O Gerenciamento de Portfólio

 ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de Portfólio e PMO	Módulo: 4
Aluno: Aline Marla Hummel de Souza	Turma: MBA em Gerenciamento de Projetos
Tarefa: demonstrar como a implantação do PMO pode contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos listados.
Introdução
O Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP), é o departamento responsável por definir e manter os padrões de gerenciamento de projetos na empresa, a fim de otimizar o controle e a execução de propostas da organização como um todo ou de uma área específica.  “De acordo com o Relatório CHAOS Standish, de 2009, 68% dos projetos não atingem as metas de tempo, custo ou escopo, ou seja, apenas 32% dos projetos são concluídos no prazo combinado, dentro do custo previsto e entregando valor — benefícios mensuráveis — para o negócio e para as partes interessadas. ” (PROJECT BUILDER, 2018). Dessa forma, o EGP surge como uma ferramenta com potencial para minimizar estes problemas enfrentados no gerenciamento de projetos e buscar o sucesso na conclusão dos projetos em todos os seus aspectos.
Desenvolvimento – identificão das funções do PMO que podem contribuir para o alcance dos quatro objetivos estratégicos estabelecidos para a nova área de projetos da Argo Menthor.
As funções do EGP devem ser estabelecidas com base na sua visão, missão, objetivos a serem atendidos e nos benefícios definidos como prioritários. O EGP deve funcionar como um provedor de serviços (funções) para a organização. ALMEIDA, 2017. Segue abaixo a análise realizada para o estudo de caso da empresa Argo Menthor, composto de quatro objetivos estratégicos: aumentar a receita dos projetos, aumentar o índice de lucratividade dos projetos, melhorar o índice de satisfação dos clientes e melhorar o índice de satisfação dos colaboradores.           Para o objetivo de aumento da receita dos projetos e de aumento do índice de lucratividade dos projetos, foram identificadas as funções de promover o gerenciamento de projetos dentro da organização, que permite um melhor desempenho dos projetos e consequentemente o cumprimento dos objetivos do planejamento estratégico, promovendo o alcance também dos objetivos financeiros. Outra função que vai de encontro a este objetivo é a alocação de recursos entre os projetos, pois um recurso que é aproveitado por mais de um projeto pode diminuir os cursos e aumentar dessa forma a receitas e a lucratividade dos projetos. Com a alocação, é possível evitar que haja ociosidade de recursos, que causam muitas vezes custos fixos desnecessários que impactam no projeto. Outra função identificada para atendimento aos objetivos citados no parágrafo anterior é implementar e gerenciar banco de dados de riscos. Com a redução dos riscos, aumenta-se o potencial de ganhos em lucratividade, uma vez que reduz a probabilidade de problemas com custos adicionais, atrasos e imprevistos. Passa-se a prever os problemas, minimizando o impacto financeiro negativo no projeto. Com relação ao objetivo de melhorar o índice de satisfação dos clientes, podemos elencar a função de gerenciar interfaces com os clientes dos projetos, já que a maior proximidade e a comunicação eficaz com os clientes proporcionam uma maior possibilidade de sucesso com o produto final do projeto e permite estreitar o relacionamento. As funções de executar benchmarking e promover a melhoria contínua e de monitorar e controlar o desempenho dos projetos e programas, possibilitam o aperfeiçoamento dos processos, produtos, serviços, etc, levando à excelência destes à longo prazo, aumentando a satisfação dos clientes. Por fim, para o alcance do objetivo de melhorar o índice de satisfação dos colaboradores, definiu-se a função de desenvolver as competências necessárias para os projetos e promover treinamentos, que é um ponto fundamental para as empresas que buscam melhorias neste aspecto, pois o desenvolvimento e a capacitação trazem benefícios não somente para a empresa, mas também para os colaboradores, proporcionando valorização das habilidades e conhecimentos e reconhecimento do potencial, uma vez que as empresas investem tempo e recursos financeiros em quem acreditam que possam trazer resultados. Ainda para o objetivo citado acima, identificou-se prover mentoring para os gerentes de projetos, como uma função adequada. Segundo CRISP E CRUZ (2009), o processo de mentoring é definido como um método formal pelo qual uma pessoa mais experiente e com uma maior sabedoria, exerce um papel de apoio ao supervisionar e incentivar a reflexão e a aprendizagem de uma pessoa menos experiente, de modo a facilitar o seu desenvolvimento pessoal e o desenvolvimento da sua carreira profissional. Assim, beneficiar outra pessoa com seu próprio conhecimento pode possibilitar o sentimento de valorização e de que a empresa está reconhecendo a sua importância para o alcance dos objetivos. Além disso, o mentoring tem a função de disseminar, descentralizar o conhecimento que muitas vezes pode estar centralizado em poucas pessoas.
Considerações finais
Com as reflexões acima, podemos inferir que existem vários benefícios com a implantação de um escritório de gerenciamento de projetos dentro de uma empresa, porém, qualquer mudança em uma empresa requer planejamento, pois altera o seu ritmo habitual. Segundo LOPES (2012, pg 98 e 99) “para mitigar resistências e desconfortos acima dos níveis esperados, seus colaboradores, clientes e todas as partes envolvidas precisam conhecer, se engajarem e reconhecer seus novos papéis e responsabilidades escolhidos para o PMO e quais os serviços que serão prestados.”
Referências bibliográficas
PROJECT BUILDER. Dica de Leitura. Disponível em: <https://www.projectbuilder.com.br/blog/project-management-office-tudo-o-que-voce-precisa-saber/> Acesso em: 05 de jun. 2018. LOPES, C.S. Escritório de projetos: objetivos e benefícios. Revista Brasil Engenharia, São Paulo, edição 611, 2012, páginas 98 e 99. CRISP, G., & CRUZ, I. (2009). Mentoring College Students: A Critical Review of the Literature Between 1990 and 2007. Department of Educational Leadership and Policy Studies, 525-545. San Antonio, Texas, USA. ALMEIDA, NORBERTO DE OLIVEIRA.. Gerenciamento de Portfólio e PMO. Rio de Janeiro: FGV Editora, 2017.

        

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