Auditoria - Análise de riscos do processo de compras

I. Riscos de Compras

1. Compras com menos de 3 cotações;

2. Compras com especificações técnicas insuficientes;

3. Compras realizadas com alçada de aprovação fora da função;

4. Compras realizadas com valor acima do estipulado na política de estoques;

5. Realização de compras ilícitas (sem documentação);

6. Compras realizadas com conflitos de interesse;

7. Compras realizadas em desacordo com a estratégia de caixa;

8. Edital de licitação com excesso de limitações técnicas;

9. Segregação de funções entre compras e contas a pagar;

10. Compras com análise de fornecedores deficitária.

II. Controles de Compras

1. Realização de compras com no mínimo 3 cotações mediante aprovação;

2. Toda compra deve ser realizada mediante apresentação de ordem de compras detalhada com as devidas especificações técnicas;

3. Elaborar políticas de compras com definições de alçadas de acordo de aprovação com hierarquia e mediante a work flow (WF) de aprovação sistêmico;

4. Toda compra de materiais deve ser aprovada pelo setor de suprimentos, mediante a consulta prévia ao sistema de controle de estoques;

5. Conferencia dos materiais descritos na ordem de compras com a NF emitida pelo fornecedor , não sendo autorizado a entrada de produtos sem NF.

6. Elaborar política de conflito de interesses, onde todos os compradores e gerentes da companhia devem declarar as empresas as quais possuem relação até os seus parentes de 3º grau, para que compradores não participem das licitações de suas próprias empresas;

7. Inserir no fluxo de aprovações o gestor de tesouraria, mediante consulta prévia ao fluxo de caixa quanto ao prazo de pagamento;

8. Criar especiações técnicas suficientes para realizar a compra com segurança, mas sem burocratizar o processo;

9. Definir políticas que proíbam o funcionário que realizou as compras de realizar os pagamentos;

10. Ter uma carteira de fornecedores com histórico positivo de entrega e qualidade dos produtos, reconhecidos pelo mercado, além de consulta dos mesmos no SPC e Serasa.

III. Programa de auditoria para testes de controle de processos de compras

1. Verificar se as compras possuem 3 cotações;

2. Certificar que as compras realizadas possuem ordem de compras;

3. Verificar se as compras foram submetidas à aprovação conforme hierarquia definida pela empresa;

4. Verificar se as compras foram submetidas à aprovação do setor de suprimentos;

5. Verificar se as