O Gerenciamento de Comunicações

UNIVERSIDADE METODISTA DE SÃO PAULO

Curso de especialização em gestão de projetos com práticas alinhadas ao PMI

Pós-graduando Tiago Brandão da Silveira (7628643)

Prof. Felipe Aragão Campos Salles - Gerenciamento das Comunicações

Atividade 2: “Os benefícios da gestão da comunicação em projetos e como ela pode ser aplicada no setor de TI exemplificando com o artigo de Carvalho e Mirandola (2007)”

A gestão da comunicação em projetos exerce grande importância para o sucesso ou fracasso de um projeto, podemos destacar alguns benefícios principais como: informações claras e assertivas; entendimento dos objetivos e premissas do projeto; relação formal de comunicação entre as partes interessadas; acompanhamento de desempenho do projeto; minimizar situações de conflitos por falta de informações ou dados contraditórios; facilitar comunicação entre GP e equipe do projeto. Existem muitos outros benefícios que poderíamos citar, porém esses influenciam diretamente no sucesso do projeto.

O setor de TI é muito dinâmico, pois é nele que são desenvolvidas as principais ferramentas e mecanismos de informações, e claro, o funcionamento de softwares das mais variadas áreas e aplicações. No artigo estudado podemos destacar quatro principais meios de comunicação mais utilizados no geral: reuniões (20%); e-mail (20%); documentos formais (17%); e telefone (15%). Outros três meios conhecidos também se destacam no geral, sendo: conversas informais (10%); software de GP (10%); e banco de dados do projeto (5%).

É evidente com alguns resultados do estudo que, a implantação de um plano de gerenciamento das comunicações, definido como um pilar principal e indispensável, seria extremamente benéfico a empresas deste setor, visto que ficaram muito dispersos os meios utilizados. Isso se dá pelo fato de não ter um plano formal, sendo que a equipe de sistemas adotou preferências diferentes da equipe de negócios. Neste caso o plano de comunicações poderia melhorar a comunicação interna, definindo alguns meios como padrões utilizados para todos na empresa, bem como apresentar uma matriz de engajamento de todas as áreas e stakeholders.

A formalização de um plano poderia eliminar ou até mesmo diminuir as barreiras de comunicação, no estudo se identificou uma diferença de linguagem entre as áreas de sistemas e negócios (19%), além das diferenças de percepção (18%). Nesse caso a adoção de documentos formais de ambas as áreas poderia contribuir para o sucesso da comunicação, por exemplo: relatórios de vendas; requisições dos clientes; portfólio de projetos e sistemas. Documentos informais também poderiam ter contribuição positiva, como exemplo, um check list de fornecimento para entender o que o cliente está solicitando a equipe de negócios, repassando à área de sistemas para validação.

Como o setor de TI pode ser dinâmico e tecnológico, dois documentos complementares exercem uma certa importância para o desenvolvimento de novos projetos e monitoramento do sucesso, elencados as boas práticas e novas tecnologias no mercado, sendo eles: relatórios de desempenho; e lições aprendidas. No artigo, a utilização destes documentos considerada como pouco frequente ou não utilizado, representa respectivamente no geral para relatórios de desempenho e lições aprendidas, 51% e 75%. Como já dito anteriormente, isso é resultado da falta de um plano de comunicação em projetos, sendo prejudicial para atendimento das principais linhas de base e principalmente da comunicação interna entre as partes envolvidas.