O Gerenciamento de Projetos

Característica dos projetos

Um projeto pode ser descrito como uma iniciativa única de alguma forma, seja no produto que gera, seja no cliente do projeto, na localização, nas pessoas envolvidas, ou em outro fator. Isto diferencia projetos de operações regulares de uma empresa. Além disso, um projeto tem um objetivo claro, que quando atingido, caracteriza o final do projeto. Pode-se citar uma lista de exemplos de projetos; a construção de uma casa, o desenvolvimento de um software, a organização de um evento, a construção de um móvel sob encomenda, a implantação de uma nova linha de produção na fábrica, a realização de uma viagem, escrever um livro, criar um documento, executar uma peça de teatro (MPSP, 2017).

Segundo Freitas, um projeto apresenta três características básicas: temporariedade, singularidade e objetividade. Todo projeto tem um início e fim determinado, podendo esse tempo ser de curto, médio ou longo prazo, conforme seu objetivo. O propósito de um projeto é o fornecimento de um “produto” singular, que pode ser de três tipos:

• produto físico: tangível e quantificável, pode ser um item final ou um componente. Exemplo: um motor de um veículo, uma cadeira, uma casa.

• serviço ou evento: intangível, caracterizado pela capacidade de realizar algo. Exemplo: organização e realização de um evento, desenvolvimento de um trabalho acadêmico, desenvolvimento de um software.

• resultado final ou conceito: intangível, caracterizado por um resultado decorrente do serviço realizado. Exemplo: conhecimento decorrente de uma pesquisa, ideia fruto de um trabalho realizado, fórmula, teoria.

Além disso, os projetos são realizados para um fim, sendo o seu resultado algo singular e exclusivo. A característica da singularidade está vinculada à objetividade do projeto, ou seja, a um fim específico.

Estrutura matricial

As estruturas organizacionais matricial e projetiva foram uma evolução à estrutura funcional como alternativa a rigidez desse tipo de estrutura. A estrutura matricial é uma combinação da estrutura projetizada e funcional e pode ser dividia em fraca, equilibrada e forte.

A estrutura projetizada apresentou um rápido crescimento nas últimas décadas. As razões para sua popularização são muitas. Em primeiro lugar, a velocidade de resposta e a orientação ao mercado como uma exigência para a obtenção de sucesso atualmente. Em segundo lugar, o desenvolvimento de novos produtos, processos ou serviços que requerem informações diferentes das áreas de conhecimento. Além da rápida expansão de novidades tecnológicas todas as áreas das empresas, tende de modificar a estrutura das mesmas. Por fim, pode-se citar que uma parte da alta administração das organizações não se sente confiante no entendimento e na coordenação de todas as atividades que ocorrem dentro de suas organizações (Patah et al, 2020).

Verificam-se cinco indicadores que mostram que a estrutura funcional, às vezes, pode não ser a mais adequada. Apesar de os gerentes estarem satisfeitos com as habilidades técnicas de suas equipes, os projetos não estão sendo executados segundo os cronogramas definidos e dentro dos custos programados. Existe compromisso na execução do projeto, mas há alta variação na performance do projeto. Especialistas subutilizados e grupos específicos de trabalho reclamam constantemente por falhas na entrega do trabalho no prazo previsto. Ainda se verifica que os projetos estão sendo executados dentro das especificações e nos prazos previstos, mas a equipe não está satisfeita com os resultados (Patah et al, 2020).

A estrutura matricial foi criada na indústria aeroespacial com o crescimento da especialização do trabalho, da alta tecnologia, da urgência do tempo para conclusão do projeto e o trabalho combinado em diversos órgãos (empresas, órgãos do governo, centros de pesquisa) surgiu a necessidade de aumentar o poder do coordenador de projeto. Com isso o Administrador de Projetos se tornou uma agência recrutadora e controladora dos recursos do seu próprio projeto e as áreas tradicionais passaram a ser subsidiárias do projeto, isto é, prestadoras de serviço (Lodi, 2012).

A estrutura matricial, apesar de ser mais complexa, apresenta-se como uma opção de estrutura organizacional que traz a possibilidade de as pessoas obterem uma visão global das operações e do negócio da empresa. O organograma hierárquico vertical deve ser substituído por algo que represente um mapa empresarial de tal forma que o negócio da empresa esteja claro para os integrantes da organização (Giannini, 2003).

O arranjo matricial deve ser construído com o objetivo de propiciar para as organizações uma rápida adaptação às novas condições estabelecidas pelo mercado e diretivas governamentais, otimizando a utilização dos recursos disponíveis e a racionalização do fluxo de trabalho (Giannini, 2003).