ATIVIDADE FUNDAMENTOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo:
Aluno: Felipe Leite de Matos	Turma:
Tarefa: APLICAÇÃO DA GESTÃO DE PROJETOS NO MUNDO DOS EVENTOS
Introdução
“A produção de eventos de todos os tipos pode ser uma ótima forma de divulgar trabalhos e serviços e se tornar mais conhecido no mercado. No entanto, para começar no mercado, é preciso saber todas as possibilidades que este tipo de trabalho apresenta”. (NADINE ALVES, 2018). Nesta atividade iremos apresentar as características sob a ótica da gestão de projetos que tornam um evento um projeto, definindo seu ciclo de vida, fases do projeto, processos de gerenciamento de projetos utilizados para cada fase e identificando o tipo de estrutura das empresas envolvidas, tendo como base um grande evento musical realizado no Centro de Eventos FIERGS em Porto Alegre, promovido pela empresa CCC, uma empresa do ramo brasileiro de atacado de roupas que criou um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca em parceria com a empresa DT produções, uma empresa incubadora e executora de eventos, que faz parte do grupo CCC.
Justificativa
Com tantas possibilidades e objetivos diferentes, os eventos são cada vez mais utilizados por profissionais e empresas de todos os setores. Com isso, o público conta com opções variadas para se divertir, se informar, aprender habilidades novas, se movimentar e, é claro, viver novas experiências tornando estes eventos complexos e difíceis de administrar. (NADINE ALVES, 2018) Para que estes eventos obtenham o sucesso esperado pelos organizadores, se faz necessário um plano de gerenciamento muito eficaz, considerando que existem muitas etapas complexas, detalhes e ações a serem tomadas durante o ciclo de vida deste evento, podendo afetar ou contribuir diretamente no resultado final do projeto.
Características do projeto
O plano atual da CCC e DT produções é promover um grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80. Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC. Algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento e o local escolhido para sediar este evento foi o Centro de Eventos FIERGS, que já conta com tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital. “Segundo o PMBOK, o guia supremo do gerenciamento de projetos, um “projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. Ele possui um objetivo específico, único e normalmente possui recursos delimitados (pessoas, investimentos, equipamentos, etc)”. (NATHÁLIA TAMEIRÃO, 2018). Utilizando como premissa a definição de um projeto, podemos confirmar que o evento promovido pela CCC pode sim ser considerado um projeto, levando em consideração algumas características importantes como as descritas abaixo: O evento possui datas de início e término definidas e conhecidas, ou seja, é temporário. O evento possui um objetivo específico com metas e resultados esperados claramente definidos, no intuito de atender a necessidade do cliente. Este evento possui sua particularidade sem padrão e protocolo, tornando-se único. O evento tem uma definição detalhada dos recursos, no intuito de atender as expectativas esperadas evitando custos desnecessários e prejuízos.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
O ciclo de vida de um projeto é o conjunto de fases pelas quais um projeto passa do início ao término. Dividir o projeto em uma estrutura básica é interessante porque facilita o gerenciamento do projeto, além de permitir uma melhor visualização do que deve ser o foco, isto é, onde o gerente de projetos deve aplicar mais energia para entregar o resultado esperado pelas partes interessadas (stakeholders). (ANDREIA SILVA JUSTO, 2018). É possível dividir o ciclo de vida do evento promovido pela CCC em três fases, sendo elas, pré-evento, durante evento e pós-evento e independente do número de fases que este projeto possui, os 5 itens pertencentes aos grupos de processos (iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento) são desenvolvidos em cada uma delas. De modo geral, os grupos de processos podem ocorrer em todas as fases ou em algumas delas dependendo do projeto a ser desenvolvido. Cada fase do evento da CCC possui processos de gerenciamento diferentes, conforme mencionado abaixo: Pré-evento Na fase de pré-evento, a equipe toma todas as ações que são realizadas antes do evento para que este aconteça. Nesta fase o gerenciador do projeto em conjunto com a equipe envolvida deverá tomar as seguintes ações: Entender as necessidades e atividades que o cliente pretende realizar e definir o escopo; Definir os objetivos do evento; Definir da equipe envolvida na gestão do evento; Identificar o publico alvo (stakeholders); Definir um plano de comunicação com os stakeholders; Definir a documentação das expectativas de custos e prazos; Emitir a documentação de controle das etapas envolvidas no projeto (check list); Definir estratégias com patrocinadores; Elaborar da Estrutura Analítica do evento (projeto); Definir cronograma geral do evento com atividades e prazos; Detalhar escopo e riscos do evento; Conduzir reuniões com os stakeholders de acordo com o plano definido na fase de iniciação; Avaliar, definir, contratar e monitorar aquisições e recursos necessários para a execução do evento, tais como: Bandas de rock dos anos 80 envolvidas no evento; Empresas do ramo de fast food; Equipe de limpeza; Equipe técnica de iluminação e som; Empresa responsável pela elaboração e distribuição de lembranças; Equipe de apoio à portaria, praça de alimentação e palco; Equipe de segurança; Equipe responsável pelo marketing e venda de ingressos físicos e digitais; Formalizar com antecedência a confirmação de todos os recursos e aquisições envolvidos no evento; Testar a iluminação e o som que serão utilizados no evento; Conferir todos os itens descritos no check list elaborado na fase de iniciação; Dar feedback (positivo ou negativo) para a equipe envolvida durante toda a etapa de planejamento e controle. Durante o evento Nesta fase a equipe realiza todas as ações e ajustes necessários ao longo do evento, no intuito de respeitar a programação prevista. A equipe coloca em prática tudo aquilo que foi definido durante o planejamento do projeto. Normalmente, o número de recursos nesta fase é superior às demais fases e envolve questões mais práticas, como: Acompanhar e monitorar o cronograma sequencial do evento; Mobilizar a equipe e equipamentos inclusos no evento; Monitorar e apoiar todos os recursos contratados, tomando ações corretivas caso se faça necessário; Dar feedback (positivo ou negativo) para toda a equipe durante a execução do evento; Desmobilizar a equipe e equipamentos; Pós-evento Nesta fase, as ações costumam ser mais analíticas, voltadas para a mensuração da satisfação dos participantes e do sucesso da produção. Costuma contar com iniciativas como: Pagar os profissionais envolvidos; Encerrar os contratos com os fornecedores; Comunicar formalmente o encerramento do evento aos Stakeholders; Enviar pesquisas de satisfação aos participantes; Divulgar imagens e vídeos do evento nas redes sociais; Fechar as finanças do evento; Listar lições aprendidas;
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
As organizações atingem seus objetivos através das estruturas organizacionais, que, por sua vez, dependem das metas das empresas, de sua conformação, ramo de negócios e mercado. Há diversas maneiras alternativas para estruturar as atividades que envolvem projetos, e suas especificidades e características únicas apontam para uma imensa diversidade de arranjos organizacionais. De acordo com o guia PMBOK® (PMI, 2013a), o nível de maturidade das organizações e seus sistemas de gerenciamento também influenciam os projetos. (ANDRÉ BITTENCOURT DO VALLE et al., 2014: Pág.58). Após análise das empresas CCC e DT produções, é possível verificar que cada empresa possuí estruturas organizacionais diferentes, conforme podemos ver abaixo: Tipo de estrutura da empresa CCC A empresa CCC possui a sua estrutura do tipo matricial. A CCC é uma empresa com o foco na produção em massa, no marketing de seu portfólio de produtos e no seu planejamento estratégico, sempre buscando obter o maior rendimento possível. O gestor do projeto pode contar com um gestor sênior de cada módulo (Finanças, suprimentos, produção, logística, RH, marketing), que ajudam a constatar se tudo está de acordo com as políticas e nível de serviços adequado para a empresa. Tipo de estrutura da empresa DT produções A empresa DT produções possui a sua estrutura do tipo projetizada. A DT produções é uma empresa do grupo CCC adquirida exclusivamente para conduzir todos os eventos do grupo. O gerente de cada evento possui total autonomia e poder de decisão, que por sua vez define o plano de gerenciamento e a equipe especializada que conduzirá tal evento. Toda equipe envolvida no evento responde ao gerente que é o responsável por monitorar todas as fases do evento.
Conclusão
Em vista dos argumentos apresentados, pode-se notar que o evento musical promovido pela empresa CCC pode ser considerado um projeto e que este evento bem conduzido por um PMO competente, estruturado e com objetivos definidos se torna lucrativo. A metodologia do gerenciamento de projetos facilita a rotina da empresa e consequentemente influenciará no sucesso final.
Referências bibliográficas
O que é um evento. 2018. Disponível em: <https://blog.sympla.com.br/o-que-e-um-evento/>. Acesso em: 16 mai. 2019. O que é um projeto? Entenda o essencial para começar o seu. 2018. Disponível em: <http://unalcs.org/index.php/2018/10/31/o-que-e-um-projeto-entenda-o-essencial-para-comecar-o-seu/>. Acesso em: 16 de mai. 2019. Ciclo de vida de um projeto: O que é e quais as suas principais características. 2018. Disponível em: <https://www.euax.com.br/2018/11/ciclo-de-vida-de-um-projeto/>. Acesso em 18 de mai. 2019. VALLE, L. et al. Fundamentos do gerenciamento de projetos. 3ª edição. Rio de Janeiro: Editora FGV. 2014.

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