O Gerenciamento de Portfolio e PMO

ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de Portfolio e PMO	Módulo: 1 ao 4
Aluno: Felix De Sena Silva	Turma: ONL022C0-POPRJRS17T3 PGO_GPPMOPOSEAD-36_20062022_5
Tarefa: Atividade Individual
Introdução
Com a globalização e a competitividade nos negócios, as organizações têm o desafio de cada vez mais implementar projetos, seja para atender uma nova forma de fazer negócios, transformação tecnológica ou até mesmo a revisão do modelo de gestão. Diante disso, é crucial que companhias adotem o gerenciamento de portfólio para analisar viabilidade, riscos negativos e positivos, sempre aderente a visão estratégica e região da empresa. Em casos de organizações globais, tal como, a empresa onde trabalho que é uma multinacional voltada à bens de consumo (Unilever), é fundamental que os projetos atendam não só a visão estratégica da companhia, mas também, o perfil dos consumidores por continente/localidade, o que acarreta mais desafios e análise por parte da companhia. Face a isso, para que houvesse maior controle e transparência, foi implementada uma ferramenta colaborativa (Clarity PPM e Azure DevOps) para que a região pudesse ter visibilidade do que foi desenvolvido e compartilhado no Portfolio de projetos da empresa, sendo este, totalmente baseado na visão estratégica, mas, levando em consideração a nossa região (LatAm). Por meio disso, é possível entender de forma clara, a estrutura padronizada dos projetos que foi definida pela área PMO. Além disso, também é transparente para esta região da companhia, a complexidade técnica, impactos e benefícios para o negócio, além de budget e status dos custos (Ex.: Aprovações/Negativas). Então, sabendo que a Argo Menthor é uma empresa globalmente expressiva no ramo de bioquímica, é fundamental que processos de gestão sejam unificados e consolidados dentro de um só órgão, o PMO, e com a adoção de ferramentas colaborativas todo esse trabalho é efetivado, tal como, descrito nos parágrafos anteriores, pois, estes atributos trazem compatibilidade a sua representação global, contribuem com o seu desenvolvimento, combinam competências que geram sinergia para equipe desempenhar alto nível, como wisdom of crowd, e consequentemente gerar valor à organização que está em fase de instalação da sua nova divisão no Brasil e para que possa continuar expandindo controladamente. Conforme indicado por Jason Higgins – CEO – Diretor Presidente, é necessário que seja desenvolvido um rigoroso processo de gerenciamento de portfólio visando otimizar o alinhamento dos projetos às estratégias da organização e ao alcance dos objetivos organizacionais. Isto posto, a adoção de PMO para a Argo Menthor, irá facilitar e intermediar a comunicação, priorizar projetos que, de forma inteligente, implementam métricas e monitoramentos para o gerenciamento dos projetos da Argo Menthor, pois, esta é uma unidade que atinge de forma segura toda a estrutura da companhia, e busca resultados que fomentam a realização de novos processos e geram valor a empresa possibilitando inovações.
Desenvolvimento – identificação das funções do PMO que podem contribuir para o alcance dos quatro objetivos estratégicos estabelecidos para a nova área de projetos da Argo Menthor.
Como fator crítico de sucesso, neste segmento bioquímico, a busca por inovação só reforça a necessidade de adoção de um PMO, pois, este órgão é fundamental para que a Argo Menthor evolua, realizando o gerenciamento de forma inteligente e definindo melhor a alocação de recursos. Para isso, é necessário ter como base os quatro pilares de gerenciamento de um portfolio: Governança de Portfolio; Metodologia (projetos, programas e portfolio); Tecnologia (sistema de informações de gerenciamento de portfólio); Pessoas capacitadas (técnica e comportamental). Esses pilares devem ir de encontro com os objetivos estratégicos indicados pelo CEO Diretor Presidente da companhia, Jason Higgins, são eles: Aumentar a receita com os projetos Para que a empresa obtenha lucratividade com seus projetos, é necessário o apoio do Diretor Financeiro, que atuará como patrocinador e contribuirá com melhor alocação dos recursos financeiros, mas também, visando o melhor retorno sobre os investimentos. Aumentar o índice de lucratividade dos projetos Com o apoio da Diretora de Projetos, que atuará como patrocinadora em parceria junto ao Diretor Financeiro, as melhores equipes serão formadas para a definição do modus operandi, sempre visando a melhor performance para resultar em lucratividade. Melhorar o índice de satisfação dos clientes O Diretor de Sistemas de Informação juntamente com o Diretor de Marketing, atuarão como patrocinadores, de modo que, possam contribuir na captura e análise da satisfação dos clientes. Atuando com essas duas frentes, o índice de satisfação dos clientes será coberto do início ao fim do projeto, podendo assim aplicar de forma precisa a melhoria contínua e colaborar com resultados significativos para as populações mais carentes. Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores A Diretora de Recursos Humanos será também uma patrocinadora, de modo a trabalhar na satisfação dos colaboradores, coletando feedbacks e promovendo um ambiente diversificado, Wellbeing (Qualidade de vida), desenvolvendo capacitações e experência dos funcionários e priorizando a participação de colaboradores nativos da região na gestão da empresa. Abaixo, o quadro com as funções identificadas pelo PMO. [pic 1] Tendo como base as categorias mencionadas no quadro anterior, é possível identificar as funções do PMO, que garantem a execução dos objetivos estratégicos citados pelo Jason Higgins, CEO Diretor Presidente da companhia. São elas: AUMENTAR A RECEITA COM OS PROJETOS PRÁTICAS DE GESTÃO Gerenciar projetos e programas Definir métodos e estruturar processos para melhor alocação de recursos Monitorar e controlar o desempenho dos projetos e programas Adotar ferramentas e técnicas para monitorar e controlar a performance das atividades para evitar erros e atrasos Informar status dos projetos e programas para a alta gerência Demonstrar a situação dos projetos de forma consolidada através de ferramentas de dashboard e apresentações TECNOLOGIA (SIGP) Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (dashboard) Através de ferramenta colaborativa consolidando uma única visão, tornar transparente a estratégia, estrutura e objetivos dos projetos Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas. Com uma base de conhecimento disponível, tornar acessível a experiencia empírica das equipes dos projetos. CAPACITAÇÃO Alocar recursos entre os projetos Identificar os pontos fortes e fracos da equipe, evitar sobrecargas, estimular a produtivodade e definir de forma clara os objetivos para cada atividade Desenvolver as competências necessárias para os projetos e promover treinamentos. Estimular o trabalho em equipe e reforçar os pontos fortes da equipe GOVERNANÇA Executar benchmarking e promover a melhoria contínua Otimizar o tempo aproveitando aquilo que outras empresas já fazem melhor AUMENTAR O ÍNDICE DE LUCRATIVIDADE DOS PROJETOS PRÁTICAS DE GESTÃO Conduzir revisões pós-gerenciamento de projetos (lições aprendidas). Garantir que as lições aprendidas no projeto não sejam esquecidas e estejam registradas na base de conhecimento, podendo promover eficácia em projetos futuros. TECNOLOGIA (SIGP) Implementar e gerenciar banco de dados de riscos. Identificar, priorizar e gerenciar as vulnerabilidades do negócio que possam vir provocar perdas para a empresa, garantindo assim a performance operacional, financeira e estratégica da Argo Menthor CAPACITAÇÃO Alocar recursos entre os projetos. Identificar os pontos fortes e fracos da equipe, evitar sobrecargas, estimular a produtivodade e definir de forma clara os objetivos para cada atividade Desenvolver as competências necessárias para os projetos e promover treinamentos. Estimular o trabalho em equipe e reforçar os pontos fortes da equipe de modo que sejam ágeis e performáticos, poupando tempo e Recrutar, selecionar, avaliar e determinar os salários dos gerentes de projetos Estabelecer critérios para recrutamento, seleção e avaliação de GP’s, além de estabelecer um plano de cargos e salários GOVERNANÇA Identificar, selecionar e priorizar novos projetos. Através da análise de viabilidade de projetos e oportunidades globais/locais Coordenar e integrar projetos de um portfólio. Com os projetos consolidados identificar o fluxo E2E de projetos que esbarram no mesmo contexto e, se houver oportunidade certa, integrá-los. Executar benchmarking e promover a melhoria contínua Não perder tempo reiventando a roda e aproveitar oportunidades já consolidadas por outras empresas no mercado MELHORAR O ÍNDICE DE SATISFAÇÃO DOS CLIENTES PRÁTICAS DE GESTÃO Gerenciar interfaces com os clientes dos projetos A comunicação com o cliente deve acontecer de maneira eficiente, sempre levando informações relevantes para manter/aumentar o grau de satisfação TECNOLOGIA Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (dashboard). Para manter o cliente atualizado, tornar transparente a estratégia, estrutura e objetivos dos projetos MELHORAR O ÍNDICE DE SATISFAÇÃO DOS COLABORADORES PRÁTICAS DE GESTÃO Gerenciar stakeholders nos projetos Engajar a parte interessada e manter um bom relacionamento com pessoas de diferentes níveis que possam influenciar cada projetos Prover aconselhamento à alta gerência De forma consultiva, fornecer aos GP’s, treinamentos e conselhos relacionados às boas práticas de gestão de projetos. CAPACITAÇÃO Desenvolver as competências necessárias para os projetos e promover treinamentos. Identificar os pontos fortes e fracos da equipe, evitar sobrecargas, estimular a produtivodade e definir de forma clara os objetivos para cada atividade Prover mentoring para os gerentes de projetos. Realização de coaching/mentoring para GP’s que estejam enfrentando desafios além do esperado, de modo a recuperar performance de equipes, projetos com problemas e outras ações.
Considerações finais
Podemos considerar que a implementação de um órgão PMO na Argo Menthor, irá colaborar com os objetivos estratégicos e amadurecimento da empresa, além de trazer, melhor alocação de recursos, consolidação dos investimentos, melhor direcionamento para a tomada de decisões e compromisso da empresa junto aos resultados. Demonstrei nesta atividade individual, na Introdução, um pequeno case sobre o uso de PMO na companhia em que trabalho e pude perceber muito do que a empresa adota em seu EGP global nas aulas ministradas neste módulo. Para mim, foi de grande valia esta etapa do curso, pois, estou justamente enfrentando esse processo em um grande projeto em que fui alocado, ou seja, pude notar muitas coisas que já me foram solicitadas no Clarity PPM da companhia, aqui nestas aulas.
Referências bibliográficas
ALMEIDA, Norberto de Oliveira. Gerenciamento de portfólio e PMO: quadro 24 - mapa de funções do egp por categoria. 2017. 222 f. Monografia (Especialização) - Curso de Gerenciamento de Portfólio e Pmo, Gestão de Projetos, Fundação Getúlio Vargas, Rio de Janeiro, 2017. Cap. 4.

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