Quatro áreas e muitos processos: um passeio sobre o Guia PMBok

Gerenciamento de projeto: um realce a áreas específicas do PMBok

Resenha sobre áreas de Riscos, Escopo, Aquisições (fornecedores) do Guia PMBok: INSTITUTE, Project Management: Um guia de gerenciamento de projetos PMBOK®. Guia PMBOK 5a Ed. - EUA, 2013

O Project Management Body of Knowledge, também conhecido como PMBOK, é um conjunto de métodos em gerência de projeto que já atinge a sua 5a Edição apontados pelo Project Managent Institute (PMI) e estabelecem fundamentos da metodologia de gerência de projeto. Tais métodos, estão reunidos e configurados em guia denominado Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, ou simplesmente Guia PMBOK.

O guia PMBok já na 5a edição lançada em 2013, tem 47 processos, e 589 páginas, e 10 áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Este guia não define como deverá ser administrado um projeto, mas sim disponibilizar técnicas que podem ser relevantes para as organizações, permitindo ao gerente de projetos e as equipes engajadas optarem pela opção adequada ao seu projeto. O guia é fundamentado em diversas áreas e processos que elaboram a tarefa a ser concretizado ao longo do projeto. Tais processos estão conectados e comunicam-se conforme um raciocínio deliberado para o andamento do trabalho, efetuado por intermédio de entradas, ferramentas e técnicas e saídas.

Dentre as áreas da competência, segundo PMBoK, 4 destas merecem destaque, são elas: Riscos, Escopo, Aquisições (Fornecedores) e Partes Interessadas.

A área de gerenciamento dos riscos do projeto é tratada pelo PMBok no capítulo 11, no qual deixa claro a importância desta área pode ser vista como um processo que visa descrever procedimentos para a identificação, a análise e respostas aos riscos constantes no projeto.

Entende-se que esta área é um passo muito relevante para que se obtenha existe no projeto, entretanto, muitas empresas costumam ignorar esta fase, o gerenciamento de riscos se constitui dos seguintes processos: planejar o gerenciamento dos riscos, identificar os riscos, realizar a análise qualitativa dos riscos, realizar a análise quantitativa dos riscos, planejar as respostas aos riscos, monitorar e controlar os riscos. Aonde, as cinco primeiras são de planejamento como se pode perceber e a última de controle. Cada processo contido nesta área de conhecimento tem como propósito definir como os riscos serão apontados, avaliados e como as respostas deverão ser planejadas e também de que forma será planificado.

Em suma, se esses processos forem concretizados poderão fornecer subsídios que facilitaram   o sucesso do projeto como a oportunidade de ter listado os riscos encontrados e diante disso, ter a disposição inúmeras metodologias que auxiliam produção desta lista de riscos, também traz a possibilidade focar nos riscos mais urgentes , admite cominar probabilidade numérica aos riscos, estabelecem táticas de atuação direcionadas a como tratar os riscos sejam negativos ou positivos, fiscaliza os riscos com novos riscos podendo ser descobertos, reavaliam as análises de riscos, além de gerarem outras definições de outras prioridades de riscos, etc.

Percebe-se que esta área como as demais do PMBok, é um tanto trabalhosa como deixa explícito o guia, justificando de certa forma a recusa de muitas organizações em executá-la, por outro lado, percebe-se que é uma das áreas que pode realmente trazer resultados concretos as organizações que se propõe a seguir as técnicas e procedimentos nesta contido, pois a partir do momento em que se tem conhecimento dos riscos a remediação se torna mais real.

Já a área de Escopo que está descrita no capítulo 5, segundo o PMBok é um dos principais fatores para o objetivo de um projeto. Pois, o guia de Gerenciamento do Escopo do Projeto descreve os processos necessários para assegurar que o projeto envolva somente o trabalho acertado, e nada mais que isso, o que trará êxito de certa forma ao projeto.

Essa área de gerenciamento é constituída por cinco processos, que são: coletar requisitos, definir o escopo, criar a EAP (Estrutura Analítica de Projeto), verificar o escopo e controlar o escopo. Em que os três iniciais são de planejamento e os dois finais são de controle e monitoramento. Os processos voltados ao planejamento designam um plano para o gerenciamento de escopo. Já os processos de controle e monitoramento vistoriam o cumprimento do escopo e se este está de acordo com o que foi previamente deliberado nos processos de planejamento, no que concerne a verificação ele ratifica diretamente com o cliente se sua execução está funcionando adequadamente.  

Os processos envolvidos na área de escopo estão interligados entre si e em conexão com outras áreas apesar de ficar claro conforme o guia, que se tratam de processos distintos entre si, mas que podem apresentar-se em pelo ao menos uma vez no projeto, mas indefinidas vezes nas fases do mesmo. O guia PMBok enfatiza que Escopo pode aparecer em um projeto tanto se referindo ao Escopo do produto quanto ao Escopo do projeto, o primeiro se relaciona as particularidades e funções que apresenta um produto, serviço. O segundo, se refere ao trabalho que necessita ser efetivado para que seja concretizada a entrega de um produto, serviço ou resultado tendo as características e funções de acordo com o especificado.

 A execução dos processos do escopo exige certo esforço da equipe de gerenciamento, tal fato faz transparecer que não é algo simples de ser posto em prática, mas que gera benefícios reais ao percurso do projeto e cria de certa forma, o fortalecimento do trabalho em grupo e foco nas ações a serem desenvolvidas.

O Gerenciamento de aquisição expõe os processos de compra ou obtenção de produtos, serviços ou resultados, assim como os processos de gerenciamento de contratos. Esses processos descritos nesta área de conhecimento têm por finalidade definir aquilo que se pretende adquirir, a fonte da qual se quer adquirir, colher as respostas dos fornecedores e selecioná-los, analisar de que forma conduzirá o gerenciamento dos contratos, pagamentos, andamento das entregas dentro do preestabelecido, pagamentos aos fornecedores, e por fim concretização do contrato final. Dentro dessa área destacam-se seus processos que são definidos como: Planejar as Aquisições, Realizar as Aquisições, Administrar as Aquisições, Encerrar as Aquisições.