O Gerenciamento de Aquisições

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de Aquisições	Módulo:
Aluno:	Turma:
Tarefa: Atividade Individual – Contratação de Agência de Comunicação para o projeto.
DOCUMENTO DE SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS
Procurement Model Canvas®
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Tipo de contrato utilizado
Os serviços da Agência de Comunicação ambrange grande número de atividades, desde a produção de eventos, vídeos, materiais impressos, etc, variando entre períodos de extremo volume de ações e períodos de menor movimentação. Devido a esta grande variedade de volume de demandas e tipos de atividades é fundamental definir um tipo de contrato adequado para estas características. O tipo de contrato definido para esta compra é o Contrato de Custos Reembolsáveis, devido a sua maior flexibilidade apresentada, praticidade administrativa e relativa previsibilidade dos custos das medições que podem flutuar de acordo com o volume e tipo das demandas. O orçamento total para este contrato é de R$ 7.000.000,00 a ser executado em 36 meses (3 anos); onde espera-se que a média de medições mensais gire em torno de R$ 195.000,00. Considerando o planejamento orçamentário de execução das atividades mapeadas e previstas. O escopo e detalhamento dos serviços a serem prestados estão descritos na Especificação Técnica* e precificados com base no Quadro de Quantidades e Preços*. *Informações presentes abaixo neste documento.
Riscos da contratação e consequentes respostas
▪ Risco 1 - Impacto Reputacional como consequência de campanhas e estratégias de Comunicação: Campanhas de eventos, relações públicas, produções áudio visuais e demais ferramentas de Comunicação possuem grande potencial para causar grande repercursão. Resposta: Retirar conteúdos que possam estar causando prejuízo reputacional, veiculados em TV, Rádio ou Internet; Analisar repercursões para traçar resposta; Consultar setor jurídico sobre questões legais, viabilidade e análise das consequências da resposta.  ▪ Risco 2 - Exposição de dados sigilosos da empresa: Agências de Comunicação e Marketing acessam dados sigilosos das empresas e projeto onde atuam. O vazamento de informações pode comprometer gravemente a estratégia e até a viabilidade de um negócio. Resposta: Consultar área jurídica para as medidas legais cabíveis; Análise do ocorrido para minimizar impactos. ▪ Risco 3 - Capacidade de atendimento: Empresas multinacionais movimentam grande volume de ações variadas de Comunicação, exigindo do fornecedor quadro Robusto de empregados e parceiros para atender satisfatoriamente as demandas. Resposta: Contratação emergencial de fornecedores similares no mercado; Análise e adequação do quadro de empregados para o atendimento pleno das demandas. ▪ Risco 4 - Capacidade Técnica: Crises de grandes proporções e campanhas de alta complexidade demandam grande expertise do fornecedor de serviços de Comunicação. Resposta: Acionar Recursos Humanos para prospectar talentos necessários para suprir as demandas; Investir em treinos e cursos para capacitar equipe. ▪ Risco 5 – Contrato tipo Custos Reembolsáveis Este tipo de contrato oferece mais flexibilidade através do reembolso dos custos, porém, torna mais difícil o controle financeiro. Resposta: Estabelecer reuniões periódicas de acompanhamento de gestão orçamentária; Acompanhamento do fiscal do contrato para a aderência ao escopo do contrato.
Request For Proposal
INTRODUÇÃO – CONTRATAÇÃO DE AG. DE COMUNICAÇÃO – PROJETO DE MELHORIA NA GESTÃO REPUTACIONAL A Mineradora Vale possui operações de beneficiamento e logística de minerais em diversas partes do Brasil e do Mundo. Diante da baixa reputação do setor mineral, somado aos impactos sócio-ambientais causados pela atividade, a empresa solicitou o início de um Projeto de Gestão Reputacional, a ser patrocinado pelas diretorias de Comunicação e Sustentabilidade, com o objetivo de se aproximar da sociedade de maneira geral, fortalecendo a sua marca e o relacionamento com stakeholders da atividade. O projeto de gestão reputacional visa colocar a empresa em um novo patamar de favorabilidade em um período de 3 anos. A contratação de uma agência de Comunicação é etapa crucial deste projeto, pois irá ser a responsável técnica do projeto, fornecedo expertise, técnicas e ferramentas para alcançar os objetivos traçados para 2023: Aumento do índice de favorabilidade para 60% +; Aumentar o número de visitantes às operações da empresa; Aumento nos níveis de informação e engajamento através de pesquisas com empregados. A partir do planejamento dos objetivos e metas a serem perseguidos com o Projeto de Melhoria na Gestão Reputacional foi iniciado o processo de envio das RFIs – Request For Information para o mercado, em busca de conhecer melhor potenciais fornecedores para constarem na vendor list de suprimentos, os quais receberão o RFQ – Request For Quotation, materializando as características técnicas e custos a serem considerados em contrato. 1. OBJETO Contratação de prestação de serviços especializados de criação/conceito, planejamento, coordenação para produção de eventos corporativos e institucionais, internos/externos, ativação de patrocínios, experiência de marca e espetáculos, bem como serviços técnicos específicos orientados pela Gerência de Comunicação Corporativa. A empresa contratada deverá basear toda e qualquer proposta na Missão, Visão e Valores da Contratante, bem como no seu posicionamento e atributos de marca. 2. ESCOPO DOS SERVIÇOS Para Contratante, eventos e visitas configuram-se como ocasiões para aproximação e relacionamento direto com seus stakeholders, criando oportunidades para o reforço da imagem institucional e posicionamento de marca, além do atendimento aos objetivos estratégicos da empresa e dos clientes internos: Convenção, fórum, seminário, audiências públicas, feira, palestra, inauguração, ação promocional, workshop, encontro, coquetel/café da manhã/ almoço/jantar, confraternização, comemoração, cerimônias diversas, evento esportivo, coletiva para imprensa, celebração, congresso, estandes em feira e/ou congresso, apresentações em espaços culturais e/ou diversos, espetáculos, shows, visitas corporativas e operacionais, ações de relacionamento e experiência de marca, live marketing, etc. 2.1 ESCOPO NÃO INCLUIDO O fornecedor contratado não está autorizado a se pronunciar em nome da empresa. Os serviços e materiais a serem contratados devem apresentar finalidade em absoluta linha com o escopo das atividades e da contratação, não sendo autorizado o uso do presente contrato por parte de outras áreas do projeto que não sejam a Diretoria de Comunicação. 2.2 INFRAESTRUTURA E EQUIPAMENTOS: Providenciar toda infra-estrutura necessária para realização do evento/visita, de acordo com suas características e demandas, com segurança e qualidade. Montagem e desmontagem, Alimentação, Ambientação / Decoração, Equipamentos de projeção, iluminação e sonorização, Geradores, Hot site, Limpeza, Locação de móveis, Palco, Palestrante, Tenda / Toldos / Pisos / Grades / Tapumes / Pórticos, Tradução simultânea, Computador/laptop / CD / DVD player / telas plasma, Rádios de comunicação para equipe organizadora, Púlpito, Serviço médico, Cerimonial, Fotógrafo / Filmagem, Segurança, Brigada de incêndio, Manobrista, Logística de transporte. 2.3 RELATÓRIO PÓS ENTREGA Apresentar relatório final do evento/visita, conforme padrão disponibilizado pela Diretoria de Comunicação, impresso e/ou por meio digital. Esse relatório também deverá fazer parte do processo entregue na medição juntamente com o Boletim de Medição final. A agência também deverá manter em arquivo próprio na agência por período de 3 anos. 3. ABRANGÊNCIA Este Contrato atenderá à Gerência Comunicação Corporativa, sediada no Rio de Janeiro, porém com abrangência nacional para a realização dos eventos e visitas, com a possibilidade de realização de projetos internacionais. 4. PRAZO O prazo previsto para a execução dos serviços, objeto desta coleta de preços, é de 3 anos, contados a partir da data de assinatura do contrato. As entregas esperadas serão evidenciadas através de medições mensais com o acompanhamento das metas específicas estabelecidas para cada mês. 5. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA Fornecedor deverá ter equipe especializada, com expertise necessária para este tipo de prestação de serviços em sua sede. Prestar os Serviços de acordo com a melhor técnica disponível no mercado e em estrita conformidade com o disposto na legislação aplicável, respondendo diretamente por sua qualidade e adequação. Observar e fazer com que seus empregados e/ou terceiros sob sua responsabilidade respeitem as normas relativas à segurança, higiene e medicina do trabalho, assim como as normas da Contratante sobre uso de recursos de Informática entregues à Contratada pelo gestor do contrato. Obter e manter em vigor, às suas expensas, quaisquer licenças ou autorizações que sejam necessárias para a execução dos serviços. Apresentar a proposta de cada evento/visita seguindo o padrão de apresentação disponibilizado pela Contratante e atualizá-lo à medida que as alterações forem ocorrendo, mantendo o cliente sempre com uma versão atualizada da apresentação do evento/visita. Apresentar custos variáveis em modelo de planilha padrão, informando sempre o mínimo de três preços comparativos com 3 fornecedores diferentes (mínimo) consultados no mercado.Apresentar os custos decupados, informando quantidades e custos unitários de cada item. 6. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE Fornecer à empresa Contratada as especificações indispensáveis para a realização dos eventos/visitas. Além de estar à disposição da Contratada para fornecer as informações e documentação técnica que forem necessárias para o desenvolvimento dos serviços. Credenciar, por escrito, junto à Contratada, um técnico de seu próprio quadro que atuará como Gestor do Contrato. Proceder à verificação e aprovação das medições/relatórios dos serviços e de seus respectivos documentos encaminhados pela Contratada. Instruir a CONTRATADA quanto à prioridade dos serviços a serem executados e com relação às normas de Segurança e manual da marca da Contratante. 7. CRITÉRIOS PARA MEDIÇÃO/FATURAMENTO A Contratada procederá a medição dos serviços ao final de cada evento realizado, cumprindo as seguintes etapas: 1- Envio de planilha final para aprovação do analista de Comunicação responsável pelo evento/visita. 2- Após aprovação do analista de Comunicação e da área de Gestão da Comunicação processar a medição no sistema de pagamento, a Contratada deverá enviar nota fiscal para a célula de pagamento responsável pelo contrato. 3- O pagamento será efetuado 15 dias a contar do recebimento da nota fiscal na célula de pagamento responsável pelo contrato. 8. DESPESAS REEMBOLSÁVEIS A Contratante reembolsará despesas com transportes, passagens aéreas, alimentação e hospedagem, desde que estas necessidades sejam decorrentes de solicitações especiais e que tenham sido previamente autorizadas formalmente pelo gestor do contrato. Tais despesas estão vinculadas aos eventos/visitas quando solicitadas. 9. REMUNERAÇÃO DA CONTRATADA A CONTRATADA declara e garante que os preços previstos no Quadro de Quantidades e Preços (QQP) constituem os valores integrais/máximos a que pode vir a fazer jus em razão dos SERVIÇOS efetivamente prestados e concluídos nos termos do presente Contrato. 10. QQP – QUADRO DE QUANTIDADES E PREÇOS [pic 4] 11. CRITÉRIOS CLASSIFICATÓRIOS [pic 5]
Referências bibliográficas
XAVIER, Carlos Magno da Silva et al. Gerenciamento de aquisições em projetos. 4. ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2018

        

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