O Cenário e Situação Problema do Processo Compras

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1. Cenário e situação problema do processo compras

Atualmente trabalho em uma empresa, a qual não citarei o nome por motivos de ética e sigilo me referindo a ela como “Empresa S”, que identificamos problemas no processo de compras. Após a realização das aulas do MBA FGV referente a matéria de Supply Chain decidi entrar em contato com a um dos gestores do setor de suprimentos buscando entender como funcionava o processo de compras. Após essa reunião achei que a confecção do trabalho seria uma boa forma de e realizar uma avaliação do mesmo de acordo com as boas práticas e ferramentas apresentadas durante a aula, com a finalidade de medir se a empresa em questão realiza o processo de compras da forma mais assertiva possível ou se ainda há pontos de melhoria. Caso fosse identificado pontos de melhoria utilizaria este documento para apontar os pontos de melhoria e destacar as ações propostas para aprimoramento do processo. 

1. Mapeamento do processo de compras da Empresa S.

Com o objetivo de entender como é realizado o processo de compras da empresa solicitamos uma reunião com o gestor da equipe de compras e realizamos algumas perguntas que pudessem elucidar como é realizado o processo. Algumas das perguntas realizadas foram qual o critério para realização de compras (menor preço, se temos contratos com fornecedores de itens críticos para a operação e caso tenhamos, eles são de curta (Ex.: Menor que 6 meses), média (Ex.: 1 a 3 anos) ou longa duração (Ex.: Mais que 3 anos), se levamos em conta no processo de compras preferências e/ou exigências dos clientes finais, rapidez na de entrega, se há alguma estrição de tamanho do pedido e outras perguntas.

Após as respostas obtidas durante a reunião identificamos que o processo de compras da empresa estava pautado em cerca de 87% na estratégia de menor preço, mesmo quando são itens de grande importância para o processo e com prazos de entrega longos, além de serem pedidas quantidades padrões mensalmente sem prever a demanda para aquele período.

Já os outros 13% em grande maioria são itens que possuem um contrato de fornecimento de longa duração estabelecidos pois a empresa acredita que dessa forma teria uma economia de tempo pois não precisaria se “preocupar” com o fornecimento desse item por um longo período. As necessidades do cliente que são avaliadas no critério de seleção são apenas as descritas dentro das normas, ou seja, são exigências e essências dos clientes para que o negócio aconteça.

Devido grande parte dos fornecedores serem selecionados por menor preço, o prazo de entrega acaba sendo negligenciado e é necessário realizar compras de “emergência”, que é quando há uma demanda superior à esperada gerando uma necessidade de um item crítico para atender os prazos do cliente e o prazo de entrega da já compra realizada desses itens é superior ao necessário. Essas compras de emergência acabam elevando o custo para empresa pois há uma necessidade alta e prazo curto. A necessidade dessas compras emergências conciliadas com a falta de previsão de demanda acarretam um estoque inflado ou escassez de insumos tornando a gestão de estoque pouco assertiva.

Mediante o cenário descrito foi selecionado os principais pontos de mudança para que ocorra melhoria no setor de compras. Os aspectos principais que foram selecionados a serem melhorados são:

1.  Utilização da estratégia de menor preço como base do processo sem avaliar o cenário e os impactos no processo.

A estratégia de menor preço é muito utilizada pois grande parte das organizações confundem o conceito de menor preço com menor custo total, e por conta disso acabam tomando decisões pouco efetivas para seu negócio. Diversas vezes até tendo o objetivo contrário ao desejado que em vez de economia há um aumento no custo total.

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Figura 1 – Mapas de categorias

Fonte: Apostila de Supply Chain Management, pág. 54, 2022.

Como vemos acima na Figura 1 o mapa de categorias apresenta de forma simples alguns dos fatores que nos auxilia na tomada de decisão em relação a qual melhor estratégia para seleção de fornecedor. Como por exemplo material de escritório, ao analisarmos essa categoria no mapa acima vemos que ele se enquadra no segundo quadrante, em outras palavras, ele é um item de baixa complexidade – pois é fácil de achar e não há variabilidade de qualidade nos fornecedores – e baixa criticidade – pois é possível realizar a atividade fim da empresa sem ele. No segundo quadrante é onde a estratégia de menor preço é perfeita. Não há necessidade de contratos e nem de estoque significativo, o prazo de entrega é bem curto tornando uma oportunidade para empresa em vez de um gargalo. A empresa S gastava muito tempo solicitando frequentemente pequenas quantidades de material gerando um tempo de processo elevado em uma atividade pouco complexa.

1. Proposta de melhoria:

Foi proposto para empresa a realização de um contrato comercial que permitem a garantia de um preço ainda menor que o habitual sem o compromisso de uma compra mínima mensal. Além disso foi proposto e já realizado a inclusão no sistema de uma planilha online onde o gestor de cada área adiciona os materiais de escritório que estão em acabando e uma vez na semana sempre no mesmo dia os itens que estão destacados na planilha são solicitados para compra. Foi sugerido também a adição de uma aba chamada “compartilhe aqui”, onde os gestores destacam itens que estão disponíveis para que outras áreas possam pegar e utilizar.

1.  Ter como padrão realizar sempre contratos de maior duração possível.

A empresa S optou por contratos de longa duração como uma ferramenta para economizar tempo da área de suprimentos. Porém ao priorizar o recurso tempo, que atualmente é escasso devido principalmente a falta de uma gestão de eficiente, os outros fatores necessários para um resultado preciso as carências da empresa não foram levadas em conta como custo, visão no longo prazo, novos fabricantes, evolução tecnológica, mudanças no cenário comercial e entre outros.

        Podemos citar como exemplo um contrato que a empresa possuía com um fornecedor X com duração de 10 anos. Na realização do contrato existia apenas 2 fabricantes aptos para fornecer o insumo por se tratava de uma tecnologia nova e ainda em desenvolvimento. Como este é um item crítico do processo, foi realizado um contrato de longo prazo para garantir o fornecimento com o fornecedor de menor custo no momento. Ao passar de 3 anos novas empresas passaram a fabricar esse mesmo item e diversas melhorias foram realizadas. Após 5 anos de contrato já aviam fornecedores com produtos mais atuais e devido a competitividade de mercado que aumentou consideravelmente ao longo desses 5 anos o preço exercido pelos fornecedores concorrentes chegavam em até 50% do preço definido no contrato do atual fornecedor. Ou seja, tínhamos fornecedores entrantes com melhor qualidade e menor preço disponíveis, contudo, ainda temos uma responsabilidade descrita em contrato por mais 5 anos com outro fornecedor.