Arquitetura organizacional

Disciplina: Arquitetura e Cultura Organizacional

Professor: Mario Couto Soares Pinto

Curso: MBA executivo em Economia e Gestão de RH

Data: 13/10/2015

Grupo: Alessandro Avelar

 Ana Carla Araujo

 Joanna L. Tosto Andari

 Juliana Nejm

Empresa Merriam-Farma

1. Histórico / Descrição da Organização

Merriam Farma Comercio de Produtos Farmacêuticos é uma empresa de distribuição de medicamentos para o segmento hospitalar, atuando através de licitações para os órgão públicos das esferas Municipal, Estadual e Federal.. Localizada no Estado do Rio De Janeiro, esta empresa de capital privado foi fundada no ano de 2003 e atualmente emprega aproximadamente 80 pessoas.

1. Fundação

Em Outubro de 2003, foi constituída a empresa Merriam-Farma. Sob administração familiar, teve seu patriarca como o único gestor da organização. Por isso, seu crescimento foi rápido e desorganizado, visando o aumento das vendas e sem preocupação com os custos envolvidos na atividade da empresa já que o pensamento era de comprar muito para também vender muito.

1. Crescimento

O crescimento desorganizado acarretou no surgimento de prejuízos resultantes, por exemplo, de Licitações com validade contratual de doze meses – para as quais é necessária autorização dos laboratórios envolvidos no certame para os prazos de atendimento, garantindo a fixação do preço de compra pelo prazo determinado.

O planejamento era essencial tendo em vista que, depois de fixadas, todas as Licitações precisam ser atendidas, ficando a empresa sujeita a inidoneidade caso descumpra o previsto. Por conta disso e também dos constantes atrasos de pagamentos por parte dos Municípios, o índice de inadimplência entre Merriam-Farma e seus fornecedores sempre foi muito alto.

O patriarca, apesar de centralizar todas as tomadas de decisão, ser inflexível e fechado a mudanças, vislumbrava a possibilidade de profissionalizar a empresa. Porém, essa “profissionalização” foi realizada de modo equivocado, pois a empresa acabou tornando-se uma fonte de empregos para familiares em todos os níveis de sua estrutura – desde a diretoria até a área operacional da organização. Na gerência do setor de compras, empregou um dos seus irmãos - que comprava compulsoriamente, sem previsão de demanda e muito menos de consumo dos produtos comprados. No setor financeiro, a irmã assumiu o cargo responsável e começou a questionar o setor de compras, pois com fluxo de caixa comprometido devido aos constantes atrasos por parte das prefeituras, não conseguia equalizar o mesmo.

Os problemas decorrentes desse tipo de contratação eram inúmeros: conflitos entre funcionários da diretoria, seleção de novos funcionários baseada em fundamentos religiosos, excesso de faltas, dentre outros problemas.

1. Mudança de pensamento

Através da constatação da necessidade de melhorias, o primeiro Gerente Administrativo foi contratado em 2005. Diante das dificuldades encontradas na Merriam, o gerente não teve a flexibilidade necessária para lidar com o ambiente e cultura ali encontrados, permanecendo na empresa por apenas três meses. Outros gerentes entraram e não tiveram êxito, sempre entrando em conflito com os irmãos da direção da empresa, e acabavam sendo penalizados por isto porque, apesar das brigas constantes entre os irmãos, o grau de parentesco era mais importante. Todos esses fatos aconteciam, pois o patriarca não dava o devido suporte e o devido apoio para que os gerentes pudessem colocar em prática ou pelo menos tentarem, sua filosofia, seus métodos e experiências adquiridos em outras organizações.

Com o passar dos anos, dois dos três irmãos decidiram se especializar e se formaram um em Administração e o outro em Farmácia. Os pensamentos começaram a mudar, os processos começaram a se profissionalizar e melhoraram tecnicamente. Somente o irmão responsável por Compras não se especializou.

Após essas mudanças, os gestores vislumbraram a possibilidade de dividir a empresa, transferindo todo o Setor de Licitação e Administrativo para um prédio separado da Central de Distribuição. A “irmã administradora” ficou responsável pela parte administrativa e o “irmão comprador”, responsável por compras e logística da empresa.

Porém, mesmo com essas alterações, os projetos não tiveram sucesso, principalmente na área operacional. Surgiram grandes prejuízos como produtos com prazos de validades vencidos, devido a compras desnecessárias, furtos de medicamentos de alto valor, avarias e um alto índice de horas extras. Depois disso, houve a ruptura entre os irmãos e todos ficaram contra o comprador, que coincidentemente era o mais desprovido de qualificações. Assim, mais uma vez,        contrataram outro Gerente Administrativo.

1. Profissionalização

Após sucessivas tentativas frustradas de sucesso, não existia dúvidas de que o novo integrante precisaria de apoio e suporte para desenvolver suas atividades.

Nos seis primeiros meses, o novo gerente ficou focado no Armazém, onde pôde constatar alguns problemas existentes como, por exemplo, elevado índice de banco de horas e alto índice de absenteísmo. Por isso, o mesmo traçou um plano com algumas mudanças de alto impacto para a Merriam:

1. Substituição de 100% do pessoal operacional por profissionais de melhor especialização e experiência profissional, reduzindo em 40% o quadro de funcionários, bem como as horas extras. Na logística, os motoristas e ajudantes, que estavam acostumados a chegar tarde e dobrar sua jornada de trabalho sem necessidade, passaram a chegar antes do termino de sua jornada, devido a adoção de um roteirizador e à contratação de serviço de rastreamento com visualização em tempo real dos carros da frota;

2. Alteração na forma de separação e conferência dos pedidos: o pessoal foi dividido em equipes, cada uma com um respectivo líder, agilizando e reduzindo o picking dos pedidos e, consequentemente, aumento da produtividade;

3. Mudança no layout do Armazém, que passou a ser verticalizado, otimizando todo o espaço, reduzindo o custo de armazenagem e o custo de mão de obra.

Atualmente, o Gerente tem autonomia para intervir em todos os setores da empresa, estabelecendo as Políticas e as Estratégias da empresa, assim como as metas e objetivos. Além disso, a formação de parcerias de exclusividade de distribuição com os grandes laboratórios consolidou e ratificou a marca da empresa, ganhando credibilidade e confiança dos seus clientes, com entregas pontuais, diversificação de medicamentos e preços competitivos.