborado um Canvas referente a compra deste Equipamento de Impressão que possui todas as informações chaves de forma que todos os envolvidos com o processo consiga desempenhar bem seu papel neste processo: [pic 8] Em Gerenciamento de Aquisição, vários itens devem ser verificados com muita atenção como prazo, entregas, recebimento de qualquer produto, itens dentro e fora de escopo, responsabilidades das partes envolvidas de forma a garantir atingir o objetivo desejado bem como a satisfação dos stakeholders.
Referências Bibliográficas
XAVIER, Carlos Magno da Silva et al. Gerenciamento de aquisições em projetos. 4. ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2018. Brother lança HL-S7000DN Impressora de tinta monocromática para grandes volumes de impressão. Brother at your side, 2015. Disponível em: <https://www.brother.pt/conheca-brother/news/2015/brother-lansa-hl-s7000dn-impressora-de-tinta-monocromatica-para-grandes-volumes-de-impressao> Acesso em: 12/02/2022. PMI - Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pensilvânia: PMI, 2017. Impressora Multifuncional WorkForce Enterprise WF-C20590. Epson Exceed your vision. Disponível em: <https://epson.com.br/Para-empresas/Impressoras/Impressoras-a-Jato-de-Tinta/Impressora-Multifuncional-WorkForce-Enterprise-WF-C20590/p/C11CE47201>. Acesso em: 12/02/2022. JUSTO, Andreia Silva. Gerenciamento de Aquisições: o que é e como fazer em 3 passos. 27 jan. 2016. Disponível em:  <https://www.euax.com.br/2016/01/controlando-desgastes-no-gerenciamento-de-aquisicoes-do-projeto/>. Acesso em: 10 fev. 2022.

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