Informatizado de Ensino

É o termo que caracteriza abertura de processo/protocolado. A formalização de processo/protocolado deve ser executada diretamente pela Unidade Protocolizadora interessada, e registrada no SIE – Sistema

Informatizado de Ensino - Módulo Protocolo.

Através da Tabela de Assuntos (Anexo A) deve-se identificar se o documento é um processo ou um protocolado.

O processo deve ser formado a partir de: originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferências com o original.

A montagem do processo deve ser composta de folha de rosto, gerada pelo SIE, documento (s) que o componha, folha de informação, e capa de processo (modelo UFES). Pastas AZ não são recomendadas como capa do processo em sua abertura e tramitação, pois este tipo de capa não cabe nos malotes de mensageria e nem nas caixas de arquivo padrão utilizadas na UFES e comporta mais de 300 folhas despadronizando a abertura e controle de volumes e gerando graves problemas futuros para a auditoria dos processos e para sua guarda intermediária e permanente.

A montagem do protocolado consiste em folha de rosto, gerada pelo SIE, documento(s) que o componha e folha de informação, dispensando o uso de capa de processo. Não existe cancelamento de processos.

Para inclusão no processo de documentos que não possam ser perfurados e/ou numerados, estes deverão ser colocados em envelopes a serem presos no processo. O documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados ao processo com carimbo constando o número deste e a palavra ANEXO.

Quando a unidade administrativa fizer alguma solicitação para os servidores (benefícios, passagens), o interessado deve ser aquele que receberá o benefício, jamais a unidade organizacional que está solicitando ou concedendo.